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DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives

Portée

Introduction

La présente directive permet à un fonctionnaire de demander une indemnité pour les frais de déplacement d'un élève à charge lorsque ni la DSE 15 - Réinstallation ni la DSE 51 - Réunion de famille ne s'applique. Elle n'a pas pour objet d'ajouter des dispositions à celles énoncées dans ces directives, mais plutôt d'aider à payer les frais de déplacement habituellement engagés au début et à la fin de l'affectation d'un fonctionnaire à un poste pour envoyer un élève à charge à un établissement scolaire approuvé.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

35.1 Application

35.1.1 L'indemnité pour les frais de déplacement payables conformément à la présente directive doit se calculer en fonction du moyen de transport que l'administrateur général estime le plus convenable.

35.1.2 La norme applicable aux déplacements en avion est celle du voyage en classe économique, ce qui comprend les vols APEX, les vols nolisés et les vols à tarif réduit. Au moment de faire des réservations, il faudra choisir le tarif aérien le plus économique, compte tenu de l'itinéraire établi à ce moment-là.

35.2 Niveaux élémentaires et secondaires

35.2.1 Lorsque des indemnités scolaires sont ou seront versées en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un enfant à charge ou un élève à charge à un établissement d'enseignement élémentaire ou secondaire approuvé par l'administrateur général en vertu de l’article 34.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires. Le paiement d’une indemnité pour les frais réels et raisonnables peut être approuvé :

  1. du lieu de travail du fonctionnaire, lorsque l'enfant à charge a résidé avec le fonctionnaire au poste; ou
  2. du poste du fonctionnaire, lorsque des frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation; ou
  3. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un poste, de l'ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au poste mais voyagera directement de l'ancien lieu de travail à l'école approuvée; ou
  4. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'ancien poste du fonctionnaire, lorsque l'élève à charge ne demeurera pas avec le fonctionnaire au nouveau poste mais voyagera directement de l'ancien poste à l'école approuvée; ou
  5. sur réception de l'avis écrit d'une affectation prochaine à un autre poste à l’étranger, de l'école antérieurement approuvée, lorsque l'élève à charge a reçu et continuera de recevoir l'enseignement ailleurs qu'au poste du fonctionnaire.

35.2.2 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée, se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.2.3 Lorsqu'une indemnité pour les frais de déplacement a été autorisée en vertu du paragraphe 35.2.1 ou 35.2.2, l'administrateur général peut aussi autoriser le paiement d'une indemnité pour les frais de déplacement réels et raisonnables engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge de l'école approuvée au lieu de travail du fonctionnaire au Canada, lors du retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada ou, à la discrétion de l'administrateur général, avant le retour du fonctionnaire à son lieu de travail au Canada.

35.3 Niveau postsecondaire

35.3.1 Lorsqu'une aide est ou sera payée aux fins du logement postsecondaire en vertu de l’article 34.6 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais de déplacement engagés par un fonctionnaire qui envoie un élève à charge :

  1. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, lorsque l'élève a résidé avec le fonctionnaire;
  2. du poste du fonctionnaire à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada, et retour, lorsque l'établissement d'enseignement exige un examen ou une entrevue préalable à l'inscription;
  3. d'une école secondaire située à l'extérieur du Canada autre que le poste du fonctionnaire, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
  4. du poste du fonctionnaire, lorsque les frais de réinstallation au nom de l'élève à charge ont été autorisés en vertu de l’article 15.29 de la DSE 15 - Réinstallation, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada;
  5. d'une école secondaire au Canada, lorsqu'une indemnité scolaire a été autorisée en vertu de l’article 34.4 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.3.2 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire est dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité pour les frais de déplacement autorisés pour l’étudiant à charge se composera des frais de déplacement entre le poste et le lieu de l’étudiant à charge tel que précisé au paragraphe 35.3.1 et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada.

35.3.3 Lorsque l’indemnité pour les frais de logement au postsecondaire ne sera pas versé conformément à l’article 34.6 de la DSE 34 – Indemnités scolaires puisque l’établissement d’enseignement postsecondaire n’est pas dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité de déplacement se composera des frais de déplacement entre le lieu de l’étudiant à charge tel que précisé au paragraphe 35.3.1 et le lieu de l'établissement d'enseignement postsecondaire moins la part du fonctionnaire qui sera basée sur les frais de déplacement entre la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada et l’emplacement de l’établissement d’enseignement postsecondaire.

35.4 Déplacement d’un accompagnateur

35.4.1 L'administrateur général peut autoriser une indemnité pour des frais de voyage aller-retour pour un parent qui accompagne l'élève du poste à son école, au début de la première année scolaire pendant laquelle l’élève sera éduqué à l’extérieur du poste :

  1. quand une indemnité scolaire est autorisée pour un élève à l'école élémentaire ou secondaire en vertu des articles 34.3, 34.4 et/ou 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires; ou
  2. quand un élève termine ses études secondaires à l'extérieur du Canada et qu’il a moins de 21 ans au début de l'année scolaire dans un établissement d'enseignement postsecondaire au Canada.

35.4.2 Dans les cas où une indemnité a été autorisée pour un parent conformément à l'alinéa 35.4.1a), rien n'empêche qu'une autre indemnité soit autorisée pour ce même parent en vertu de l'alinéa 35.4.1b), lorsqu'il y a lieu.

35.4.3 Lorsqu'un élève à charge poursuit ses études hors du poste, mais non au Canada au niveau élémentaire ou secondaire, l'indemnité pour les frais de déplacement autorisée pour le parent au poste se limitera à ceux qui seraient engagés pour le déplacement entre le poste et la ville du bureau principal du fonctionnaire.

35.4.4 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire est dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité pour les frais de déplacement autorisés pour le parent au poste se composera des frais de déplacement entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada.

35.4.5 Lorsque l’établissement d’enseignement postsecondaire n’est pas dans la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire, l’indemnité de déplacement se composera des frais de déplacement entre le poste et le lieu de l’établissement d’enseignement postsecondaire, moins la part d’un fonctionnaire qui sera basée sur les frais de déplacement entre la ville du bureau principal ou le dernier lieu de travail du fonctionnaire au Canada et l’emplacement de l’établissement d’enseignement postsecondaire.

35.4.6 Le parent au poste n'a pas droit à une indemnité de voyage aller-retour lorsque le tuteur légal de l'élève à charge réside au Canada, sous réserve des dispositions u paragraphe 18.7.2 de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.

35.5 Expédition des effets personnels

35.5.1 Lorsque l'indemnité de déplacement est autorisée en vertu de la présente directive, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour les frais réels et raisonnables d'expédition des effets personnels d'un élève à charge à condition que :

  1. le poids total de tels effets ne dépasse pas la limite appropriée pour un enfant à charge qui accompagne le fonctionnaire en vertu de l'Appendice B de la DSE 15 – Réinstallation, en plus du poids maximal permis des bagages qui l'accompagnent et que le transporteur transporte gratuitement; et
  2. les effets personnels en sus des effets transportés gratuitement soient transportés par les moyens les plus économiques.

35.5.2 Si des circonstances exceptionnelles justifient une exception aux limites de poids précisés au paragraphe 35.5.1, il faut communiquer les renseignements au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.