Champ d'application
Introduction
La présente directive a pour objet de pourvoir à l'évacuation d'urgence du poste d'un fonctionnaire et(ou) d'une personne à charge dans le cas d'hostilités, de catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents, d'assurer la protection des biens matériels d'un fonctionnaire durant une telle absence et le dédommagement pour les pertes résultant de l'événement qui a nécessité l'évacuation.
Les présentes dispositions connexes tiennent compte du fait qu'une évacuation d'urgence d'un poste est susceptible d'entraîner un fardeau financier imprévu pour les fonctionnaires touchés. Les dispositions suivantes ont été élaborées afin de les aider à faire face à ces dépenses pendant la période d'évacuation.
Il incombe à chaque ministère qui est ou peut être touché par des mesures d'évacuation d'urgence de coordonner la mise en œuvre des dispositions de la DSE 64 et des directives connexes.
Directive
64.1 Application
64.1.1 L'administrateur général ou, lorsque le temps presse ou que les communications sont insuffisantes, l'agent supérieur de la mission peut autoriser l'évacuation d'urgence du poste, d'un fonctionnaire et(ou) d'une personne à charge, vers un endroit convenable, le Canada inclus, et, si les conditions ultérieures le permettent, leur retour au poste :
a) lorsque des hostilités, une catastrophe naturelle ou d'autres dangers imminents rendent une telle évacuation nécessaire pour assurer la sécurité de la personne ou des personnes affectés;
b) lorsqu'aucune tâche prioritaire, en particulier la protection et l'évacuation d'urgence d'autres ressortissants canadiens, ne justifierait qu'un fonctionnaire reste en service au poste; et
c) lorsqu'une telle évacuation est plus raisonnable et plus opportune qu'une mutation directe à un autre poste à l'étranger ou au Canada, conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation.
64.1.2 Lorsqu'un fonctionnaire évacué aux termes de la présente directive est affecté à un autre poste ou au Canada au lieu de retourner à son ancien poste, les dispositions de la DSE 15 - Réinstallation doivent s'appliquer.
64.1.3 Un fonctionnaire évacué aux termes de la présente directive est considéré comme étant en service à compter du jour de son départ du poste jusqu'à son retour ou jusqu'à son affectation à un autre poste ou au Canada, selon le cas.
64.2 Frais de déplacement et de subsistance
64.2.1 Les frais de déplacement autorisés et les frais réels et raisonnables de subsistance d'un fonctionnaire et(ou) d'une(des) personne(s) à charge qui ont été évacués aux termes de la présente directive peuvent être payés au cours de la période d'évacuation lorsqu'ils sont normalement logés temporairement dans un hôtel-résidence ou dans un endroit semblable doté d'installations pour la préparation des repas. Les frais de déplacement et de logement et les indemnités journalières de repas et de faux frais sont payés en conformité avec les dispositions de la DSE 8 - Affectations de courte durée à l'extérieur du Canada.
64.3 Appels téléphoniques
64.3.1 Au début de l'évacuation d'un poste, un fonctionnaire peut réclamer le coût de deux appels téléphoniques interurbains de personne à personne de cinq minutes, le premier à un proche parent ou au parent désigné le plus proche du fonctionnaire et l'autre, le cas échéant, à un proche parent ou au parent désigné le plus proche de l'époux ou du conjoint de fait. Lorsque l'évacuation a pour résultat que des personnes à charge qui accompagnent le fonctionnaire sont séparées de celui-ci durant plus de cinq jours, le fonctionnaire peut réclamer le coût d'un appel téléphonique interurbain de numéro à numéro de cinq minutes par semaine à l'endroit où se trouvent les personnes à charge dont il est séparé au cours de la période de l'évacuation d'urgence.
64.3.2 Le droit à un appel téléphonique hebdomadaire à des personnes à charge dont un fonctionnaire est séparé se limite à la période d'évacuation d'urgence au cours de laquelle le fonctionnaire et(ou) les personnes à charge occupent un logement temporaire et cesse lorsque les personnes à charge sont réinstallées en vertu de la DSE 15 - Réinstallation ou lorsque le fonctionnaire est autorisé à recevoir une indemnité de séparation de la famille en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille.
64.4 Dépenses supplémentaires
64.4.1 Outre les frais prévus au paragraphe 64.2.1, l'administrateur général peut approuver le remboursement de frais liés à l'évacuation qui ne sont pas autrement prévus. Les frais possibles comprennent :
a) l'expédition des animaux de compagnie, généralement comme bagage d'accompagnement, ou par fret aérien, au besoin;
b) une indemnité de transport commercial à justifier de 100 $ par semaine au Canada sauf lorsqu'il y a une voiture en entrepôt dans la ville du bureau principal ou lorsqu'une avance a été versée pour l'achat d'un véhicule de remplacement à l'intention des personnes à charge;
c) une indemnité supplémentaire de transport commercial à justifier au Canada lorsqu'une voiture de location est utilisée pour le transport scolaire;
d) la mise en pension des animaux de compagnie:
(i) au poste pour la durée de l'évacuation; ou
(ii) à l'endroit de l'évacuation lorsque les hôtels n'acceptent pas les animaux de compagnie.
64.4.2 Les montants prévus aux alinéas 64.4.1b) et c) ne doivent pas excéder le montant fixé par l'administrateur général pour la location mensuelle d'une voiture de taille intermédiaire
64.5 Frais de subsistance dans un logement temporaire au poste
64.5.1 Dans des conditions motivant l'évacuation d'urgence, l'administrateur général doit autoriser que soient payés à un fonctionnaire les frais réels et raisonnables de logement, repas, pourboires et services personnels effectivement assumés par le fonctionnaire pendant la période où il lui a été demandé de rester au poste dans un logement temporaire.
64.5.2 Les frais réels et raisonnables de repas ne devraient généralement pas excéder les montants journaliers payables au titre des repas pris au poste. Cependant, l'administrateur peut, à titre exceptionnel, accorder un montant supérieur sur la recommandation de la direction de la mission.
64.6 Avances comptables pour l'achat des effets mobiliers essentiels
64.6.1 Au moment de l'évacuation du fonctionnaire et (ou) de ses personnes à charge, l'administrateur général pourra autoriser une ou plusieurs avances comptables pour le remplacement des effets ménagers essentiels, des vêtements essentiels ou des jouets d'enfants essentiels laissés au poste et, dans le cas d'une évacuation dans un tiers pays, des articles essentiels qui sont les mêmes que ceux qui sont en entreposage à la ville du bureau principal. Ces avances ne peuvent être autorisées que pour l'achat d'articles qui sont les mêmes que ceux qui sont énumérés sur l'inventaire. Le paragraphe 64.11.2 s'applique aux cas où un dédommagement a été accordé pour certains articles qui sont recouvrés par la suite. Le montant des avances accordées ne devront pas dépasser:
a) 2 500 $ pour un fonctionnaire, ou
b) 2 500 $ pour l'époux ou le conjoint de fait d'un fonctionnaire dans les cas où le fonctionnaire n'est pas évacué ou que son époux ou son conjoint de fait le précède à l'occasion d'une évacuation d'urgence, et
c) 1 000 $ pour un fonctionnaire, lorsque son époux ou son conjoint de fait a reçu une avance de 2 500 $, et
d) 1 000 $ pour chaque personne à charge qui accompagne le fonctionnaire ou l'époux ou le conjoint de fait au moment d'une évacuation d'urgence.
64.6.2 Nonobstant le fait qu'un fonctionnaire et(ou) des personnes à charge peuvent avoir reçu une avance pour l'achat d'articles essentiels à la suite d'une évacuation d'urgence, lorsque la mission n'a pas été capable d'expédier les effets mobiliers du fonctionnaire, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une nouvelle avance comptable dont le montant maximum correspond à la valeur dépréciée des effets mobiliers laissés au poste d'où le fonctionnaire a été évacué, tels qu'énumérés dans l'inventaire du fonctionnaire, laquelle avance est réduite du montant de toute avance déjà consentie pour l'achat d'articles essentiels en remplacement de ceux laissés au poste :
a) lorsque le fonctionnaire a été officiellement avisé d'une mutation à un autre poste ou d'une affectation au Canada autre que pour du service temporaire, ou
b) lorsque la famille est réunie dans un logement permanent.
64.6.3 Nonobstant la DSE 4 - Avances comptables, une avance comptable peut être versée à une personne à charge pour toute dépense autorisée en vertu de la DSE 64 et des dispositions connexes lorsque le fonctionnaire s'engage à rembourser cette avance conformément au présent appendice. Lorsque de telles avances sont versées à une personne à charge, elles sont réputées être versées au fonctionnaire.
64.7 Déménagement des effets mobiliers de l'entreposage de longue durée
64.7.1 Lorsque le fonctionnaire et(ou) la personne à charge a besoin des articles entreposés conformément à la DSE 15 - Réinstallation, l'administrateur général peut autoriser qu'on prenne les dispositions nécessaires et approuver le paiement des frais d'empaquetage, d'emballage, de transport, de déballage, ainsi que les autres frais rattachés au déménagement de ces effets.
64.8 Protection des effets mobiliers du fonctionnaire
64.8.1 L'agent supérieur à la mission est autorisé à approuver les dépenses réelles et raisonnables de fonds publics afin de protéger les biens matériels d'un fonctionnaire contre les événements qui ont causé son évacuation.
64.9 Pertes et dommages des effets mobiliers du fonctionnaire
64.9.1 Le présent article vise à indemniser un fonctionnaire pour l'endommagement ou la perte d'effets personnels et/ou mobiliers, y compris toute perte d'argent, lorsque la perte est attribuable à une évacuation d'urgence, à une catastrophe naturelle ou un événement catastrophique dans les cas suivants :
a) la perte ne serait couverte que par une police d'assurance « à risques élevés »;
b) la perte aurait été évitée ou minimisée si le fonctionnaire n'avait pas été évacué;
c) la perte aurait autrement été couverte par la police d'assurance générale du fonctionnaire qui a été annulée par l'assureur.
64.9.2 Sous réserve du paragraphe 64.9.5, lorsque les biens matériels du fonctionnaire ont été endommagés ou perdus du fait des circonstances décrites à l'article 64.1, qu'il y ait eu ou non évacuation d'urgence, l'administrateur général peut autoriser une indemnité pour perte ou dommages jusqu'à concurrence du montant maximal fixé dans la DSE 15.25 pour les effets personnels ou mobiliers endommagés ou perdus, et dans le cas d'une perte d'argent sous forme de dépôt en banque seulement, un montant maximal équivalant à six mois de traitement. Dans ces cas :
a) l'indemnité est déterminée conformément aux dispositions applicables de la DSE 15 - Réinstallation, pour biens mobiliers endommagés ou perdus au cours de la réinstallation, le cas échéant;
b) après une évacuation d'urgence, le fonctionnaire doit présenter un inventaire à jour, en se fondant sur l'inventaire des effets expédiés au poste, et y indiquer clairement tous les articles ajoutés ou enlevés depuis son arrivée au poste ;
c) en ce qui concerne les articles acquis après l'arrivée au poste qui ne figurent pas encore dans l'inventaire, les demandes d'indemnisation doivent être accompagnées d'une preuve d'achat et de possession acceptable à l'administrateur général ;
d) lorsque les inventaires n'avaient pas été mis à jour avant l'évacuation, c'est l'inventaire de la réinstallation au poste qui est utilisé ;
e) si l'administrateur général estime que le fonctionnaire n'a pas pris de mesures raisonnables pour se protéger contre cette perte, le montant de l'indemnité qui doit être versé, le cas échéant, est déterminé par le comité interministériel de coordination du service extérieur compétent; et
f) l'indemnité doit inclure le montant de toute franchise d'assurance imposée aux termes d'une police d'assurance à risques élevés qui fournit une protection contre les catastrophes naturelles, les agitations civiles ou tout autre événement pouvant entraîner une évacuation d'urgence.
64.9.3 Dans les cas où les fonctionnaires évacués ne retournent pas au poste, les demandes d'indemnisation au titre de la perte de denrées alimentaires et d'articles périssables n'excédant pas 500 $ seront acceptées sans reçu. Subsidiairement, les demandes de remboursement excédant ce montant doivent être accompagnées de reçus.
64.9.4 Après le retour au poste des fonctionnaires évacués, les demandes d'indemnisation pour la perte de denrées alimentaires et d'articles périssables n'excédant pas 500 $ sont prises en considération par l'administrateur général, sur la recommandation de l'administration de la mission. Comme alternative, les demandes d'indemnisation excédant ce montant peuvent être prises en considération si elles sont accompagnées de reçus.
64.9.5 Il incombe au fonctionnaire de souscrire une police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers. Sauf dans les cas prévus aux paragraphes 64.9.1, 64.9.7 et 64.9.8, aucune demande pour effets endommagés ou perdus qui seraient couverts par une telle police ne sera prise en considération aux termes de la présente directive.
64.9.6 Tout montant remboursé à un fonctionnaire par une compagnie d'assurance ou autrement, en dédommagement des pertes subies, est signalé par le fonctionnaire et déduit du montant de l'indemnité prévue au présent article.
64.9.7 En l'absence d'une police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers, un fonctionnaire ne peut réclamer d'être indemnisé que pour les effets endommagés ou perdus dans les cas suivants :
a) la police d'assurance générale de locataire pour effets personnels et mobiliers ne couvre pas le risque ou est annulée par ce risque; ou
b) le dommage ou la perte aurait été évité ou minimisé si le fonctionnaire n'avait pas été évacué.
64.9.8 Le montant de l'indemnité payable pour les effets endommagés ou perdus est réduit par le montant déterminé par l'administrateur général, sur les conseils du comité interministériel de coordination du service extérieur compétent, afin de tenir compte du coût d'une police générale de locataire pour effets personnels ou mobiliers à Ottawa, à partir d'un inventaire du fonctionnaire, pour la période allant de la date d'occupation du logement permanent au poste jusqu'à la fin de l'année d'assurance au cours de laquelle est survenue l'évacuation.
64.10 Perte réputée
64.10.1 L'administrateur général peut, sur les conseils du chef de la Mission et avec le consentement du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur, considérer que les effets ont été perdus à la suite d'une évacuation d'urgence s'ils n'ont pas été récupérés dans les 12 mois qui suivent le départ du fonctionnaire du poste.
64.11 Indemnités pour pertes et dommages
64.11.1 L'indemnité pour la perte d'effets personnels et mobiliers qui ne sont pas récupérés à la suite d'une évacuation d'urgence sera versée conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation qui ont trait à l'endommagement ou à la perte des effets mobiliers.
64.11.2 L'indemnité pour effets personnels et mobiliers perdus et(ou) endommagés qui sont récupérés ultérieurement, après une évacuation d'urgence, sera versée conformément aux dispositions de la DSE 15 - Réinstallation qui ont trait aux effets perdus ou endommagés, sauf que le fonctionnaire aura le choix de :
a) conserver les articles récupérés qui ont été remplacés par des articles semblables en vertu des dispositions de l'article 64.10, auquel cas l'indemnité sera limitée à la moitié de la valeur de remplacement à neuf des articles récupérés, ou
(b) refuser les articles récupérés qui ont été remplacés par des articles semblables en vertu des dispositions de l'article 64.10, auquel cas l'indemnité correspondra à la valeur de remplacement à neuf des articles récupérés et la propriété desdits articles échoira à l'État.
64.11.3 Le fonctionnaire a le droit de réclamer une indemnité pour des effets personnels et mobiliers perdus et(ou) endommagés, conformément à la présente directive ou à la DSE 15 - Réinstallation; toutefois, le fonctionnaire ne peut réclamer une indemnité à l'égard du même article plus d'une fois aux termes des dispositions des Directives sur le service extérieur ou d'une assurance privée.
64.11.4 En cas de pertes ou de dommages pour lesquels une indemnité n'est pas par ailleurs payée en vertu de la présente directive ou de la DSE 15 - Réinstallation, l'administrateur général peut demander au président du Conseil du Trésor d'autoriser le paiement d'une indemnité raisonnable jugée appropriée, eu égard aux circonstances.
64.12 Méthodes de comptabilisation et de règlement pour pertes et dommages
64.12.1 Un fonctionnaire qui a reçu une avance en vertu des présentes dispositions doit, dans les 90 jours qui suivent, présenter des reçus à l'appui de l'achat des effets mobiliers, vêtements et jouets essentiels.
64.12.2 Lorsque des effets mobiliers sont réellement ou présumément perdus ou endommagés, un fonctionnaire qui a reçu une avance comptable en vertu des présentes dispositions doit présenter une demande d'indemnité pour régler l'avance conformément aux dispositions du présent appendice et de la DSE 15 - Réinstallation concernant les dommages causés aux effets mobiliers ou leur perte dans les 90 jours, selon celle des dates suivantes qui survient en premier:
a) de la date de prise de possession des effets mobiliers,
b) de la date à laquelle l'administrateur général établit que les effets mobiliers sont perdus, ou
c) de la date à laquelle l'administrateur général estime que les effets sont « réputés perdus ».
64.12.3 Un fonctionnaire qui n'a pas reçu d'avance en vertu des présentes dispositions et qui a subi une perte ou des dommages réels ou réputés d'effets mobiliers doit présenter une demande d'indemnité conformément à la DSE 15 - Réinstallation, sous réserve des dispositions de l'article 64.11.
64.12.4 Un fonctionnaire qui a reçu une avance comptable conformément aux présentes dispositions et qui ne présente pas de demande d'indemnité à l'État pour les dommages causés aux effets mobiliers ou pour leur perte doit rendre compte intégralement de ladite avance :
a) aussitôt après avoir été réglé par une tierce partie (par exemple, une assurance privée), ou
b) dans les 90 jours qui suivent la date de prise de possession des effets mobiliers, selon la première de ces deux éventualités.
64.13 Voiture particulière
64.13.1 Lorsqu'un fonctionnaire a été incapable de vendre lui-même sa voiture et que la mission a été incapable de la vendre ou de l'expédier dans les six mois qui suivent son évacuation, le fonctionnaire a les choix suivants :
a) demander à la mission de continuer à essayer de l'expédier, ou
b) demander à la mission de continuer à essayer de la vendre, ou
c) demander à l'État de l'acheter, auquel cas, l'administrateur général doit faire le nécessaire pour que l'État achète la voiture.
64.13.2 Cependant, lorsqu'un fonctionnaire demande de continuer à essayer d'expédier ou de vendre la voiture, le choix souligné à l'alinéa 64.13.1c) ne lui sera pas offert à une date ultérieure, sauf si, de l'avis de l'administrateur général, il existe des circonstances exceptionnelles qui justifient ce choix à une date ultérieure.
64.13.3 Lorsque l'État achète la voiture, le prix d'achat doit être calculé comme suit :
a) pour une voiture ayant plus d'un an, la valeur de vente au détail déterminée par l'administrateur général sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur :
(i) au moment de l'expédition, lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge n'a pas pris possession de la voiture au poste,
(ii) au moment de l'évacuation du fonctionnaire, lorsque la voiture était utilisée au poste; cependant, lorsque le chef de la Mission a autorisé l'entreposage de la voiture en lieu sûr avant l'évacuation du fonctionnaire, la valeur de la vente au détail est déterminée au moment où la voiture est entreposée en lieu sûr,
(b) pour une voiture de moins d'un an, la valeur de vente au détail déterminée par l'administrateur général sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur ou le coût d'achat déprécié de 2 % par mois à compter de la date de prise de possession, à l'exclusion des périodes pendant lesquelles le chef de la Mission a autorisé son entreposage en lieu sûr, selon le plus élevé des deux montants; cependant, lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge n'a jamais pris possession de la voiture, aucune dépréciation ne s'applique.
64.13.4 Un fonctionnaire peut demander une avance pour l'achat d'une voiture de remplacement n'importe quand dans les six mois qui suivent une évacuation. L'avance ne doit pas dépasser le prix d'achat par l'État de la voiture laissée au poste, déterminé conformément au paragraphe 64.13.3 des présentes dispositions, et elle doit être remboursée intégralement au moment où :
a) la voiture au poste est achetée par l'État, ou
b) la voiture au poste est vendue à un particulier, ou
c) le fonctionnaire ou une personne à charge prend livraison de la voiture, ou
d) la voiture de remplacement est vendue, ou
e) une année après la date d'évacuation du fonctionnaire, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.
64.13.5 Si un fonctionnaire choisi l'avance comptable précisée au paragraphe 64.13.4 et reste au poste alors que les personnes à charge sont évacuées pour une période de plus de 30 jours, le fonctionnaire peut demander une avance comptable pour l'achat d'une voiture de remplacement à l'usage des personnes à charge évacuées. L'avance ne doit pas dépasser la valeur de vente au détail de la voiture laissée au poste, déterminée conformément au paragraphe 64.13.3 des présentes dispositions, et elle doit être remboursée intégralement au moment où :
a) les personnes à charge du fonctionnaire retournent au poste, ou
b) la voiture de remplacement est vendue, ou
c) le fonctionnaire est évacué ultérieurement, ou
d) le fonctionnaire est réaffecté, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.
64.13.6 Lorsqu'un fonctionnaire est par la suite évacué les dispositions du paragraphe 64.13.4 s'appliquent.
64.13.7 Lorsqu'un fonctionnaire réaffecté d'un poste où les mesures d'évacuation sont encore en cours est incapable de vendre ou d'expédier la voiture, l'administrateur général peut autoriser son achat par l'État, son prix d'achat étant calculé conformément au paragraphe 64.13.3.
64.13.8 Lorsque la protection normale de l'assurance ne couvre pas la perte d'une voiture ou les dommages qui lui sont causés par suite d'une émeute, d'une insurrection ou de risques semblables, une demande d'indemnité peut être présentée conformément aux principes généraux de la loi internationale concernant la responsabilité de l'État. Dans des circonstances extraordinaires, une demande d'indemnité pour la perte d'une voiture ou les dommages qui lui sont causés peut être présentée au président du Conseil du Trésor.
64.14 Prêt à l'affectation
64.14.1 À la demande du fonctionnaire, le remboursement du prêt à l'affectation peut être suspendu à compter de la date de son évacuation. Aucun intérêt ne doit être imposé sur le principal pendant ladite période de suspension.
64.14.2 Le remboursement du prêt à l'affectation doit reprendre au retour du fonctionnaire au poste, au moment de sa mutation dans un autre poste ou au moment de son affectation au Canada à des fonctions autres que des fonctions temporaires, la période de remboursement étant prolongée selon la durée de la suspension. Le fonctionnaire qui fait l'objet d'une mutation à un autre poste peut négocier un nouveau prêt conformément à la DSE 10 - Prêt à l'affectation, jusqu'à concurrence du montant maximal approprié et au taux d'intérêt courant, c'est-à-dire un nouveau prêt représentant la différence en principal entre le maximum permis et le solde de l'ancien prêt.
64.15 Frais de logement
64.15.1 Lorsqu'un fonctionnaire et les personnes à charge qui l'accompagnent ont été évacués en conformité avec les dispositions de cette directive, les frais de logement continueront d'être payés en conformité avec la DSE 25 - Logement.
64.16 Pouvoirs discrétionnaires de la direction
64.16.1 À la discrétion de l'administrateur général, le paragraphe 64.7.1 peut être appliqué aux effets qui restent au poste d'un fonctionnaire.
64.16.2 À la discrétion de l'administrateur général, les vêtements personnels semblables que le fonctionnaire a remplacés et qui sont entreposés ailleurs qu'au lieu de travail peuvent être réputés perdus.
64.16.3 À la discrétion de l'administrateur général, la totalité ou une partie des présentes dispositions peuvent s'appliquer aux fonctionnaires qui sont réaffectés d'un poste où les mesures d'évacuation sont en vigueur.