DSE 14 - Frais de déplacement pour les personnes à charge qui suivent des cours de langue étrangère
Introduction
Lorsque l'administrateur général autorise un cours de langue étrangère pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) des personnes à charge qui accompagnent un fonctionnaire lors d'une affectation à une mission, cette formation entraînera peut-être des frais additionnels. Dans de tels cas, l'administrateur général peut autoriser, conformément à la présente directive, le remboursement au fonctionnaire des frais réels et raisonnables de déplacement, de logement temporaire, de subsistance, de transport local et de garde d'enfants à charge engagés au nom de l'époux ou conjoint de fait et(ou) des personnes à charge.
Directive 14
14.01 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit en route à une mission pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui résideront avec le fonctionnaire à la mission peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;
b) les frais de transport local, à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours. Compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit ou à la location d'une voiture; et
c) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné ou, si l'administrateur général a donné son autorisation préalable, à un autre endroit, lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement existant pour la garde d'enfants à charge et que les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais de garde d'enfants à charge réels et raisonnables sont remboursés au fonctionnaire
(i) jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par jour, par ménage, déclaration à l'appui;
(ii) jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par jour, par ménage, reçu à l'appui;
sauf que :
(iii) sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé.
d) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées. Si ces personnes se trouvent temporairement ailleurs au Canada, les frais de l'appel téléphonique ne doivent pas dépasser le coût d'un appel téléphonique de numéro à numéro de dix minutes, au tarif réduit de fin de semaine, du lieu de résidence au Canada au centre de formation.
14.02 L'administrateur général qui autorise un cours de langue étrangère à un endroit autre que la mission du fonctionnaire pour l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge du fonctionnaire qui sont arrivés à une mission et qui y résident avec le fonctionnaire peut aussi autoriser le paiement des dépenses suivantes engagées par l'époux ou le conjoint de fait et(ou) les personnes à charge :
a) les frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour entre la mission du fonctionnaire et l'endroit où le cours de langue est donné;
b) les frais réels et raisonnables de logement et de subsistance à l'endroit où le cours de langue est donné, pendant la durée du cours;
c) les frais de transport local à l'endroit où le cours de langue est donné, par le moyen le plus pratique et économique indiqué par l'administrateur général, pendant la durée du cours; compte tenu des conditions locales, ces frais peuvent s'appliquer au transport public (y compris les taxis), à l'utilisation d'une voiture particulière au taux par kilomètre (mille) réduit, ou à la location d'une voiture; et
d) les frais de garde d'enfants à charge à l'endroit où le cours de langue est donné et(ou) à la mission du fonctionnaire lorsque ces frais dépassent ceux de tout arrangement existant pour la garde d'enfants à charge et que les personnes à charge ont moins de 18 ans. Les frais de garde d'enfants à charge réels et raisonnables sont remboursés au fonctionnaire :
(i) jusqu'à concurrence de 35 $ CAN par jour, par ménage, déclaration à l'appui, ou
(ii) jusqu'à concurrence de 75 $ CAN par jour, par ménage, reçu à l'appui.
sauf que,
(iii) sur la recommandation du comité de coordination interministériel du service extérieur concerné, le montant maximal des frais de garde d'enfants à charge engagés à la mission peut être dépassé.
e) le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de dix minutes par semaine, au tarif réduit de fin de semaine si possible, entre le centre de formation et le lieu de résidence des membres de la famille dont les personnes qui suivent le cours sont séparées.
Instructions
1. Les frais demandés, les dates d'emploi, le nom, le numéro de téléphone du gardien, de la gardienne ou de la société, ainsi que le numéro d'assurance sociale (lorsqu'il y a lieu) du gardien ou de la gardienne, doivent figurer sur les reçus fournis pour les services assurés en vertu des alinéas 14.01c) et 14.02d).
2. Aux fins de l'alinéa 14.02 a), les frais de déplacement s'entendent des frais de transport aérien et de transport local à destination et en provenance des aéroports situés aux points de départ et d'arrivée et, lorsqu'ils sont autorisés préalablement par l'administrateur général, des frais de logement, de repas et de transport local à destination et en provenance de l'aéroport en raison d'une escale nécessaire, lorsqu'il n'est pas possible ni pratique d'établir un itinéraire permettant le déplacement sans interruption jusqu'à la destination approuvée.
3. Les dépenses autorisées en vertu de la présente directive ne doivent pas dépasser celles qui seraient autorisées en vertu des dispositions pertinentes de la directive 15, Réinstallation.
4. Les sommes en dollars précisées dans les articles 14.01c) et 14.02d) devront être modifiées de temps à autre pour traduire les sommes en dollars autorisées par la Directive sur les voyages du CNM; tout changement de ce genre devra être affiché sur le site Web du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
5. Les frais des appels téléphoniques ne sont pas remboursés lorsque la formation est donnée au Canada et que le fonctionnaire touche une indemnité pour les communications à domicile aux termes de la Directive sur les voyages du CNM.
6. Les dispositions de la présente directive applicables à la garde d'enfants à charge s'appliquent également aux cas de garde conjointe où l'enfant à charge est reconnu à titre d'enfant à charge ou d'étudiant à charge en vertu de la DSE 2 - Interprétation. Selon les conditions de l'accord de garde conjointe, le fonctionnaire ne recevra pas, en temps normal, d'aide applicable à la garde d'enfants à charge lorsque l'autre parent habite au même endroit que l'enfant à charge.
7. Pour l'application des alinéas 14.01b) et 14.02c), c'est le sous-ministre des Affaires étrangères qui établit le taux par kilomètre (mille) réduit applicable à Ottawa (tel qu'approuvé par le Conseil national mixte et indiqué dans le site Web du Conseil du Trésor du Canada www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/hrpubs/tbm_113/menu-travel-voyage-fra.asp), de façon à retrancher de ce taux l'élément du coût du carburant ou de l'essence pour le remplacer par un élément fondé sur le coût du carburant ou de l'essence engagé par le fonctionnaire à la mission.