1 Critères
1.1 L'administrateur général autorise le versement de l'aide au transport quotidien seulement que dans les cas suivants :
a) il n'existe pas de transports en commun adéquats entre un quartier résidentiel convenable et le lieu de travail; et
b) aucun quartier résidentiel convenable n'est situé à une distance de 16 kilomètres routiers du lieu de travail en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable.
1.2 Un quartier résidentiel sera considéré comme étant convenable :
a) sur consentement mutuel de l'administrateur général et des agents négociateurs touchés, ou
b) si la majorité des fonctionnaires réside à une distance de 16 kilomètres du lieu de travail en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable.
2 Autorisation
2.1 Au terme de consultations menées avec les agents négociateurs touchés, une autorisation doit :
a) désigner un quartier résidentiel convenable;
b) préciser le type d'aide au transport quotidien qui sera fourni; et
c) se limiter au type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique.
2.2 Lorsque cela est pratique et raisonnable, le même type d'aide au transport quotidien doit être autorisé pour les fonctionnaires de tous les ministères dans un lieu de travail.
2.3 L'administrateur général doit tenir compte des économies d'énergie réalisables, lorsqu'il s'agit de choisir le type d'aide au transport quotidien.
2.4 Lorsqu'il y a un grand nombre de fonctionnaires dans un lieu de travail ou lorsqu'il y a un certain nombre de quartiers résidentiels convenables près du lieu de travail, plus d'un quartier résidentiel convenable peut être désigné.
2.5 L'administrateur général doit, au moins une fois par exercice financier, revoir l'autorisation donnée en application du présent article et, sous réserve de l'article 5, la confirmer, la modifier ou l'annuler.
3 Plus d'un ministère
3.1 Lorsque plus d'un ministère compte des fonctionnaires dans un lieu de travail, les administrateurs généraux déterminent collectivement, à la suite de consultations avec les agents négociateurs touchés :
a) la manière d'appliquer et de mettre en œuvre la présente directive; et
b) quel type d'aide au transport quotidien sera autorisé.
3.2 Lorsqu'il n'y a pas d'entente entre les administrateurs généraux, la question peut être renvoyée au Conseil national mixte pour une recommandation. Le Secrétariat du Conseil du Trésor tranchera la question sur la recommandation du Conseil national mixte.
3.3 Sous réserve du paragraphe 3.2, l'autorisation que donne l'administrateur général de chaque ministère doit être conforme à la décision.
3.4 Les ministères peuvent tenter de conclure des ententes sur le partage des coûts, mais chaque ministère doit assumer les coûts de l'aide au transport quotidien offerte à leurs fonctionnaires.
4 Types d'aide
L'aide au transport quotidien sera assurée au moyen de véhicules appartenant à Sa Majesté, de services nolisés, de covoiturage en taxi, d'indemnités versées au titre du transport public ou l'utilisation de véhicules particuliers.
4.1 Aide accordée par l'employeur
4.1.1 Lorsque l'administrateur général détermine que le type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique est l'utilisation des véhicules de l'État ou un service nolisé, il doit demander aux fonctionnaires qui utilisent ces services de contribuer au paiement de leur coût.
4.1.2 Lorsque le service de véhicules fournit le transport uniquement en provenance et à destination de l'arrêt de transport en commun le plus près du lieu de travail, l'administrateur général ne doit pas exiger que les fonctionnaires versent une contribution.
4.1.3 Lorsqu'un service de véhicules est offert entre le quartier résidentiel convenable désigné et le lieu de travail, la contribution des fonctionnaires pour chaque trajet simple s'élève à 1,75 $ s'il n'existe pas de réseau de transport en commun ou à un montant égal au tarif normal du réseau de transport en commun, le montant le moins élevé étant à retenir.
4.1.4 Le taux de contribution sera revu au cours de chaque revue périodique, compte tenu d'une méthodologie approuvée par les parties.
4.1.5 Si les taux sont modifiés, chaque fonctionnaire et agent négociateur touché doivent être avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.
4.1.6 Le service de véhicules peut être autorisé à faire des arrêts le long de sa route normale directe pour prendre d'autres fonctionnaires. Ces passagers doivent payer le même tarif que les autres usagers du service de véhicules.
4.1.7 Dans la mesure du possible, les contributions sont retenues sur le salaire.
4.2 Véhicule particulier
4.2.1 Lorsque l'administrateur général détermine que l'utilisation d'un véhicule particulier est le type d'aide au transport quotidien le plus pratique et le plus économique, le taux de cette aide correspondra au taux kilométrique tel que prescrit à l'Appendice A.
4.2.2 Le montant de l'aide au transport quotidien auquel les fonctionnaires ont droit pour chaque jour ouvrable où ils se présentent au travail doit être calculé en multipliant le taux :
a) en ce qui concerne les fonctionnaires qui habitent dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique de ce quartier, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres; ou
b) en ce qui concerne les fonctionnaires qui n'habitent pas dans un quartier résidentiel convenable désigné, par la plus courte des deux routes suivantes :
-
la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et la résidence des fonctionnaires, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres; et
-
la plus courte distance routière aller-retour entre le lieu de travail et le centre géographique du quartier résidentiel convenable désigné le plus éloigné, en utilisant la route la plus directe, sûre et praticable, moins 32 kilomètres.
5 Consultation sur les changements
5.1 Les agents négociateurs touchés doivent être consultés sur les questions suivantes :
a) toute modification envisagée au type d'aide au transport quotidien;
b) toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien;
c) la date d'entrée en vigueur de toute modification ou annulation de l'aide au transport quotidien autorisée sous le régime de la directive.
5.2 Si l'aide au transport quotidien est modifiée ou annulée, chaque fonctionnaire et agent négociateur touché doivent être avisés du changement par écrit. Le changement entre en vigueur le premier jour du troisième mois suivant la réception, par le fonctionnaire, de l'avis écrit, ou à sa date d'effet, selon la dernière de ces dates.
6 Exceptions
6.1 Lorsque les administrateurs généraux sont d'avis que la présente directive ne leur permet pas d'autoriser une aide au transport quotidien, ceux-ci ou les agents négociateurs touchés peuvent soumettre la question au Conseil national mixte. Le Secrétariat du Conseil du Trésor peut trancher la question sur la recommandation du Conseil national mixte.
6.2 La documentation présentée au Conseil national mixte doit comprendre une déclaration :
a) précisant que des consultations ont eu lieu;
b) décrivant les circonstances exceptionnelles qui justifient la recommandation d'autoriser une aide au transport quotidien, même si elles dépassent nettement le cadre de ces lignes directrices.
6.3 Ces circonstances peuvent être :
a) les difficultés de recrutement et de rétention des fonctionnaires, directement attribuables à l'absence d'une aide au transport quotidien;
b) les pratiques des employeurs privés dans les environs du lieu de travail;
c) les frais excessifs de transport quotidien;
d) des changements importants apportés au système de transport en commun;
e) des changements importants aux exigences opérationnelles de l'employeur; et
f) le temps excessif passé à bord de transports en commun.
7 Rapport
7.1 Chaque administrateur général doit tenir des dossiers qui peuvent faire l'objet d'un examen par le Secrétariat du Conseil du Trésor, ou constituer l'élément de base d'un rapport pour le cas où la demande en serait faite.
7.2 Les dossiers doivent comprendre :
a) un rapport des coûts annuels de l'aide au transport quotidien, le nombre des fonctionnaires qui en bénéficient à la fin de l'exercice financier et le type d'aide accordé, le tout ventilé par lieu de travail;
b) les noms des autres ministères participants, par lieu de travail;
c) un rapport avec explications sur les modifications apportées à l'octroi de l'aide au transport quotidien pour l'exercice financier précédent, indiquant la hausse ou la baisse des coûts liés à chaque changement;
d) les résultats de chaque révision mentionnée au paragraphe 2.5; et
e) le nombre de cas soumis au Conseil national mixte pour une décision et le nombre de cas réglés par le ministère.