Champ d'application
Introduction
La présente directive a pour objet la prestation d'une aide financière aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants à charge puissent faire des études primaires et secondaires comparables à celles qu'ils feraient au Canada et réintégrer avec le moins de difficulté possible le système scolaire canadien.
Une indemnité scolaire est versée aux fonctionnaires affectés à l'extérieur du Canada qui engagent les frais nécessaires pour les études que leurs enfants à charge feraient d'ordinaire gratuitement dans le système d'enseignement public ontarien ou son équivalent des autres provinces. L'indemnité scolaire permet à l'élève/l'étudiant de faire un an de pré-maternelle, un an de maternelle, huit ans d'études primaires (six ans au Québec) et quatre ans d'études secondaires (cinq ans d'études secondaires plus deux ans d'études générales préuniversitaires - CÉGEP I et II - au Québec), jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance.
Une aide au logement pour les études postsecondaires peut être versée jusqu'à et y compris l'année scolaire du 23e anniversaire de naissance d'un étudiant fréquentant à temps plein un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.
Les dispositions relatives aux indemnités scolaires sont résumés à l'Appendice A de la présente directive.
Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices à la fin de cette Directive pour des renseignements supplémentaires ou pour des éclaircissements sur certaines clauses.
Définitions
Note : Ces définitions s'appliquent seulement à cette directive.
Année scolaire (pour une indemnité scolaire) (school year (for an education allowance)) s'entend de l'année scolaire comme telle, normalement du 1er septembre au 31 août dans l'hémisphère nord et du 1er janvier au 31 décembre dans l'hémisphère sud.
Enseignement compatible (compatible education) s'entend d'un système d'enseignement offrant un programme d'études et des services compatibles avec ceux qui sont normalement offerts gratuitement dans les établissements d'enseignement de l'Ontario, de la pré-maternelle à la fin des études secondaires, compte tenu :
a) de l'avantage qu'il y a à maintenir l'enfant dans son programme scolaire ou l'équivalent; et
b) des antécédents scolaires de l'enfant et des autres facteurs personnels d'intérêt pour son éducation.
Études postsecondaires (post secondary education) s'entendent de l'enseignement dispensé par les universités, les collèges communautaires et les autres établissements connexes au Canada.
Frais de scolarité (education expenses)
frais de scolarité admissibles (admissible education expenses) s'entend des frais réellement engagés pour que l'objet de la présente directive soit accompli à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge, soit :
a) les frais de cours, leçons, services ou programmes ordinairement gratuits en tant qu'éléments du programme d'enseignement en Ontario ou de son équivalent dans les autres provinces lorsque c'est une condition de la réinscription à l'enseignement public dans cette province, mais qui ne sont pas gratuits à l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, comme :
(i) les frais de scolarité,
(ii) les frais des cours qui figurent normalement au programme scolaire,
(iii) les frais non remboursables de demande d'admission, y compris les frais versés par le fonctionnaire à plus d'un établissement pour assurer l'inscription de l'enfant/l'élève/l'étudiant à charge à un établissement convenable dans les circonstances, même si la somme peut excéder le plafond établi,
(iv) les frais d'inscription non remboursables,
(v) les droits d'entrée,
(vi) le prix des manuels obligatoires,
(vii) le matériel scolaire, d'art et d'artisanat considéré comme admissible par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur en fonction de la pratique du :
- Conseil scolaire du district d'Ottawa-Carleton
- Conseil scolaire catholique d'Ottawa-Carleton
- Conseil des écoles catholiques de langue française du Centre-Est
- Conseil des écoles publiques de l'Est de l'Ontario
(viii) les droits d'examen, y compris les droits exigés pour le baccalauréat international (BI), les droits d'équivalence et les droits pour les tests d'aptitude aux études,
(ix) les frais de bibliothèque,
(x) les frais de laboratoire,
(xi) les frais d'utilisation d'ordinateurs,
b) les frais payés en tant que condition de l'inscription, comme :
(i) les frais des diplômes de fin d'études,
(ii) les frais de location d'un uniforme militaire,
(iii) les frais de financement des établissements ou autres frais spéciaux analogues à cette fin, sous réserve des dispositions de la Loi sur la gestion des finances publiques,
(iv) les frais d'externat,
(v) les frais d'éducation physique,
(vi) les frais des cartes d'identité et des photographies prises à cette fin,
(vii) la souscription à une fondation scolaire,
(vii) les frais d'examen et de services médicaux,
(ix) les frais liés à la sécurité des élèves/étudiants et de l'établissement, ou des deux,
(x) les frais de cours, de leçons, de services, de programmes et (ou) d'excursion compris dans le programme de l'établissement fréquenté par l'enfant/l'élève/l'étudiant, mais qui ne sont pas normalement gratuits en tant qu'élément du programme d'enseignement en Ontario, (Note: Veuillez consulter les Instructions)
(xi) les frais des repas du midi, moins la partie fixe calculée par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur comme étant payables par les parents,
(xii) l'assurance-cautionnement en cas d'accidents pour protéger l'établissement d'enseignement, et
(xiii) les frais du test préalable de classement lors de l'inscription initiale à un lycée à l'extérieur du Canada,
c) les frais du transport local assuré par ou pour l'école, comme un service d'autobus scolaire, qui sont normalement engagés pour permettre un voyage aller-retour à l'enfant/l'élève/l'étudiant chaque jour de classe entre son lieu de résidence et l'établissement d'enseignement;
d) les frais et coûts :
(i) des cours ou des programmes supplémentaires, ou, lorsqu'un cours ou un programme structuré n'est pas offert, des leçons particulières, si les uns ou les autres sont entrepris après réception de l'avis d'affectation à l'ancien lieu de travail avant la réinstallation, ou au nouveau lieu de travail après la réinstallation. Les cours, les programmes ou les leçons particulières doivent avoir été recommandés par des autorités compétentes en matière d'éducation afin de satisfaire aux exigences d'un cours obligatoire et (ou) de permettre à l'élève d'atteindre le niveau de scolarité approprié à l'établissement d'enseignement du nouveau lieu de travail. Ces frais ne sont admis que si l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;
(ii) des cours et (ou) des leçons particulières dans des matières non inscrites au programme de l'école fréquentée par l'enfant/l'élève, mais exigées au retour au Canada par un système d'enseignement provincial pour l'obtention d'un diplôme d'études secondaires;
(iii) des leçons particulières dans des matières où le niveau de scolarité de l'enfant/l'élève est inférieur à celui de sa classe ou de son niveau à l'établissement qu'il fréquente lorsque des autorités compétentes en matière d'éducation recommandent ces leçons particulières afin d'assurer la compatibilité de l'éducation, quand l'insuffisance scolaire est attribuable au service extérieur et non au défaut ou au choix de l'élève, ni du fonctionnaire;
(iv) des leçons particulières dans la deuxième langue officielle afin d'offrir jusqu'à 50 heures d'enseignement par année scolaire aux enfants/élèves fréquentant l'école au poste (sauf la pré-maternelle) ;
e) un enseignement catholique comparable à celui qui est offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario; quand cet enseignement n'est pas offert, les frais d'une instruction religieuse catholique peuvent être réclamés;
f) les frais réels et raisonnables de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage pendant les périodes scolaires prévues, lorsque l'élève a été autorisé à faire ses études primaires hors du poste parce que les écoles qui s'y trouvent ne sont pas compatibles, ou qu'il a été autorisé à faire ses études secondaires ou l'équivalent hors du poste;
g) les frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels d'un élève/étudiant à charge entre des années scolaires successives;
h) les frais de demande d'inscription à l'université ainsi que les frais d'évaluation liés aux cours théoriques payés en sus des dépenses assumées par les résidents de l'Ontario, pour autant que ces frais soient engagés durant la dernière année d'études secondaires, à moins de douze mois de l'obtention d'un diplôme de fin d'études secondaires.
frais de scolarité inadmissibles (inadmissible education expenses) s'entend :
a) des photographies de classe,
b) de l'équipement sportif,
c) des revues scolaires,
d) des dépôts remboursables, y compris ceux qui sont versés pour des manuels, de l'équipement sportif ou des articles analogues,
e) des uniformes scolaires,
f) de l'argent de poche,
g) des dons, subventions ou autres frais spéciaux analogues, sauf les frais obligatoires de financement des établissements, à moins qu'ils soient autorisés par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur,
h) des excursions facultatives,
i) des frais de cours de musique et de danse privés, et
j) de l'achat ou de la location d'équipement informatique.
Indemnité scolaire (education allowance) s'entend d'une indemnité correspondant aux frais d'enseignement admissibles versée annuellement aux fonctionnaires en service à l'étranger afin que leurs enfants/élèves/étudiants à charge puissent faire des études compatibles qui leur permettront de poursuivre leur programme scolaire et faciliteront leur réintégration pour l'année suivante dans un système d'enseignement public provincial à leur retour au Canada.
Directive
34.1 Application
34.1.1 Conformément à la présente directive, l'administrateur général doit autoriser le versement d'une indemnité scolaire au fonctionnaire afin que son enfant/élève/étudiant à charge puisse faire des études allant jusqu'à et y compris l'année scolaire de son 21e anniversaire de naissance, ce qui correspond :
a) aux programmes facultatifs de pré-maternelle/maternelle offerts par le ministère de l'Éducation de l'Ontario aux élèves âgés de trois ans et huit mois/quatre ans et huit mois au 1er septembre de l'année scolaire ou au 1er janvier de l'année scolaire dans l'hémisphère sud;
b) aux programmes d'école primaire équivalant à de la 1re à la 8e année en Ontario ou de la 1re à la 6e année au Québec, selon le cas, et (Note: Veuillez consulter les Instructions)
c) aux programmes d'école secondaire équivalant à de la 9e à la 12e année en Ontario ou de Secondaire I à Secondaire V ainsi qu'aux études préuniversitaires générales CÉGEP I et II au Québec, le cas échéant. (Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.1.2 L'administrateur général peut autoriser le paiement des frais de scolarité admissibles directement à l'établissement d'enseignement au nom d'un fonctionnaire ou d'un groupe de fonctionnaires, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Le fonctionnaire communique avec l'administration de la mission par écrit dès qu'il reçoit la facture de l'école et (ou) qu'un enfant cesse de la fréquenter pendant l'année scolaire pour laquelle l'indemnité a été payée. Toute somme payée à l'avance et remboursée par l'établissement d'enseignement dans ces circonstances est versée au Receveur général du Canada. Si l'établissement d'enseignement rembourse directement le fonctionnaire, par erreur, celui-ci verse immédiatement la somme reçue au Receveur général. (Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)
34.1.3 Avant d'autoriser le versement d'une indemnité scolaire, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent du service extérieur, doit se demander si l'établissement d'enseignement à l'étranger est compatible pour l'enfant/l'élève. Avant de prendre une décision sur la compatibilité d'un établissement pour un enfant/élève donné, l'administrateur général tient compte des conseils du plus haut fonctionnaire de la mission, de l'expérience pertinente des autres ministères qui y sont représentés et de l'opinion du fonctionnaire quant à la compatibilité des établissements au poste, en se basant sur les antécédents scolaires de l'enfant et sur les autres facteurs personnels influant sur son éducation. Il tient particulièrement compte de l'objectif d'assurer l'accès de l'enfant d'un fonctionnaire :
a) à l'enseignement dans la langue officielle appropriée, à savoir le français ou l'anglais, conformément à l'article 23 de la Charte canadienne des droits et libertés (Droits à l'instruction dans la langue de la minorité);
b) à l'enseignement dans un milieu sain, sûr et protégé;
c) à un programme raisonnablement compatible avec celui du ministère de l'Éducation de l'Ontario;
d) à un milieu sans problèmes attribuables à la ségrégation raciale ou à l'hostilité envers les étrangers;
e) à un enseignement sans instruction religieuse obligatoire incompatible;
f) à un enseignement catholique comparable à celui offert par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, conformément au droit confirmé dans la Constitution du Canada;
g) à un enseignement dans un établissement où l'on ne manque pas de confiance envers le personnel, ni à l'égard du climat moral qui prévaut dans la population scolaire;
h) à un enseignement qui lui permettra de se maintenir dans son programme scolaire équivalent.
34.1.4 Les indemnités prévues dans la présente directive peuvent être versées n'importe quand après la date à laquelle le fonctionnaire est officiellement informé par écrit de son affectation imminente à une mission, jusqu'à la fin de la dernière année scolaire ayant commencé pendant son service à l'étranger, sous réserve de l'article 34.8 et des restrictions du paragraphe 34.10.1.
34.1.5 Le paragraphe 34.1.4 s'applique au chef de mission désigné à n'importe quel moment après la date à laquelle on lui demande officiellement de prendre les dispositions relatives à son affectation.
34.1.6 Nonobstant toute autre disposition de la présente directive, le versement d'une indemnité scolaire ou des frais connexes au nom d'un enfant/élève/étudiant à charge qui réside avec l'époux ou conjoint de fait ayant choisi de ne pas accompagner le fonctionnaire à la mission n'est pas autorisé sans l'approbation du président du Conseil du Trésor, à la demande de l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. (Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.2 Études primaires et secondaires au poste
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.2.1 Lorsqu'un enfant à charge fait des études primaires ou secondaires dans un établissement d'enseignement compatible au poste du fonctionnaire, une indemnité scolaire correspondant aux frais de scolarité admissibles est autorisée conformément au présent article.
34.2.2 Le sous-ministre des Affaires étrangères établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le plafond autorisé à l'égard du poste pour le coût des frais de scolarité admissibles dans un établissement type pour chaque poste, quand les établissements d'enseignement gratuits ne sont pas compatibles. L'établissement type est choisi à partir de la liste des établissements compatibles recommandés par la mission au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. Une fois que l'établissement a été approuvé comme établissement type pour un poste, l'administrateur général peut approuver le versement d'une indemnité correspondant aux frais de scolarité admissibles à n'importe quel établissement figurant à la liste des établissements compatibles du poste, jusqu'à concurrence du plafond établi pour l'établissement type.
34.2.3 L'administrateur général établit, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, une indemnité supplémentaire en sus du plafond du poste, pour les leçons particulières et l'enseignement catholique, à titre individuel.
34.2.4 L'administrateur général peut établir, à titre individuel, une indemnité scolaire si l'établissement type n'est pas compatible pour un enfant donné, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, dans le cas des postes où il ne convient pas d'appliquer le plafond autorisé à l'égard de ce poste dans le cas de cet enfant ou pour lesquelles ce plafond n'a pas été établi parce que l'établissement type n'exige pas de frais.
34.2.5 Sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour l'enseignement à domicile (manuels, fournitures scolaires et autres frais autorisés dans le cadre du Programme d'enseignement à domicile) jusqu'à concurrence du plafond du poste, ou, lorsqu'un plafond n'a pas été établi, des frais d'externat de l'Ontario, lorsque :
a) le fonctionnaire décide que l'enfant fera ses études à la maison, conformément à un Programme provincial d'enseignement à domicile; et
b) un « plan d'études » satisfaisant aux exigences provinciales est produit.
34.3 Études primaires au Canada
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.3.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire pour des études primaires au Canada lorsqu'il n'est pas possible d'obtenir un enseignement compatible au poste pour un enfant donné ou que les conditions de vie au poste sont insalubres pour l'enfant. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :
a) frais d'externat pour l'enfant fréquentant un établissement d'enseignement public et frais de chambre et de pension calculés conformément au paragraphe 34.4.1, ou
b) frais de scolarité admissibles dans un pensionnat lorsqu'il est impossible de prendre des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, déterminés conformément au paragraphe 34.4.1.
34.3.2 Au moment de l'affectation à un poste à l'étranger, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire afin qu'un enfant à charge puisse faire ses études primaires au Canada, même si un enseignement compatible est possible au poste pour l'enfant ou que les conditions de vie n'y sont pas insalubres pour lui, conformément au paragraphe 34.3.1 lorsque : (Note: Veuillez consulter les Lignes directrices)
a) l'enfant fréquente un établissement d'enseignement primaire au Canada, afin qu'il puisse terminer sa dernière année d'études primaires; et
b) l'indemnité n'excède pas le plafond établi pour le poste ou le plafond établi pour des études en pension au Canada, selon la moindre des deux éventualités.
34.4 Études secondaires au Canada
(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)
34.4.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, lorsqu'un fonctionnaire décide que l'enfant à charge fera ses études secondaires au Canada, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à cette fin. L'indemnité scolaire doit couvrir les frais suivants :
a) les frais d'externat dans un établissement d'enseignement public et les frais de chambre et pension, tels que déterminés conformément au présent article, ou
b) les frais de scolarité admissibles pour des études dans un pensionnat, quand il est impossible de conclure des arrangements de chambre et de pension convenables pour que l'enfant fréquente un établissement d'enseignement public, tels que déterminés conformément au présent article; et
c) les frais de chambre et de pension pour les fins de semaine, quand un élève à charge passe cinq jours en pension dans un établissement d'enseignement français du Québec (aucun établissement ne loge les élèves sept jours sur sept).
34.5 Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada
(Note: Veuillez consulter les Instructions et les Lignes directrices)
34.5.1 L'administrateur général peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge fréquentant l'établissement d'enseignement secondaire offrant le programme d'enseignement canadien le plus près du poste du fonctionnaire, établissement inspecté par le ministère de l'Éducation de l'Ontario, dans le cas des fonctionnaires affectés ailleurs qu'en Amérique du Nord et du Sud. L'indemnité autorisée en vertu de cet article ne dépasse pas le plafond fixé pour les études secondaires dans un pensionnat au Canada, conformément à l'article 34.4.
34.5.2 Lorsque le fonctionnaire est réaffecté, l'administrateur général peut autoriser une indemnité scolaire à l'égard d'un enfant/élève à charge :
a) conformément au paragraphe 34.5.1; ou
b) conformément à l'article 34.8.
34.5.3 Le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, établit un plafond pour les frais de scolarité à l'École Sophia Antipolis de Valbonne (France), dans les cas où il n'est pas possible d'inscrire l'enfant/l'élève à un établissement compatible avec le programme français national d'enseignement secondaire au poste.
34.5.4 Lorsque l'élève à charge fait des études dans le pays d'affectation, mais pas au lieu de travail du fonctionnaire, ou hors du pays d'affectation, mais pas au Canada, et que l'établissement n'est pas un pensionnat, les renseignements pertinents sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur afin qu'il détermine l'indemnité scolaire payable. (Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.6 Études postsecondaires
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.6.1 Sous réserve du paragraphe 34.1.6, l'administrateur général peut autoriser une indemnité correspondant aux frais réels engagés par un fonctionnaire à l'égard d'un étudiant à charge qui a obtenu un diplôme de fin d'études secondaires au Canada ou l'équivalent à l'étranger dans le cas :
a) d'un logement pour toute l'année scolaire lorsque l'étudiant à charge fréquente à plein temps, au Canada, un établissement d'enseignement postsecondaire approuvé par l'administrateur général; ou
b) d'un logement pour le reste de l'année scolaire lorsqu'un fonctionnaire est réinstallé à partir d'un poste à l'étranger au cours de l'année scolaire et qu'un étudiant à charge qui a habité avec le fonctionnaire et fréquente à plein temps un établissement d'enseignement postsecondaire au poste de ce dernier décide de demeurer à l'ancien lieu de travail pour terminer son année scolaire;
c) des frais réels et raisonnables d'entreposage commercial des effets personnels de l'étudiant à charge entre des années scolaires successives, tels que déterminés par l'administrateur général, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
34.6.2 Aux fins des alinéas 34.6.1a) et b), l'indemnité ne peut alors excéder le maximum annuel fixé par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du Comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, le 1er septembre de chaque année, maximum calculé en fonction des frais de résidence sur le campus de l'Université d'Ottawa pour une personne seule. Lorsqu'il réclame l'indemnité de logement, le fonctionnaire doit fournir une preuve des coûts réels et de la fréquentation à plein temps de l'établissement d'enseignement par l'étudiant à charge jusqu'à la fin de l'année scolaire. Pour les périodes de moins d'une année scolaire complète, le sous-ministre des Affaires étrangères établit une indemnité quotidienne calculée à partir du maximum annuel.
34.7 Dépôt remboursable/avance comptable
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.7.1 Lorsque les conditions d'inscription d'un enfant/élève à charge d'un fonctionnaire affecté à l'étranger incluent le dépôt d'une somme remboursable à un établissement d'enseignement primaire ou secondaire, l'administrateur général peut autoriser une avance comptable égale au dépôt dont il doit être rendu compte dans les dix jours de la date à laquelle le dépôt doit être remboursé par l'établissement.
34.8 Réinstallation pendant l'année scolaire
34.8.1 Lorsque le fonctionnaire est réinstallé d'un poste à une autre ou d'un poste à un lieu de travail au Canada pendant une année scolaire à l'égard de laquelle il touche une indemnité scolaire pour les études primaires ou secondaires d'un enfant/élève à charge, et que
a) l'enfant à charge demeure à l'ancien lieu de travail, l'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, autorise le paiement des frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de chambre et de pension, pour le reste de l'année scolaire;
b) l'élève à charge faisait ses études à un endroit situé hors du poste du fonctionnaire avec l'approbation de l'administrateur général, les frais de scolarité réels admissibles approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, ou
c) lorsque les frais sont engagés dans un autre établissement d'enseignement, ces frais approuvés continuent d'être autorisés pour le reste de l'année scolaire, conformément à l'article pertinent de la présente directive.
34.9 Indemnité d'éducation spéciale
(Note: Veuillez consulter les Instructions)
34.9.1 L'administrateur général, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, peut autoriser le versement d'une indemnité scolaire spéciale pour un enfant/élève/étudiant à charge ayant des besoins scolaires spéciaux, à titre individuel. Cette indemnité, qui peut inclure les frais de chambre et de pension, est calculée en fonction des programmes normalement offerts gratuitement par le ministère de l'Éducation de l'Ontario et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario à l'égard d'un enfant/élève/étudiant à charge :
a) physiquement invalide;
b) ayant des besoins d'apprentissage spéciaux;
c) surdoué.
34.10 Pouvoirs discrétionnaires de la direction
34.10.1 Sous réserve de l'alinéa 34.6.1b), l'indemnité autorisée en vertu de l'article 34.6 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être versée jusqu'à la fin de la dernière année universitaire au cours de laquelle l'étudiant à charge aura 23 ans, sauf qu'un remboursement n'est autorisé en vertu de l'alinéa 34.6.1a) que si le fonctionnaire reste à l'étranger durant cette période.
34.10.2 L'article 34.8 peut, à la discrétion de l'administrateur général, être appliqué dans des cas exceptionnels, comme :
a) lorsqu'un enfant à charge est évacué en vertu de la DSE 64, ou
b) lorsque l'établissement d'enseignement fréquenté par un enfant/élève/étudiant à charge devient incompatible.
Instructions
Instruction pour 34.1.1b) et c) – Application
Afin d'assurer la compatibilité de l'éducation entre le Québec et l'Ontario, les alinéas 34.1.1b) et c) seront révisés annuellement, le 1er septembre, et modifiés au besoin par le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
Instructions pour 34.1.2 - Application
1. Le remboursement des frais d'excursion n'est envisagé que lorsque le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur est convaincu que les excursions en question sont obligatoires et que leur coût est inclus dans le tarif de l'établissement d'enseignement ou que la non-participation entraînerait l'échec de l'année (avec confirmation par une lettre du directeur de l'école).
2. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais du transport local assuré par ou pour l'école à l'égard de plus d'un aller-retour par jour de classe, quand :
a) il n'est pas permis à l'enfant de rester à l'école pendant la pause du midi,
b) il n'y a pas de surveillance pendant la pause du midi,
c) l'horaire prévoit le retour des enfants au domicile pendant la pause du midi.
3. Lorsqu'un fonctionnaire a été requis de payer des frais de scolarité avant le début de l'année scolaire à une école dans la zone du bureau principal (p.ex., le collège Ashbury ou l'école Elmwood) et il fait l'objet d'une affectation ultérieure avant le début de l'année scolaire, l'employeur fera tout son possible pour recouvrer les frais payés par le fonctionnaire.
Instruction pour 34.1.6 – Application
L'application du paragraphe 34.1.6 est prévue pour des situations spéciales, comme la fréquentation d'un Lycée au Canada, qui justifient le versement d'une indemnité lorsque l'enfant/l'élève fréquente une école privée.
Instructions pour 34.2 – Études primaires et secondaires au poste
1. On s'attend à ce que la majorité des enfants fassent leurs études primaires et secondaires au poste.
2. Lorsque les établissements du poste ne sont pas compatibles ou qu'il est dans l'intérêt de l'enfant de faire ses études secondaires au Canada ou dans un établissement offrant un programme d'études canadien, une indemnité scolaire est autorisée à titre individuel ailleurs qu'au poste, conformément aux articles 34.3, 34.4, et 34.5.
3. Dans le cas des postes où les établissements locaux n'exigeant pas de frais sont compatibles, un plafond type n'est pas normalement établi, et le versement d'une indemnité scolaire n'est normalement envisagé que lorsqu'on peut prouver que l'établissement approprié n'exigeant pas de frais n'est pas compatible pour un enfant donné.
4. Pour établir la liste des établissements compatibles, il faut tenir compte du paragraphe 34.1.3.
5. Pour déterminer l'établissement type, le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur doit tenir compte de la compatibilité d'un établissement donné pour la majorité des enfants au poste.
6. Plus d'un plafond peut être établi pour le même poste. On peut choisir deux établissements types, l'un où l'enseignement est dispensé en français et l'autre, en anglais. De même, on peut établir pour un même poste un plafond pour l'enseignement primaire et un autre pour l'enseignement secondaire jusqu'à l'équivalent de la 12e année en Ontario. En outre, on peut établir plus d'un plafond pour le même poste de façon à tenir compte de l'emplacement des logements de l'État par rapport aux établissements compatibles.
Instructions pour 34.3 et 34.4 - Études primaires au Canada/Études secondaires au Canada
1. L'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive à l'égard d'un élève faisant ses études primaires ou secondaires dans un pensionnat au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en se fondant sur les frais de scolarité admissibles réels exigés par le Collège Ashbury d'Ottawa.
2. Dans l'éventualité où le Collège Ashbury cesserait d'offrir des installations résidentielles mixtes, la méthode de calcul de l'indemnité scolaire maximale payable en vertu de la présente directive pour des études dans un pensionnat canadien doit être déterminée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.
3. Le sous-ministre des Affaires étrangères détermine aussi l'indemnité payable pour l'entreposage commercial des effets personnels d'un élève à charge entre des années scolaires successives, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
L'administrateur général peut décider, à la suite d'une demande précise faite par un fonctionnaire, d'inclure dans l'indemnité les coûts d'emballage et (ou) de transport local (enlèvement et livraison) des effets personnels de l'étudiant lorsqu'il peut être démontré que :
a) aucune autre option n'est disponible ni pratique; ou
b) il s'agit d'une exigence de l'installation d'entreposage commercial, où aucune autre installation ou disposition d'entreposage n'est disponible ou pratique; ou
c) la solution proposée est économique, compte tenu des autres dispositions pouvant être prises pour l'entreposage des effets personnels de l'étudiant.
4. L'indemnité maximale payable en vertu de la présente directive pour les frais de chambre, de pension, de blanchissage et de raccommodage d'un élève fréquentant un établissement d'enseignement public au Canada est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, de façon à refléter 75 % de la différence des frais facturés entre un interne et un externe au Collège Ashbury, déduction faite de tous les frais supplémentaires.
5. L'indemnité pour les frais de chambre et de pension en fin de semaine est déterminée annuellement par le sous-ministre des Affaires étrangères, sur la recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, en fonction du tarif de fin de semaine à l'Académie Laurentienne de Val-David (QC).
6. Lorsqu'un élève à charge inscrit au programme national français fréquente un Lycée au Canada, le fonctionnaire peut réclamer une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles, y compris les frais de scolarité au lieu des frais d'externat, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.
7. Conformément au principe d'équivalence, une indemnité correspondant aux frais de scolarité réels admissibles peut être réclamée à l'égard d'un élève à charge faisant des études secondaires techniques ou professionnelles au Canada, jusqu'à concurrence de la somme fixée à l'égard de l'enseignement dans un établissement public au Canada.
8. Lorsqu'un élève fait des études techniques ou professionnelles qui ne sont normalement pas gratuites pour les résidants, les dispositions applicables à l'enseignement postsecondaire s'appliquent.
Instructions pour 34.5 – Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada
1. Le présent article a pour objet la prestation d'une aide financière afin d'assurer la continuité des études de l'élève à charge et d'éviter les perturbations inutiles de l'enseignement secondaire, même s'il y a des établissements compatibles au poste.
2. Afin d'autoriser le versement d'une aide financière en vertu de cet article, l'administrateur général tient compte des besoins d'éducation de l'enfant qui résultent du service à l'extérieur, y compris la proximité du poste du fonctionnaire.
3. Lorsqu'on envisage le versement d'une indemnité scolaire pour des études du programme national français, il convient de souligner qu'une aide financière peut être versée pour des études secondaires au lycée au Canada, en vertu de l'article 34.4.
Instruction pour 34.5.4 – Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada
L'article 34.5.4 s'applique aux situations où il n'existe pas au poste d'établissement d'enseignement compatible et peut aussi s'appliquer aux élèves à charge faisant des études primaires.
Instructions pour 34.6 – Études postsecondaires
1. À l'article 34.6, l'« année scolaire » comprend le temps requis pour s'inscrire au début du trimestre et pour faire ses bagages à la fin du trimestre.
2. Le présent article ne s'applique pas à un élève fréquentant un établissement d'études postsecondaires au Canada lorsque l'époux ou le conjoint de fait du fonctionnaire a décidé de ne pas accompagner celui-ci à la mission ou lorsque l'élève de niveau postsecondaire vit avec son autre parent au Canada.
Instructions pour 34.7 - Dépôt remboursable/avance comptable
1. L'avance comptable autorisée conformément à l'article 34.7.1 n'est pas destinée à tenir lieu de dépôt quelconque à l'égard des frais personnels de l'élève/étudiant à charge.
2. Les dispositions applicables au financement des avances consenties en vertu du paragraphe 34.7.1 figurent à l'Appendice B de la DSE 10 - Prêt d'affectation.
Instructions pour 34.9 - Indemnité d'éducation spéciale
1. L'« éducation spéciale » s'entend des programmes offerts par le ministère de l'Éducation et par le ministère des Services sociaux et communautaires de l'Ontario.
2. Le fonctionnaire doit produire des documents justifiant l'indemnité scolaire spéciale, comprenant notamment, mais pas exclusivement, une évaluation et une recommandation par des spécialistes compétents à leur administrateur des DSE pour présentation au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.
3. L'indemnité versée en vertu du présent article peut comprendre les frais horaires facturés par un/une aide pédagogique qui est normalement offert en classe.
Lignes directrices
Ligne directrice pour 34.1.2 - Application
La DSE 30 - Moyens de transport au poste et dépenses connexes, porte sur les autres situations concernant le transport des enfants à charge à l'école.
Lignes directrices pour 34.3.2 – Études primaires au Canada
1. Le paragraphe 34.3.2 a pour objet d'éviter de perturber inutilement les études d'un enfant afin d'assurer la continuité de sa progression jusqu'au niveau secondaire au Canada.
2. Les parents doivent communiquer avec le conseil scolaire responsable pour déterminer s'ils sont tenus de payer des frais, puisque les frais d'externat peuvent ne pas être exigibles au-delà du 18e anniversaire de naissance d'un élève à charge, conformément à la Loi Ontarienne sur l'éducation.
3. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
4. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant du poste à une école primaire ou secondaire au Canada, au début de la première année au cours de laquelle l'élève reçoit son enseignement à l'extérieur du poste, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
5. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.
Lignes directrices pour 34.4 et 34.5 – Études secondaires au Canada/Études secondaires hors du poste, mais pas au Canada
1. Le déplacement pour fins éducatives, y compris l'acheminement des effets personnels, peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
2. Le déplacement d'un parent pour accompagner l'enfant du poste à une école primaire au Canada peut être autorisé conformément à la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives.
3. Les déplacements pour réunion de famille peuvent être autorisés conformément à la DSE 51 - Réunion de famille.
Formulaires
Certification pour indemnité de logement
Proposition indemnité scolaire/Déplacement pour réunion de famille