DSE 50 - Aide au déplacement du poste

Portée

Introduction

On reconnaît par la présente directive qu'il est dans l'intérêt de la direction et des fonctionnaires que ceux-ci et leurs familles puissent bénéficier d’une indemnité d’aide au déplacement du poste pour faire un voyage au Canada et/ou voyager ailleurs qu’au poste pendant leur affectation à l’étranger, et que les fonctionnaires affectés à des postes difficiles aient la possibilité de faire des voyages plus souvent.

Les procédures de versement et de vérification se trouvent dans la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

Directive

50.1.1 Un fonctionnaire et toute personne à charge qui résident normalement avec lui au poste, y compris les élèves du primaire et du secondaire qui poursuivent leurs études à l’extérieur du poste, mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque les installations éducatives au poste ne sont pas compatibles, ont droit à une indemnité pour une aide au déplacement du poste (ADP) pour les aider à voyager :

1. des postes qui ne sont pas inscrits à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par affectation (y compris toute prolongation) d'une durée de trois ans ou plus; lorsqu’un fonctionnaire est affecté à un poste sans niveau de difficulté attribué pour une période de moins de trois ans, il n’a droit à une indemnité qu’à la fin de son affectation, conformément au paragraphe 50.4.1;
2. des postes de niveaux I et II figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par affectation de deux ans, plus une indemnité pour chaque année supplémentaire au-delà de deux ans;
3. des postes de niveaux I et II figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, deux fois par affectation de trois ans, plus une indemnité pour chaque année supplémentaire au-delà de trois ans;
4. postes de niveaux III, IV et V figurant à l’Annexe B de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, une fois par année pour la durée de l’affectation, plus une allocation pour chaque année supplémentaire au-delà de la durée normale de l’affectation.

50.1.2 Le fonctionnaire et chaque personne à charge admissible doivent utiliser l’indemnité pour effectuer un ou plusieurs déplacements à l’extérieur du poste.

50.1.3 Lorsqu'une ADP est autorisée, les personnes à charge ne sont pas tenues de voyager ensemble ou avec le fonctionnaire.

50.1.4 En vertu de la présente directive, on peut se prévaloir de tous les avantages à n'importe quel moment pendant une affectation à l’étranger, mais tous ces avantages s'annulent automatiquement lorsque l'affectation à l’étranger prend fin.

50.1.5 Lorsqu'une demande d'aide conformément à la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille est autorisée, l'indemnité accordée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée par le fonctionnaire et par les personnes à charge aux fins de la certification en vertu de la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.1.6 Lorsqu’une personne à charge poursuit ses études à l’extérieur du poste mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 –  Indemnités scolaires, en raison de l’incompatibilité des installations éducatives au poste, l’indemnité autorisée en vertu du paragraphe 50.1.1 peut être utilisée pour les déplacements à partir de l’établissement d’enseignement, y compris les voyages éducatifs qui ne seraient pas autrement couverts par la DSE 34 – Indemnités scolaires.

50.2 Couple de fonctionnaires

50.2.1 La présente directive s'applique à chaque fonctionnaire d'un couple de fonctionnaires. Cependant, lorsque les deux fonctionnaires sont affectés au même poste, un seul des deux peut demander le remboursement des frais de voyage pour chaque personne à charge admise à voyager aux termes de la présente directive.

50.3 Calcul et certification de l’indemnité

50.3.1 Lorsqu'un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 50.1.1 et/ou 50.4.3, l'administrateur général doit autoriser une indemnité qui n’a pas à être justifiée et qui fera l’objet d’une certification et d’une vérification possible, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport.

50.3.2 L’indemnité doit être établie conformément à la méthode convenue par le Comité des DSE du et telle que décrite dans le Guide des taux et indemnités – Directives sur le service extérieur pour la DSE 50 – Aide au déplacement du poste, et l’article 56.11 – Indemnités spéciale de poste, à compter du 1^er juin de chaque année, conformément à l’Appendice B de la DSE 56 – Indemnités incitatives de service extérieur, et correspondre à :

1. 80 % du prix du billet d’avion sans restriction à plein tarif en classe économique pour un voyage aller-retour du poste du fonctionnaire jusqu’à la ville de son bureau principal; ou
2. s’il n’y a pas de billet sans restriction à plein tarif en classe économique pour l’ensemble ou pour une partie du voyage, 100 % du tarif le plus élevé disponible en classe économique en avion.

50.3.3 Les fonctionnaires sont tenus de certifier que 75 % de l’indemnité est dépensée pour les déplacements et les frais liés aux déplacements, y compris le transport, l’hébergement, les repas et les frais accessoires de voyage tel que les excursions et les droits d’entrée, etc. Une certification est requise à la fin du dernier voyage ou à la fin de l’affectation à l’étranger, selon la première éventualité, conformément à la DSE 70 – Indemnités et obligation de faire rapport. Conformément aux dispositions de l’article 70.4, les fonctionnaires doivent conserver des preuves de voyage et peuvent être tenus de démontrer que l’indemnité a été utilisée aux fins prévues.

50.4 Voyage de réinstallation différé

50.4.1 En plus des droits de déplacement précisés au paragraphe 50.1.1, un fonctionnaire et toute personne à charge résidant normalement avec lui au poste, y compris les élèves du primaire et du secondaire qui poursuivent leurs études à l'extérieur du poste mais pas au Canada, conformément aux dispositions de l’article 34.5 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, lorsque les installations éducatives au poste ne sont pas compatibles, peuvent demander à voyager entre le poste et la ville du bureau principal à la fin de chaque affectation, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.2 Le fonctionnaire n’a pas la possibilité de reporter son voyage de réinstallation en vertu de l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.4.3 L’administrateur général a le droit de différer le voyage de réinstallation d’un fonctionnaire vers la ville du bureau principal pour des raisons opérationnelles, conformément à l’article 15.3 de la DSE 15 – Réinstallation. Dans ce cas, le fonctionnaire bénéficie d’une indemnité supplémentaire en vertu de cette directive pour un voyage vers la ville du bureau principal pendant la nouvelle affectation. Ce voyage doit être identifié sur le formulaire de certification de voyage de la DSE 70 pour la DSE 50.

50.4.4 Les déplacements autorisés en vertu de l'article 50.4 à la fin d'une affectation à l’étranger ne peuvent être autorisés qu'à l'occasion de voyage de réinstallation effectué en vertu de la DSE 15 – Réinstallation, et ne s'appliquent pas lorsque l'affectation à l’étranger est prolongée.

50.5 Congé

50.5.1 Le fonctionnaire qui effectue un déplacement visé au paragraphe 50.1.1 de la présente directive n'est pas tenu de prendre un nombre minimum de jours de congé rémunéré.

50.5.2 Les fonctionnaires ne doivent normalement pas voyager pendant les heures de travail; s'ils le font, la durée du voyage doit être déduite de leurs congés à moins qu'il ne leur soit impossible de voyager en dehors des heures de travail (par exemple, si tous les vols internationaux partent le matin en milieu de semaine); en pareils cas, l'administrateur général accorde au fonctionnaire un congé de déplacement suffisamment long pour lui permettre de se rendre à destination, mais qui ne dépasse pas le temps requis pour se rendre en avion de son poste à la ville où est situé son bureau principal.

50.6 Expédition additionnelle des effets

50.6.1 Le fonctionnaire autorisé à voyager en vertu de la présente directive et qui retourne à un poste difficile de niveau III, IV ou V peut prendre des dispositions pour se faire expédier par avion des effets personnels et mobiliers, en application exceptionnelle des dispositions des articles 15.13 à 15.15 de la DSE 15 – Réinstallation. Le fonctionnaire aura droit à un bagage accompagné excédent par voyageur admissible ou à faire expédier des effets dont le poids ne dépasse pas 20 kilos pour lui-même et pour chaque personne à charge qui l’accompagne.

50.6.2 Les frais seront les moindres des frais d'expédition par avion ou des frais d'excédent de bagage accompagné, déterminés par l'administrateur général en fonction du poids des effets que le fonctionnaire a le droit d'expédier de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste du fonctionnaire au moment où le voyage se fait.

50.6.3 Cette expédition peut se faire en provenance d'un ou de plusieurs endroits situés sur le parcours de retour au poste et doit se rattacher à la période de voyage.

50.6.4 Le fonctionnaire peut réclamer les droits de douane, les taxes et/ou les frais de dédouanement imposés par le pays hôte sur les effets expédiés par avion ou sur l'excédent de bagage qui l'accompagne.

50.6.5 Le fonctionnaire est responsable des frais de tous les droits de surestarie ou droits semblables subis à la suite d'une erreur, d'un choix ou d'une négligence de la part du fonctionnaire ou des personnes à charge et les frais de transport local aux points d'origine et de destination de l'expédition.

50.7 Fonctions temporaires

50.7.1 Lorsqu'un fonctionnaire, voyageant en vertu des dispositions de la présente directive est accompagné d'une personne à charge et reçoit l'ordre d’effectuer des fonctions temporaires pendant la période de voyage autorisé, l'administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables de la personne à charge qui l'accompagne, pour la période de service temporaire, conformément à l’article 15.11 de la DSE 15 – Réinstallation.

50.8 Changement de la taille de la famille

50.8.1 Lorsqu’une personne à charge arrive au poste après le versement de l’indemnité et que cette personne à charge répond à la définition de « résidant normalement avec le fonctionnaire au poste » prévue dans la DSE 2 – Définitions, une indemnité supplémentaire peut être ajoutée à la banque de déplacement des DSE. Lorsqu’une personne à charge quitte le poste avant la fin de l’affectation, l’administrateur général peut récupérer la totalité ou une partie de l’indemnité versée pour cette personne à charge. Lorsque, de l’avis de l’administrateur général, il existe des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire, il peut renoncer à une telle mesure de récupération.

50.9 Modification du niveau de difficulté du poste

50.9.1 Lorsque la fréquence de l’ADP est modifiée par suite de la réduction du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification ne touche pas un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, et ce, tant que n'est pas terminée sa présente période d'affectation à ce poste.

50.9.2 Lorsque la fréquence de l’ADP est modifiée par suite de l'augmentation du niveau de l'Indemnité différentielle de poste applicable à un poste en vertu de la DSE 58 – Indemnité différentielle de poste, cette modification touche seulement un fonctionnaire à ce poste le jour où elle entre en vigueur, s'il lui reste encore environ 12 mois d'affectation à ce poste.

50.10 Départ avant la fin de l'affectation

50.10.1 Lorsque le fonctionnaire met fin de son propre chef à son affectation ou démissionne avant la fin de sa période d'affectation à un poste, l'administrateur général peut recouvrer la totalité ou une partie de l'indemnité; il peut aussi renoncer à recouvrer de tels frais s'il estime que des circonstances atténuantes indépendantes de la volonté du fonctionnaire le justifient. (Voir les dispositions connexes des articles 15.26 et 15.27 de la DSE 15 – Réinstallation.)

50.11 Pouvoir discrétionnaire de la direction

50.11.1 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1 de la présente directive, lorsque l’administrateur est d’avis que l’année entière n’est pas achevée en raison des nécessités du service qui sont indépendantes de la volonté du fonctionnaire, l’administrateur général peut verser l’indemnité au prorata au fonctionnaire et toute personne à sa charge qui a déménagé en même temps que le fonctionnaire.

50.11.2 Nonobstant les limitations précises prévues au paragraphe 50.1.1. de la présente directive, lorsque l’administrateur général est d’avis que les fonctionnaires et/ou les personnes à leur charge qui sont assujettis aux dispositions de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, devraient être autorisés à utiliser l’indemnité prévue en vertu de la présente directive pour voyager ailleurs que l’endroit de l’évacuation plutôt qu’à partir du poste, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité accordée à partir du poste du fonctionnaire pour les voyages.

50.11.3 Nonobstant les limitations spécifiques prescrites au paragraphe 50.1.1 de cette directive, dans des circonstances exceptionnelles et sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser l’utilisation de l’indemnité prévue par cette directive pour couvrir des dépenses engagées au poste plutôt qu’à l’extérieur du poste.

50.11.4 Lorsque le déplacement a lieu pendant une évacuation d’urgence, le déplacement doit avoir lieu ailleurs qu’au poste et qu’au lieu de l’évacuation. Les frais prévus en vertu de la DSE 64 – Évacuation d’urgence et pertes, ne peuvent être utilisées pour certifier l’utilisation de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

50.11.5 Nonobstant les limitations spécifiques prescrites dans cette directive, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, l’administrateur général peut autoriser un montant supplémentaire pour compenser des dépenses engagées en raison de circonstances indépendantes de la volonté du fonctionnaire et des personnes à charge, telles que des exigences de quarantaine imposées dans le cadre d’une mesure de santé publique.

50.11.6 Lorsque le pouvoir discrétionnaire de la direction est exercé :

1. l’indemnité est assujettie aux mêmes conditions qu’une indemnité intégrale; et
2. il faut rendre compte des détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.