Introduction
Afin de fournir un moyen approprié de financer les prêts et certaines avances au personnel civil en affectation à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur, un compte de fonds de roulement a été créé au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (ci-après désigné - « les Affaires étrangères »).
Application
Le dit compte est réservé au financement :
a) des prêts - consentis par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, mais à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada - pour le financement de prêts à l'affectation consentis à des employés en voie d'être mutés ou actuellement en affectation à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur; et
b) des avances - consenties par tous les ministères, dont celui des Affaires étrangères, pour le financement des avances consenties par la mission aux employés à l'étranger aux termes des Directives sur le service extérieur.
Le ministère de la Défense nationale et la Gendarmerie royale du Canada continueront à financer les prêts à l'affectation, consentis par la mission à Ottawa ou à l'étranger, au moyen de comptes créés antérieurement à cette fin.
Mise en œuvre
Depuis le 1er avril 1980, tous les prêts à l'affectation, avances pour frais médicaux, avances pour dépôt de garantie pour un logement et avances pour services publics consentis en vertu des Directives sur le service extérieur sont imputés à ce compte de fonds de roulement.
Octroi de prêts et avances
Octroi de prêts
Les demandes dûment autorisées de chèques du Receveur général pour l'octroi de prêts à l'affectation au nom d'autres ministères, à l'exception du ministère de la Défense nationale et de la Gendarmerie royale du Canada, doivent être présentées par les services financiers des ministères demandeurs au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).
Octroi d'avances
Le pouvoir d'approuver et de verser les avances pour frais médicaux (DSE 42), dépôt de garantie pour logement (DSE 26), et avances pour services publics (DSE 25), consentis au personnel en poste à l'étranger de tous les ministères, a été délégué chef de la Mission, à condition que ces demandes d'avances soient dûment recommandées et(ou) approuvées par l'agent supérieur de programme de la mission du ministère intéressé.
Registres des prêts et avances
Tous les prêts et toutes les avances accordés à la demande d'un ministère relèvent naturellement de la responsabilité de ce ministère, ce qui oblige celui-ci à tenir les comptes et les registres appropriés pour percevoir les remboursements et tout intérêt payable, ainsi que pour répondre aux exigences des comptes financiers en ce qui concerne la comptabilisation des prêts et avances et de tout intérêt perçu.
Remboursement des prêts à l'affectation
Tous les prêts à l'affectation doivent être remboursables conformément au barème de remboursement établi à cet effet de temps à autre par les Affaires étrangères en consultation avec Finances Canada. Dans tous les cas, le recouvrement doit se faire par retenues sur le traitement. En raison des délais fixes à respecter, les formules d'entrée personnel-paye correspondantes doivent être en la possession du bureau payeur des Services gouvernementaux Canada au moins trois semaines avant la période de paye visée par la première retenue.
Les Affaires étrangères doivent faire des arrangements durables avec chaque ministère intéressé pour le remboursement mensuel au compte du fonds de roulement de toutes les sommes recouvrées au cours du mois.
Remboursement des avances
Toutes les avances consenties à même le compte du fonds de roulement des Affaires extérieures seront remboursables conformément aux conditions requises pour la directive particulière sur le service extérieur applicable. Chaque ministère intéressé doit établir des procédures pour s'assurer que les paiements exigibles des employés sont entre les mains de l'agent des finances compétent des Affaires étrangères à la mission ou à l'administration centrale des Affaires étrangères à la date d'échéance.
Remboursement des prêts et avances dans des circonstances particulières
Lorsque la période de service d'un employé prend fin avant la date prévue, le ministère doit prendre, au besoin, d'autres mesures pour le remboursement de tous les prêts et avances à recouvrer et informer les Affaires étrangères de ces mesures. Lorsqu'il s'agit de prêts et avances consentis par le poste, les mesures doivent être prises avec l'accord des Affaires étrangères.
Au cas où les fonctions d'un employé prendraient fin avant qu'il ait remboursé des prêts ou avances, on suivra les procédures normales pour assurer le recouvrement de tous les montants dus à l'État.
Demandes de renseignements
Les demandes de renseignements concernant la mise en œuvre des procédures dont il est question dans le présent appendice doivent être adressées au ministère des Affaires extérieures et du Commerce international, à l'attention du directeur, Direction des initiatives, de la planification stratégique et du contrôle (AEF).