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Foire aux questions - Directive sur les voyages (2017)

le 3 avril 2017

  1. Autorisation (1.1.2) – Dans quelles « circonstances particulières » un voyage peut‑il être autorisé après coup?

    Dans la plupart des cas, l’autorisation des voyages et des remboursements connexes doit être obtenue au préalable. Toutefois, il se peut que cela soit impossible en raison de certaines circonstances. Ces dernières peuvent comprendre des situations imprévues comme des interventions d’urgence, des retards causés par les conditions météorologiques pour les voyages de retour, des annulations ou des reports de vol par les compagnies aériennes, des exigences opérationnelles et des événements se déroulant à la destination du déplacement (par exemple, des ouragans, des tremblements de terre et des coups d’État), entre autres. Chaque situation doit faire l’objet de discussions avec le gestionnaire concerné et les remboursements doivent être autorisés conformément aux dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages (DV) du Conseil national mixte (CNM). Lorsque des situations imprévues surviennent, l’autorisation après coup ne doit pas être déraisonnablement rejetée.
  2. Responsabilités (1.5.1 f) – Combien de temps après le voyage devrais‑je recevoir mon remboursement?

    Un nouveau paragraphe a été ajouté à la DV. Tel qu’il est indiqué dans la DV du CNM, l’employeur doit traiter les demandes de remboursement de frais de voyage dès que possible après l’achèvement et la soumission d’une demande de remboursement dûment remplie qui comprend tous les documents à l’appui. Il est donc très important d’obtenir et de conserver tous les reçus requis pendant le voyage, et de les inclure à la demande de remboursement dûment remplie. Un manque de renseignements ou de documents à l’appui peut retarder le remboursement. Une fois la demande de remboursement vérifiée et approuvée par le gestionnaire concerné, les fonctionnaires des finances doivent traiter le remboursement dans un délai raisonnable.
  3. Définitions
    1. Logement (gîtes touristiques) – Un gîte touristique peut‑il être autorisé comme type de logement pour un déplacement en service commandé?

      Les établissements de type gîte touristique peuvent être autorisés s’ils satisfont à la norme décrite dans les modules 3 et 4 de la DV du CNM (c’est‑à‑dire une chambre individuelle dans un environnement sûr, bien situé et confortable; par exemple, avec une salle de bain privée). Le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules de SPAC fournit une liste d’établissements d’hébergement disponibles pour les déplacements en service commandé, et il peut être utilisé pour localiser des logements convenables dans diverses destinations de voyage.

    2. Logement (logements de l’État) – Les logements de l’État sont‑ils considérés comme un logement particulier non commercial?

      Tel qu’il est défini dans la DV du CNM, le logement particulier non commercial est une « habitation privée ou un établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle ». Les logements de l’État sont détenus, régis, autorisés ou dirigés par l’État et, par conséquent, ils sont reconnus comme un logement du gouvernement. L’indemnité pour logement particulier non commercial est ainsi non applicable aux fonctionnaires qui séjournent dans un logement de l’État pendant un déplacement.
  4. Changement de lieu de travail – Si un fonctionnaire est affecté à un poste différent au sein de la zone d’affectation, s’agit‑il d’un changement de lieu de travail?

    La section 1.9 aborde les situations où on demande à un fonctionnaire de se présenter à un lieu de travail temporaire pour assumer ses fonctions habituelles (parce que le lieu de travail régulier est non disponible, par exemple), et elle se rapporte au module 1 seulement (« dans la zone d’affectation »). Elle ne comprend pas les situations où on demande à un fonctionnaire d’assister à une réunion ou de participer à une séance de formation, et elle ne se rapporte pas aux situations découlant d’une mesure de dotation (nouvelle affectation, détachement, poste intérimaire). Les réunions ou les séances de formation tenues dans la zone d’affectation peuvent occasionner des déplacements et les dépenses raisonnables autorisées engagées doivent être remboursées conformément aux dispositions énoncées dans le module 1.
  5. Indemnité de repas – Petit déjeuner continental – L’indemnité pour petit déjeuner peut‑elle être versée si l’établissement d’hébergement commercial choisi offre un petit déjeuner continental? Le contenu du petit déjeuner continental aurait‑il une incidence sur le remboursement?

    Les exigences relatives aux voyages et les remboursements connexes doivent faire l’objet de discussions entre un fonctionnaire et son gestionnaire avant l’autorisation du déplacement. Lorsqu’un établissement d’hébergement commercial est réservé pour accueillir un fonctionnaire en déplacement et que cet établissement offre un petit déjeuner continental, l’indemnité pour petit déjeuner ne peut pas normalement être versée. Toutefois, si la composition du petit déjeuner continental offert est insuffisante ou n’est pas conforme aux restrictions alimentaires du fonctionnaire, le remboursement des frais de petit déjeuner peut être autorisé sur présentation d’un reçu, pour un montant ne dépassant pas l’indemnité pour petit déjeuner. Si l’itinéraire autorisé du fonctionnaire l’empêche de prendre le petit déjeuner (par exemple un vol tôt), l’indemnité de repas s’applique.
  6. Indemnité de repas – Réduction à 50 % – J’effectue un déplacement prolongé, quand mon indemnité de repas sera‑t‑elle réduite?

    À l’heure actuelle, votre indemnité de repas est réduite à 75 % à compter du 31e jour civil consécutif. Conformément aux nouvelles dispositions, celle‑ci sera réduite à 50 % à compter du 121e jour civil consécutif de déplacement au même endroit lorsque vous avez accès à des résidences d’affaires ou des appartements à proximité du lieu de travail, ou lorsque vous choisissez d’occuper un logement particulier. Si vous effectuez un déplacement prolongé le 1 juillet 2017, votre indemnité de repas sera réduite à 50 % du montant entier qui figure à l’Appendice C ou D au plus tard le 1 juillet 2017 ou à compter du 121e jour de déplacement.
  7. Logement – J’effectue un déplacement prolongé et je demeure chez un ami. Quand mon indemnité pour logement particulier non commercial sera‑t‑elle réduite à 50 %?

    La réduction entre en vigueur à compter du 121e jour de déplacement. Si vous effectuez un déplacement prolongé le 1 juillet 2017, votre indemnité de 50 $ sera réduite à 25 $ au plus tard le 1 juillet 2017 ou à compter du 121e jour de déplacement.
  8. Frais de transport – Comment les dispositions sur les « habitudes quotidiennes de déplacement » doivent‑elles être interprétées lorsqu’un déplacement conformément au module 1 ou 2 est autorisé et que le mode de transport normal est l’utilisation d’un véhicule automobile personnel (VAP)?

    Cette question porte sur les calculs de kilométrage lorsqu’on demande aux fonctionnaires de participer à des séances de formation ou à des réunions conformément au module 1 ou 2. Un communiqué sur ce sujet a été publié par le CNM en 2005, et il est toujours valide (https://www.njc-cnm.gc.ca/communique/21/278/fr). Cependant, de plus amples précisions sont fournies ci‑dessous pour illustrer l’objet des dispositions sur les « habitudes quotidiennes de déplacement » lorsque les fonctionnaires utilisant normalement leur VAP pour se rendre au travail sont autorisés à l’utiliser pour un déplacement.

    M = maison; LT = lieu de travail; D = destination de déplacement

    Scénario 1 – Le déplacement commence et se termine à la M :

    Le fonctionnaire assiste à une réunion d’une journée et se rend directement de la M à la D. Le fonctionnaire doit être remboursé pour le kilométrage parcouru de la M à la D et de la D à la M. Les dépenses supplémentaires pourraient comprendre les frais de stationnement à la D et tous les frais ou droits de péage occasionnés pendant le trajet.

    Scénario 2 – Le déplacement commence à la M et se termine au LT :

    Le fonctionnaire participe à une séance de formation le matin et se rend à son LT à l’heure du dîner. Le fonctionnaire doit être remboursé pour le kilométrage parcouru de la M à la D et de la D au LT. Aucun remboursement n’est effectué pour le déplacement du LT à la M à la fin de la journée, car il s’agit d’une habitude quotidienne de déplacement du fonctionnaire. Les dépenses supplémentaires pourraient comprendre les frais de stationnement à la D et tous les frais ou droits de péage occasionnés pendant le trajet. Ceux‑ci n’incluraient pas le stationnement au LT si le fonctionnaire engage normalement des frais de stationnement, à moins qu’il y ait des frais de stationnement supplémentaires en milieu de journée.

    Scénario 3 – Le déplacement commence à la LT et se termine au M :

    Le fonctionnaire doit assister à une réunion tenue en après‑midi qui se terminera après sa journée normale de travail. Le fonctionnaire ne serait pas remboursé pour le kilométrage qu’il a effectué de sa M à son LT, car il s’agit d’une habitude quotidienne de déplacement. Toutefois, le fonctionnaire doit être remboursé pour le kilométrage parcouru du LT à la D et de la D à la M. Les dépenses supplémentaires pourraient comprendre les frais de stationnement à la D et tous les frais ou droits de péage occasionnés pendant le trajet. Ceux‑ci n’incluraient pas le stationnement au LT si le fonctionnaire engage normalement des frais de stationnement au LT.

    Scénario 4 – Le déplacement commence et se termine au LT :

    Le fonctionnaire se rend à son LT et assiste à une réunion en milieu de journée. Le fonctionnaire ne serait pas remboursé pour le kilométrage qu’il a effectué de sa M à son LT, car il s’agit d’une habitude quotidienne de déplacement. Le fonctionnaire serait remboursé pour le kilométrage parcouru du LT à la D et de la D au LT, ainsi que toute dépense supplémentaire engagée (par exemple, les frais de stationnement et les droits de péage ou les frais). Le fonctionnaire ne serait pas remboursé pour le kilométrage qu’il a effectué de son LT à sa M, car il s’agit d’une habitude quotidienne de déplacement.

    Dans tous les scénarios ci‑dessus, aucun calcul d’« écart de distance » n’est fait. Tel qu’il a été précisé dans le communiqué de 2005, le fonctionnaire a « droit à un remboursement calculé au taux par kilomètre pour les distances autorisées qu’il parcourt ».
  9. Stationnement et location de véhicules – Lorsqu’un fonctionnaire effectue un déplacement prolongé, a‑t‑il droit au remboursement des frais de stationnement (dans un établissement indépendant) et l’employeur doit‑il assumer les frais de location d’un véhicule pour la durée complète ou partielle de l’affectation temporaire?

    Les exigences relatives aux voyages et les remboursements connexes doivent faire l’objet de discussions entre un fonctionnaire et son gestionnaire avant l’autorisation du déplacement. Si des frais de stationnement doivent être engagés à l’établissement indépendant et que l’utilisation d’un véhicule de location était autorisée, les dépenses connexes occasionnées doivent être remboursées pour la durée du déplacement.
  10. Garde des personnes à charge –
    1. Qui est considéré comme un fournisseur de soins conformément aux dispositions sur la garde des personnes à charge de la DV du CNM?

      Aux fins de ces dispositions, les autres fournisseurs de soins peuvent comprendre :
      • l’époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire;
      • l’ancien époux ou conjoint de fait du fonctionnaire qui partage la garde d’une personne à charge en tant que fournisseur de soins;
      • les autres personnes à charge âgées de 18 ans ou plus qui vivent sous le même toit que le fonctionnaire ou que son ancien époux ou conjoint de fait et partageant la garde des personnes à charge en tant que fournisseur de soins, et qui ne sont pas atteints d’une déficience intellectuelle ou physique qui les empêchent de fournir des soins ou de s’occuper d’eux‑mêmes; ou
      • une personne désignée comme tuteur de la personne à charge nécessitant des soins.

    2. À quel moment les frais de garde des personnes à charge peuvent‑ils être remboursés?

      Les frais de garde des personnes à charge peuvent être remboursés lorsque :
      • le fonctionnaire doit s’absenter de sa résidence pour effectuer un voyage en service commandé autorisé;
      • les fournisseurs de soins énumérés ci‑dessus ne sont pas disponibles, car ils doivent travailler, se rendre à des rendez‑vous médicaux fixés ou suivre des cours à une institution d’apprentissage reconnue;
      • il n’est pas prévu que l’ancien époux, le conjoint de fait ou le tuteur fournisse des soins; et
      • les frais qui ont été occasionnés à la suite du voyage en service commandé s’ajoutent à ceux que le fonctionnaire engagerait s’il n’était pas en déplacement.

    3. Quels sont les montants maximaux remboursables?

      Lorsque cela est autorisé, on doit rembourser les frais de garde des personnes à charge d’un fonctionnaire qui est tenu d’effectuer un voyage en service commandé, jusqu’à concurrence d’un montant quotidien de :
      • 35 $ canadiens par ménage, avec une déclaration; ou
      • 75 $ canadiens par ménage, avec un reçu des services fournis par un particulier ou une entreprise dans le secteur de la prestation de services de garde des personnes à charge.