DSE 50 - Aide au déplacement du poste

Portée

Introduction

On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d’une indemnité d’aide au déplacement du poste pour faire un voyage au Canada et/ou voyager ailleurs qu’au poste pendant leur affectation à l’étranger, et que les fonctionnaires affectés à des postes difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

50.1.1 Un fonctionnaire et les personnes à charge qui partagent normalement sa résidence au poste, y compris les élèves des cours élémentaires et secondaires qui font leurs études hors du poste, mais non au Canada, en vertu des dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque le système scolaire au poste n'est pas compatible, ont droit à une indemnité pour une aide au déplacement du poste (ADP) pour les aider à voyager :

50. une fois par période d'affectation de trois ans ou plus (y compris toute prolongation), pour les postes qui ne sont pas énumérées dans l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste; lorsque le fonctionnaire est affecté à un poste non difficile pour une période de moins de trois ans, il n'a droit à une allocation qu'à la fin de son affectation à l’étranger en vertu du paragraphe 50.4.1;
51. une fois par période d'affectation de deux ans et une indemnité pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste;
52. deux fois par période d'affectation de trois ans et une indemnité pour chaque année additionnelle, pour les postes de niveaux I et II figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste;
53. une fois pour chaque année d'affectation et une indemnité pour chaque année en sus de la période normale d'affectation, pour les postes de niveaux III, IV et V figurant à l'Appendice B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste.

50.1.2 Le fonctionnaire doit utiliser l'allocation pour se déplacer à l'extérieur du poste, et peut se prévaloir de l'allocation à plus d'une occasion, sur présentation d'un plan de voyage fournissant des précisions sur le déplacement de chacune des personnes pour lesquelles une allocation a été autorisée.

50.1.3 Lorsqu'une ADP est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.

50.1.4 En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation à l’étranger, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation à l’étranger prend fin.

50.1.5 Lorsqu'une demande d'aide conformément à la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille est autorisée, l'indemnité accordée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée par le fonctionnaire et par les personnes à sa charge pour être certifiée en vertu de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.2 Couple de fonctionnaires

50.2.1 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés au même poste, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.

50.3 Calcul et certification de l’indemnité

50.3.1 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 50.1.1 et/ou 50.4.3, l'administrateur général doit autoriser une indemnité qui n’a pas à être justifiée et qui fera l’objet d’une certification et d’une vérification possible, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.3.2 L’indemnité doit être établie conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du CNM pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, et l’article 56.11 – Indemnités spéciale de poste, à compter du 1^er juin de chaque année, conformément à l’Appendice B de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, et correspondre à :

1. 80 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire jusqu’à la ville de son bureau principal; ou
2. s’il n’y a pas de billet sans restriction à plein tarif en classe économique pour l’ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion.

50.3.3 Les fonctionnaires sont tenus de certifier que 75 % de l’indemnité est dépensée pour les déplacements et les frais liés aux déplacements, y compris le transport, l’hébergement, les repas et les faux frais comme les excursions et les droits d’entrée, etc. Une certification est exigée au terme du dernier voyage ou de l’affectation à l’étranger du fonctionnaire, selon la première éventualité, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport. Conformément aux dispositions de l’article 70.4, les fonctionnaires doivent conserver une preuve du voyage et peuvent avoir à démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

50.4 Prorogation de l'indemnité de transport

50.4.1 En plus de l'aide qui leur est accordée en vertu du paragraphe 50.1.1, le fonctionnaire et les personnes à charge partageant normalement sa résidence au poste, y compris les élèves des cours élémentaires et secondaires qui font leurs études hors du poste, mais non au Canada, en vertu des dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque le système scolaire au poste n'est pas compatible, ont droit de demander de voyager entre le poste et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation à l’étranger, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 - Réinstallation.

50.4.2 Le fonctionnaire ne peut se permettre de proroger son indemnité de transport prévue à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.3 L'administrateur général a le droit, pour des raisons opérationnelles, de proroger l'indemnité de transport à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire prévue à l’article 15.3 de la DSE 15 - Réinstallation. En pareil cas, le fonctionnaire a droit à une ADP supplémentaire en vertu de la présente directive pour le déplacement à la ville où est situé le bureau principal, pendant sa nouvelle affectation à l’étranger. Ce déplacement à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire doit être indiqué sur le Formulaire d'attestation de voyage de la DSE 70 au titre de la DSE 50.

50.4.4 Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.4 à la fin d'une affectation à l’étranger ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyages de réinstallation effectués en vertu de la DSE 15 - Réinstallation, et ne s'appliquent pas lorsque l'affectation à l’étranger est prolongée.

50.5 Congé

50.5.1 Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé au paragraphe 50.1.1 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.

50.5.2 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de son poste à la ville où est situé son bureau principal.

50.6 Expédition additionnelle des effets

50.6.1 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à un poste difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions des articles 15.13 à 15.15 de la DSE 15 - Réinstallation. Le fonctionnaire aura droit à un bagage accompagné excédent par voyageur admissible ou à faire expédier des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l’accompagne.

50.6.2 Les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste du fonctionnaire au moment où le voyage se fait.

50.6.3 Cette expédition peut se faire en provenance d'un ou de plusieurs endroits situés sur le parcours de retour au poste et doit se rattacher à la période de voyage.

50.6.4 Le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et/ou les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.

50.6.5 Le fonctionnaire est responsable des frais de tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.

50.7 Fonctions temporaires

50.7.1 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive est accompagné d'une personne à charge et reçoit l'ordre d’effectuer des fonctions temporaires pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à l’article 15.11 de la DSE 15 - Réinstallation.

50.8 Changement du taille de la famille

50.8.1 Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADP. Une fois versée, l'ADP ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge.

50.9 Modification du niveau de difficulté du poste

50.9.1 Lorsque la fréquence de l'ADP est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à ce poste.

50.9.2 Lorsque la fréquence de l'ADP est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification touche seulement un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à ce poste.

50.10 Départ avant la fin de l'affectation

50.10.1 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à un poste, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'indemnité; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes des articles 15.26 et 15.27 de la DSE 15 - Réinstallation.)

50.11 Pouvoir discrétionnaire de la direction

50.11.1 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1 de la présente directive, lorsque l’administrateur est d’avis que l’année entière n’est pas achevée en raison d’exigences opérationnelles qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire, l’administrateur général peut verser l’indemnité au prorata au fonctionnaire et toute personne à sa charge qui a déménagé en même temps que le fonctionnaire.

50.11.2 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1. de la présente directive, lorsque l’administrateur général est d’avis que les fonctionnaires et/ou les personnes à leur charge qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, devraient être autorisés à utiliser l’indemnité prévue en vertu de la présente directive pour voyager ailleurs que l’endroit de l’évacuation plutôt qu’à partir du poste, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité accordée à partir du poste du fonctionnaire pour les voyages.

50.11.3 Lorsque le déplacement a lieu pendant une évacuation d’urgence, le déplacement doit avoir lieu ailleurs qu’au poste et qu’au lieu de l’évacuation. Les frais prévus en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, ne peuvent être utilisées pour certifier l’utilisation de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

50.11.4 Lorsque le pouvoir discrétionnaire de la direction est exercé :

1. l’indemnité est assujettie aux mêmes conditions qu’une indemnité intégrale; et
2. il faut rendre compte des détails au comité interministériel de coordination du service extérieur approprié.