Avant-propos
Toute demande de renseignements peut être adressée au :
Groupe de la sécurité, de la santé au travail et des services aux employés
Direction de la politique des ressources humaines
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A OR5
Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international publie chaque mois des « Annexes mensuelles aux Directives sur le service extérieur et indemnités de repas » par voie électronique. Comme on ne peut appliquer les directives sans consulter les annexes mensuelles, les ministères et organismes ayant des fonctionnaires en mission à l'étranger peuvent adresser leurs demandes au :
Directeur
Direction de la politique et de l'administration des Directives sur le service extérieur (HPM)
Ministère des Affaires étrangères et du Commerce international
Immeuble Lester B.Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (ON) K1A 0G2
Introduction
Les Directives sur le service extérieur offrent un ensemble d'indemnités et de conditions d'emploi qui, combinés au traitement, permettent aux ministères et organismes de recruter, conserver et affecter les fonctionnaires compétents qu'il leur faut pour appuyer les divers programmes du gouvernement à l'étranger.
Il est important que les fonctionnaires qui sont ou seront en service à l'étranger aient accès à ces directives, ainsi qu'à l'information concernant l'application et l'interprétation de celles-ci. Il est particulièrement important que les fonctionnaires participent, avant de partir en mission, à une séance d'information détaillée sur l'application spécifique de ces directives et les dispositions et procédures connexes qui influent sur leur mission. Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international offre des programmes d'adaptation avant l'affectation aux fonctionnaires qui font carrière dans le service extérieur et aux fonctionnaires affectés à l'étranger. Dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires devraient être autorisés à participer à ce programme avant l'affectation, même s'ils ne sont pas à l'emploi du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international.
Les Directives sur le service extérieur sont élaborées en consultation au sein du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada (CNM).
Les Directives sur le service extérieur reposent sur les principes suivants :
a) Le principe de l'équivalence reconnaît que, dans la mesure du possible et du pratique, les fonctionnaires en service à l'étranger ne devraient être ni plus ni moins favorisés que s'ils travaillaient au Canada.
b) Le principe de l'encouragement reconnaît que l'employeur doit offrir certains avantages supplémentaires pour intéresser les fonctionnaires à accepter à l'occasion une mission à l'étranger et pour recruter et conserver des fonctionnaires faisant carrière dans le service extérieur.
c) Les dispositions relatives à l'exécution des programmes tentent d'assurer aux fonctionnaires en service à l'étranger tous les moyens nécessaires pour mener à bien les programmes qui leur sont confiés.
Il incombe aux fonctionnaires de se familiariser avec le contenu des Directives sur le service extérieur et d'obtenir les précisions et(ou) l'aide nécessaires auprès de leur conseiller DSE (GDN) concernant l'application et (ou) l'interprétation d'une directive particulière, au besoin.
Afin de réaliser les objectifs des directives, on continuera de prendre en considération les situations éventuelles qui n'y sont pas expressément traitées, mais qui cadrent avec l'esprit des principes fondamentaux décrits ci-dessus ou expliqués dans l'introduction de l'une ou l'autre directive.
Afin d'assurer la mise à jour des conditions d'emploi des fonctionnaires en service à l'étranger qui sont assujettis aux directives, celles-ci sont revues à intervalles réguliers, normalement tous les trois ans.
En 2001 et 2002, le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte de la fonction publique du Canada a procédé à une révision exhaustive des directives. Au moment de leur entrée en vigueur, les changements apportés ont été affichés dans les sites Web du Conseil national mixte et du Secrétariat du Conseil du Trésor. Le 1er juin 2003, les Directives sur le service extérieur sont révisées pour regrouper tous les changements apportés depuis 1993, y compris les modifications, les nouvelles dispositions, les montants révisés et les annexes et appendices mis à jour, selon le cas.
Il est à noter qu'un certain nombre de conventions collectives renferment des dispositions concernant l'application des Directives sur le service extérieur. Il est peu probable qu'il y ait conflit entre des directives et les diverses conventions. Si toutefois, il semblait y avoir conflit, les Directives sur le service extérieur devraient normalement prévaloir, sauf indication expressément contraire dans la convention. Quant aux cas douteux, les représentants de l'employeur et ceux du fonctionnaire ont convenu d'en discuter avant de tirer une conclusion définitive.
Dans les cas de prétendue interprétation ou application erronée du contenu de cette ligne de conduite, la procédure de règlements des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués, en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la Fonction publique, sera celle décrite à l'article 14.0 du règlement du Conseil national mixte. S'il s'agit de fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du minitère ou organisme concerné qui s'appliquera.
Les présentes directives sont réputées faire partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties siégeant au Conseil national mixte, et les fonctionnaires doivent y avoir accès facilement. On peut consulter les directives dans le site Web du Conseil national mixte (http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071125064723/http://www.njc-cnm.gc.ca/) et dans celui du Secrétariat du Conseil du Trésor (http://www.collectionscanada.gc.ca/webarchives/20071125064723/http://www.tbs-sct.gc.ca/).
Plusieurs directives requièrent la vérification et(ou) la présentation d'un rapport au Secrétariat du Conseil du Trésor ou au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur. La DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités - fournit des précisions sur la fréquence des rapports et les données à fournir, ainsi que sur la vérification des indemnités.
L'application ou l'admininistration des Directives sur le service extérieur nécessite l'utilisation de diverses formules du Secrétariat du Conseil du Trésor et du ministère des Affaires étrangères et Commerce international. Le titre et le numéro de ces formules sont indiqués à la fin des directives auxquelles elles se rapportent; on peut se les procurer en envoyant la formule de demande DSS 3149-2A-7540-21-872-3137 (AI-8) à l'adresse suivante :
Imprimerie Lester B. Pearson
Immeuble Lester B. Pearson
125, promenade Sussex
Ottawa (ON) K1A 0G2