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DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur et banque de crédits de congé de service l'extérieur

Portée

Introduction

La présente directive remplace la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et précise les conditions pour l'utilisation des crédits versés dans la banque de crédits de déplacement et dans la banque de crédits de congé qui ont été acquis avant le 1er octobre 1997. La directive établit en outre les dispositions transitoires qui s'appliquent aux fonctionnaires en poste le 1er juin 2001 qui, le 31 mai 2001, étaient assujettis aux dispositions de la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur des Directives sur le service extérieur de 1993.

La présente directive sera annulée lorsque tous les crédits de déplacement et de congé auront été liquidés.

Les procédures d'émission et de vérification des crédits se trouvent dans la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

45.1 Banque de crédits de déplacement du service extérieur

45.1.1 Les crédits de déplacement du service extérieur qui ont été convertis de crédits de congé et portés à une banque de crédits de déplacement du service extérieur le 1er octobre 1997 ont pour objet d'aider les fonctionnaires ainsi que leur famille et leurs amis à se déplacer entre le poste et un autre endroit, et d'aider aux membres de la famille et aux amis à aller visiter le fonctionnaire à son lieu d'affectation ou à se rendre avec lui à une autre destination.

45.1.2 Chaque plein crédit de déplacement du service extérieur est converti à une indemnité de déplacement non soumise à justification, équivalant à 75 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire à la ville du bureau principal lorsque l'indemnité est autorisée. Lorsqu'il n'y a pas de tarif sans restriction, c'est 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion qui s'appliquera.

45.1.3 Une indemnité de déplacement du service extérieur peut être demandée en devise locale ou en dollars canadiens. Les fonctionnaires qui demandent l'indemnité devront en préciser l'utilisation et prouver ultérieurement qu'ils l'ont effectivement utilisée à cette fin.

45.1.4 Le but visé n'est pas d'accorder aux fonctionnaires une indemnité pour des fins autres que les déplacements prévus dans la présente directive. Bien que l'indemnité doive servir aux frais de transport, il est acceptable que jusqu'à 30 % de l'indemnité soit utilisée pour des frais connexes tels que le logement et les repas.

45.1.5 Un fonctionnaire peut utiliser un crédit/une indemnité de déplacement du service extérieur pour :

  1. un voyage pendant son affectation à l’étranger; et/ou
  2. des frais de voyage engagés à l’occasion de son installation à son nouveau poste ou de son départ de celui-ci, à condition d’avoir reçu l’approbation au préalable et sujet à une vérification à l’arrivée au nouveau lieu de travail; et/ou
  3. un voyage pour se rendre, après avoir reçu une formulaire de confirmation d'affectation (ou l'équivalent), à son nouveau lieu d'affectation à l'extérieur du Canada, pour faciliter la recherche d'un emploi pour l'époux ou le conjoint de fait, pour prendre les arrangements nécessaires en vue de l'éducation des personnes à charge ou pour la recherche d'un logement lorsqu'un voyage à cette fin n'a pas été autorisé pour des motifs de rentabilité.

45.1.6 Le voyage peut être fait à plus d'une occasion et/ou par plus d'une personne.

45.1.7 Le fonctionnaire peut utiliser plus d'un crédit de déplacement à la fois (par exemple, il peut souhaiter que deux membres ou plus de sa famille du Canada le visitent au poste).

45.1.8 Le voyage peut être combiné, c'est-à-dire que le voyage à partir du poste peut être combiné à un voyage d'une deuxième localité jusqu'à une troisième destination commune.

45.1.9 Lorsque le voyage n'a pas pour point de départ le poste du fonctionnaire, une escale d'au moins 24 heures au poste du fonctionnaire doit paraître sur l’itinéraire de voyage avant que le voyage reprenne.

45.1.10 Avec l'approbation préalable de l'administrateur général, il est possible d'effectuer un voyage en combinaison avec un déplacement autorisé en vertu d'une autre directive (par exemple, un déplacement pour une réunion de famille ou pour des événements familiaux malheureux).

45.1.11 Une demande d'indemnité de déplacement du service extérieur n’est pas refusée sans motif valable.

45.1.12 Un fonctionnaire peut, en présentant une demande écrite à cet effet à son administrateur de DSE au bureau principal, convertir des crédits de déplacement du service extérieur à des crédits de congé de service à l'extérieur au taux de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de déplacement.

45.1.13 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ait commencé le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

  1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
  2. remboursera l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.14 Si l'affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin avant qu'il ne puisse terminer le voyage pour lequel l'indemnité a été accordée, le fonctionnaire :

  1. sur demande, pourra se prévaloir des avantages prévus par la présente directive en combinaison avec son voyage de réinstallation lors de son dernier départ du poste, sauf si l'employeur peut démontrer que les nécessités du service empêchent les détours; ou
  2. peut rembourser l'indemnité en entier, auquel cas le crédit de déplacement sera rétabli; ou
  3. peut rembourser 50 % de l'indemnité, lorsqu'il peut démontrer qu'il a utilisé environ 50 % de l'indemnité, auquel cas la moitié d'un crédit de déplacement sera rétabli.

45.1.15 Lorsque le déplacement a été autorisé en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation, à son arrivée au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire doit démontrer qu'il a utilisé l'indemnité à la fin prévue.

45.1.16 En ce qui a trait à l'application des paragraphes 45.1.13 et 45.1.14, le fonctionnaire sera normalement tenu de rembourser la portion de l'indemnité qui n'a pas servi à des fins de déplacement (et qui ne sera pas utilisée en combinaison avec un voyage de réinstallation prévu à la DSE 15 - Réinstallation), à moins que, selon l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances atténuantes qui méritent une considération spéciale, à savoir lorsque le fonctionnaire peut prouver qu'il a acheté des billets non remboursables ou s'il a fait des arrangements de vacances ou de voyage payés à l'avance qui ne peuvent être annulés ou qui sont assujettis à une peine pécuniaire.

45.1.17 À la fin de tous les déplacements pour lesquels l'indemnité a été accordée, et au plus tard au moment où il quitte définitivement le poste, (sauf s'il y a réinstallation conformément à l'alinéa 45.1.5b) et au paragraphe 45.1.15), le fonctionnaire est tenu de produire les documents exigés par l'employeur pour démontrer qu'il a utilisé l'indemnité aux fins prévues. Il incombe au fonctionnaire de produire les pièces justificatives que l'administrateur général juge acceptables pour les frais de voyage visés par le crédit de déplacement (p. ex., documents de voyage, billets). Si le fonctionnaire ne peut produire une preuve acceptable des déplacements effectués, il devra rembourser l'indemnité en entier et le crédit de déplacement sera porté de nouveau à sa banque de crédits de déplacement du service extérieur.

45.1.18 Le transport par voiture, au taux de kilométrage/millage réduit, est une pièce justificative acceptable, pourvu que la destination soit à plus de 150 kilomètres du poste et que le voyage nécessite le logement pour une nuit ou plus.

45.1.19 Lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, un fonctionnaire se voit rembourser en espèces tous les crédits de déplacement du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur et à raison de 10 jours de congé de service à l'extérieur pour chaque plein crédit de congé de déplacement.

45.2 Banque de crédits de congé de service extérieur

45.2.1 Le fonctionnaire qui a choisi de conserver ses crédits de congé de service à l'extérieur après le 1er octobre 1997 peut :

  1. conserver et utiliser les crédits de congé du service extérieur pendant qu'il travaille pour un ministère du service extérieur; et/ou
  2. recevoir un paiement en espèces pour la totalité ou une partie des crédits de congé du service extérieur, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur à la date de sa demande; et
  3. lorsqu'il cesse de travailler pour un ministère du service extérieur, obtenir le paiement en espèces de tous les crédits de congé du service extérieur non utilisés, le calcul s'effectuant en fonction du traitement en vigueur au dernier jour d'emploi pour le ministère du service extérieur.

45.3 Dispositions transitoires

45.3.1 Les fonctionnaires en poste ayant des crédits dans la banque de crédits de déplacement du service extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions jusqu’au 31 mars 2020. Le 1er avril 2020, tous les crédits de déplacement restants seront convertis en crédits de congé, conformément au paragraphe 45.1.12 de la présente directive et les crédits de congé seront assujettis aux dispositions du paragraphe 45.3.3.

45.3.2 Les fonctionnaires ayant des crédits dans la banque de crédits de congé de service à l’extérieur en vertu des dispositions de la présente directive demeureront assujettis à ces dispositions, conformément au paragraphe 45.2.1, jusqu’au 31 mars 2020 ou jusqu’à ce que tous les crédits de congé soient utilisés en tant que congés ou remboursés tel qu’il est précisé au paragraphe 45.3.3.

45.3.3 À compter du 1er avril 2020, les fonctionnaires doivent utiliser au minimum 75 heures de crédits de congé par année ou demander le remboursement d’un minimum de 75 heures de crédits de congé. Lorsque le fonctionnaire n’a pas utilisé le minimum de 75 heures de crédits de congé, la différence entre la somme utilisée ou versée et les 75 heures doit être remboursée au fonctionnaire, en fonction de son salaire en vigueur au 1er avril de l’année où le paiement est accordé par l’administrateur général.

45.3.4 L’approbation du congé ne doit pas être refusée d’une façon déraisonnable.