FAQ - Révision périodique - Directives sur le service extérieur - le 1er avril 2025

Questions et réponses - Révision périodique des Directives sur le service extérieur 2025

Le Comité des Directives sur le service extérieur (DSE) du Conseil national mixte (CNM) a élaboré les questions et réponses suivantes dans le but de fournir aux ministères, aux organismes et aux fonctionnaires des précisions sur l’application de certaines dispositions, nouvelles et existantes, des DSE, qui entreront en vigueur le 1er avril 2025.

Guide des taux et indemnités du CNM

(1) Qu’est-ce que le Guide des taux et indemnités du CNM?

• Le Guide des taux et indemnités du CNM décrit la méthodologie utilisée pour établir les différents taux et indemnités qui s’appliquent aux DSE. Pour chaque taux et indemnité, il y a une description, des références aux dispositions spécifiques de la DSE, la méthodologie convenue pour établir le taux ou l’indemnité, le processus de révision, le processus d’approbation et la communication du processus décisionnel.

(2) Où puis-je trouver le Guide des taux et indemnités du CNM?

• Le guide est disponible sur le site Web du CNM : Guide des taux et indemnités du CNM - Directives sur le service extérieur.

DSE 2 – Définitions

(3) Pourquoi certaines définitions se trouvent dans DSE 2 – Définitions et d’autres au début de directives spécifiques?

• Les définitions qui s’appliquent à plus d’une directive se trouvent dans la DSE 2 – Définitions afin de simplifier les directives et d’alléger le libellé. Lorsqu’une définition apparaît au début d’une directive spécifique, cela signifie que la définition est spécifique à cette directive.

(4) Pourquoi fait-on référence au ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement dans les DSE alors que ce ministère s’appelle Affaires mondiales Canada (AMC)?

• Le nom légal du ministère est le ministère des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement et il est désigné comme tel dans les DSE.

(5) Comment s’opère le changement de bureau principal lorsqu’un fonctionnaire devient ou cesse d’être un fonctionnaire qui fait carrière dans le service extérieur, alors qu’il se trouve en service à l’étranger?

• Le changement de ville du bureau principal commence au moment où le fonctionnaire déménage du poste, le cas échéant. Par conséquent, tous les frais de déplacement prévus par les DSE 50 – Aide au déplacement du poste ou DSE 51 – Réunion de famille continueront d’être calculés en fonction de la précédente ville du bureau principal du fonctionnaire, le cas échéant. En cas de changement de ville du bureau principal, les fonctionnaires doivent consulter les DSE 16.18 – Aide pour la résidence principale.

DSE 10 - Prêt d'affectation à l'étranger

(6) Pourquoi le montant minimum du remboursement anticipé d’un prêt d’affectation a-t-il été augmenté?

• Le montant minimum du remboursement anticipé a été augmenté pour tenir compte des frais d’administration liés au rajustement du calendrier de remboursement du prêt d’affectation.

(7) Les chèques postdatés peuvent-ils encore être utilisés si des arrangements financiers doivent être faits pour effectuer les paiements de prêt d’affectation?

• Les chèques postdatés peuvent encore être utilisés. Le language a été modernisée pour reconnaître que des arrangements financiers autres que les chèques postdatés peuvent également être faits.

DSE 15 - Réinstallation

(8) Comment la liste des dispositions pouvant contribuer au Fonds flexible de frais de réinstallation a-t-elle été établie?

• La liste des dispositions a été établie en fonction des éléments auxquels les fonctionnaires pouvaient choisir de renoncer et qui pourraient générer une incitation financière permettant d’alimenter le Fonds flexible des frais de réinstallation.

(9) Le fonctionnaire peut-il choisir de ne pas se prévaloir d’autres dispositions afin d’augmenter le montant du Fonds flexible de frais de réinstallation?

• Non. Il n’y a pas d’autorité permettant d’augmenter le montant du fonds en n’utilisant pas des dispositions autres que celles énumérées à l’Appendice G.

(10) Comment la liste des éléments pouvant être réclamés en vertu de la DSE 15.1.8 a-t-elle été établie?

• La liste des éléments a été établie sur la base des questions posées par les fonctionnaires lors de leur processus de réinstallation et des éléments fréquemment demandées.

(11) D’autres dépenses peuvent-elles être réclamées dans le cadre du Fonds flexible de frais de réinstallation?

• D’autres dépenses peuvent être considérées, à condition d’obtenir une approbation préalable. Les demandes seront examinées au cas par cas. Lorsqu’une dépense serait normalement couverte par l’indemnité de faux frais de réinstallation, on ne la prendra en considération que si le fonctionnaire peut démontrer que le montant total de l’indemnité a été dépensé pour les frais de réinstallation comme le précise la DSE 15.1.10.

(12) Il y a une liste de dépenses dans l’Appendice C de la DSE 15 – Indemnité de faux frais de réinstallation. Pourquoi y a-t-il une liste de dépenses alors que cette indemnité est non soumise à une justification?

• La liste des dépenses est fournie à titre d’information. Bien que l’indemnité demeure non soumise à une justification, avec l’instauration du Fonds flexible de frais de réinstallation, les dépenses qui sont normalement couvertes par l’indemnité de faux frais de réinstallation ne seront pris en compte que si le fonctionnaire choisit de démontrer que le montant total de l’indemnité de faux frais de réinstallation a été utilisé.

(13) L’indemnité de voyage de réinstallation est non soumise à une justification. Pourquoi d’autres précisions ont été apportées pour régler les situations où il existe plusieurs moyens de transport?

• L'indemnité de voyage liée à la réinstallation vise à couvrir les frais de déplacement du fonctionnaire et de ses personnes à charge. Lorsque plusieurs modes de transport sont possibles, l’indemnité est calculée en fonction du mode de transport choisi par le fonctionnaire. Ce dernier est ensuite responsable de voyager selon le mode de transport sélectionné.

DSE 16 - Aide pour la résidence principale

(14) Pourquoi le montant des inspections de la résidence principale a-t-il été ajouté à l’Appendice A de la DSE 16?

• Le montant a été ajouté à l’appendice pour permettre de rajuster le montant, au besoin, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite dans le Guide des taux et indemnités du CNM.

(15) Pourquoi les montants et les taux des dépenses associées aux prêts hypothécaires ont-ils été ajoutés à l’Appendice B de la DSE 16?

• Les montants et les taux ont été ajoutés à l’appendice pour permettre d’ajuster le montant, au besoin, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des DSE du CNM et décrite dans le Guide des taux et indemnités du CNM.

DSE 28 - Indemnité d'entreposage en lieu sûr

(16) Pourquoi la DSE 28 a-t-elle été supprimée?

• Cette indemnité a été intégrée dans la DSE 25.15, car elle porte sur le logement des fonctionnaires pendant une absence temporaire lorsque les conditions sont remplies. L’inclusion de cette indemnité dans la DSE 25 – Logement permettra aux fonctionnaires et aux administrateurs de trouver plus facilement les dispositions.

DSE 32 - Aide aux frais de garderie

(17) Pourquoi une méthodologie révisée a-t-elle été acceptée en dehors de la révision périodique?

• En 2022, l’Ontario a adhéré au nouvel Accord pancanadien sur l’apprentissage et la garde des jeunes enfants (APAGJE), qui est un plan quinquennal visant à réduire le coût des services de garde à une moyenne de 10 $ par jour pour les familles admissibles. Pour limiter les effets néfastes que l’application de la méthodologie en vigueur le 1er avril 2023 pourrait avoir sur les fonctionnaires, le Comité des DSE a demandé et obtenu l’approbation du Comité exécutif du CNM pour continuer à appliquer les taux du 1er avril 2022 pour le 1er avril 2023, et pour procéder à l’élaboration conjointe d’une méthodologie révisée en dehors du processus de révision périodique afin d’assurer une mise en œuvre rapide d’une méthodologie révisée. Pour obtenir plus de renseignements, référez-vous au communiqué publié le 14 décembre 2023.

DSE 39 - Frais de soins de santé

(18) Quand les dispositions de la DSE 39 - Frais de soins de santé s’appliquent-elles lorsque le champ d’application du Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSSFP) ne couvre pas toutes les dépenses?

Les scénarios suivants concernent un fonctionnaire vivant à l’étranger et engageant des frais pour des soins dentaires à son poste d’affectation, en supposant que la franchise annuelle a été payée. Les montants indiqués sont fournis à titre indicatif seulement.

Scénario 1 : Un fonctionnaire doit payer des frais de 100 $ pour un examen dentaire, un service dentaire préventif de routine.

Détails

• Le coût du service est réputé raisonnable et habituel pour l’endroit, et le service est rendu dans les délais prescrits.
• Le montant soumis est conforme au guide des tarifs de l’Ontario.
• Le RSDFP rembourse 90 % des frais, soit 90 $.
• Le fonctionnaire paie le montant total de la quote-part, qui est de 10 %, ou 10 $.

Champ d’application de la DSE 39
Aucune partie de cette dépense n’est admissible au remboursement en vertu de la DSE 39.

Scénario 2 : Le fonctionnaire doit payer les frais de 900 $ pour une couronne, qui implique une intervention dentaire majeure.

Détails

• Le coût du service est réputé raisonnable et habituel pour l’endroit, et le service est rendu dans les délais prescrits.
• Le montant soumis est conforme au guide des tarifs de l’association dentaire de l’Ontario, qui est de 1 000 $.
• Le RSDFP rembourse 50 % des frais engagés, soit 450 $.
• Le fonctionnaire paie le montant total de la quote-part, qui est de 50 %, soit 450 $.

Champ d’application de la DSE 39
Aucune partie de cette dépense n’est admissible au remboursement en vertu de la DSE 39.

Scénario 3 : Le fonctionnaire doit payer les frais de 1 000 $ pour une couronne, qui implique une intervention dentaire majeure.

Détails

• Le fonctionnaire a reçu une couronne sur la même dent il y a un an, alors qu’il était au Canada.
• Comme la couverture pour les couronnes n’est offerte qu’une fois tous les 60 mois sur la même dent, le traitement n’est pas admissible au remboursement dans le cadre du RSDFP.

Champ d’application de la DSE 39
Le fonctionnaire est responsable du paiement du montant total. Aucune partie de cette dépense n’est admissible au remboursement en vertu de la DSE 39.

Scénario 4 : Le fonctionnaire doit payer les frais de 1 200 $ pour une couronne, qui implique une intervention dentaire majeure.

Détails

• Le coût du service est réputé raisonnable et habituel pour l’endroit, et le service est rendu dans les délais prescrits.
• Le montant soumis est supérieur à celui prévu par le guide des tarifs de l’association dentaire de l’Ontario, qui est de 1 000 $.
• Le RSDFP rembourse 500 $, soit 50 % des dépenses admissibles en vertu du guide des tarifs de l’Ontario.
• Le fonctionnaire demeure responsable du paiement de 50 % de la quote-part qu’il aurait dû payer si le service avait eu lieu en Ontario, soit 500 $.

Champ d’application de la DSE 39
Le fonctionnaire peut soumettre une demande de 200 $ en vertu de la DSE 39. Le montant reflète les 200 $ de frais supplémentaires encourus à l’étranger, répartis comme suit : 100 $ pour la quote-part (50 % de 200 $) et 100 $ pour le coût du traitement non couvert par le Régime de soins dentaires de la fonction publique (RSDFP), car il dépassait les limites prévues par le guide des tarifs de l’Ontario. La quote-part serait remboursée en vertu du paragraphe 39.1.8 et les autres 100 $ seraient couverts par le paragraphe 39.1.1.

DSE 40 - Primes de Régime provincial d'assurance-santé - Personnes à charge résidant au Canada

(19) Pourquoi cette directive a-t-elle été supprimée?

• Les dispositions relatives aux primes d’assurance maladie provinciale qui pourraient être requises lorsque les personnes à charge d’un fonctionnaire demeurent au Canada ont été intégrées dans la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille. L’inclusion de ces dispositions dans la DSE 18 veillera à ce que les dispositions soient connues des fonctionnaires dans ces circonstances.

DSE 49 – Banque de déplacement des DSE

(20) Les fonctionnaires devront-ils soumettre leurs plans de voyage avant de recevoir les indemnités de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste et DSE 51 - Réunion de famille?

• Non, les plans de voyage ne seront plus nécessaires. Les indemnités seront émises dans la Banque de déplacement des DSE pour le fonctionnaire et toute personne à charge admissible, le cas échéant, et les fonctionnaires devront attester de l’utilisation de l’indemnité une fois le voyage effectué. Les prestations ultérieures seront émises le cas échéant. L’approbation continue d’être requise pour que les réunions de famille aient lieu à l’extérieur du poste conformément à la DSE 51.11.

DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur

(21) La DSE 56.11 – Indemnité spéciale de poste est également incluse dans la banque de déplacement des DSE. Les fonctionnaires doivent-ils désormais attester de son utilisation?

• L’indemnité spéciale de poste est incluse dans la Banque de déplacement des DSE, mais les fonctionnaires ne sont pas tenus de certifier son utilisation.