DSE 69 - Calcul des indemnités
Introduction
La présente directive expose la façon générale de calculer les indemnités, mais une directive particulière peut prescrire une façon spéciale qui aurait préséance.
Directive 69
69.01 La présente directive est remplacée par toute directive qui expose des conditions de paiement ou un mode de calcul précis.
69.02 Sous réserve de l'article 69.03, lorsqu'un fonctionnaire devient admissible, en vertu des présentes directives, à un nouveau taux d'indemnité ou de paiement par suite d'un changement de classification ou de rémunération, il y devient admissible à la date d'entrée en vigueur du changement.
Instruction
La date d'entrée en vigueur du changement (effective date of the change) mentionnée à l'article 69.02 est celle à laquelle entre en vigueur le changement de classification ou de rémunération précisé dans la convention collective, la décision arbitrale ou une autre autorisation.
69.03
a) Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé à l'égard des fonctionnaires qui sont visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle le fonctionnaire deviendra admissible au nouveau taux de l'indemnité ou à laquelle il pourra se prévaloir des dispositions des présentes directives (à l'exception de la DSE 55 - Indemnité de subsistance de mission) sera celle que porte le document entérinant ce changement (c'est-à-dire la date à laquelle la convention collective est signée, la date de la décision arbitrale ou la date à laquelle le rajustement est approuvé dans le cas des fonctionnaires exclus).
b) Si un rajustement de salaire avec effet rétroactif est autorisé le ou après le 1er octobre 1989 à l'égard des fonctionnaires visés par les présentes directives à la suite de la signature d'une convention collective ou d'une mesure unilatérale de l'employeur, la date à laquelle les fonctionnaires deviendront admissibles au nouveau taux d'Indemnité de subsistance de mission prévu par la DSE 55 sera la date d'effet du rajustement salarial, non la date du document qui l'entérine.
69.04 Lorsqu'un fonctionnaire a droit à une indemnité pour une période inférieure à un mois civil complet, ladite indemnité doit être calculée selon la formule suivante :
T X D
R
où :
T représente le taux d'indemnité annuel,
R représente le nombre de jours de rémunération par an, et
D représente le nombre total de jours pour lesquels le fonctionnaire a droit à l'indemnité dans le mois, y compris :
a) chaque jour de rémunération en service à la mission ou en congé payé autorisé; et
b) chaque jour reconnu par une autorité compétente comme jour férié général payé, sauf s'il se trouve dans une période de congé non payé ou s'il précède le premier jour de travail du fonctionnaire ou suit le dernier jour de travail.
Lignes directrices
Aux fins du point « C », le nombre de jours rémunérés au cours d'une année donnée est de 260,88 jours.
69.05 Nonobstant les dispositions de la politique du Conseil du Trésor sur les grèves, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur, et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission continueront de s'appliquer dans une situation de grève légale.
69.06 Sous réserve des dispositions de l'article 69.07, les Directives sur le service extérieur, à l'exception de la DSE 56 - Indemnités incitatives de service extérieur et de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission, continueront de s'appliquer aux fonctionnaires qui sont en congé non autorisé ou en congé non payé pendant une affectation à l'extérieur du Canada.
69.07 Les fonctionnaires qui reçoivent une indemnité de congé de maternité ou de congé parental en vertu de leur convention collective ou de toute autre autorisation, qui sont assujettis aux Directives sur le service extérieur et qui sont autorisés à demeurer à la mission durant le congé de maternité ou le congé parental reçoivent une indemnité de subsistance de mission (DSE 55), une indemnité incitative de service extérieur (DSE 56) et une indemnité différentielle de mission (DSE 58) suivant les indications ci-dessous :
a) Un fonctionnaire a droit à 93 % de l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), des indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'indemnité différentielle de mission (DSE 58) pour la même période que celle pour laquelle l'indemnité de congé de maternité ou de congé parental est autorisée, afin que les indemnités versées en vertu des Directives sur le service extérieur soient en harmonie avec les dispositions applicables aux indemnités de congé de maternité et de congé parental.
b) Lorsqu'un fonctionnaire en mission reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant moins de 12 semaines, l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), les indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'indemnité différentielle de mission (DSE 58), moins les frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versées en entier lors de son retour au travail.
c) Lorsqu'un fonctionnaire en mission reçoit ou recevra une indemnité de congé de maternité ou de congé parental pendant 12 semaines ou plus, 50 % de l'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), des indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et de l'indemnité différentielle de mission (DSE 58), moins 50 % des frais de logement appropriés payables aux termes de la DSE 25 - Logement, lui sont versés avant le début du congé de maternité ou du congé parental, et le solde impayé, incluant les rajustements nécessaires, lui est versé lors de son retour au travail.
d) L'indemnité de subsistance de mission (DSE 55), les indemnités incitatives de service extérieur (DSE 56) et l'indemnité différentielle de mission (DSE 58) seront rajustées conformément aux dispositions particulières de ces directives afin de tenir compte :
(i) d'une augmentation de traitement,
(ii) d'un changement dans la taille de la famille,
(iii) d'un changement dans l'indice de mission,
(iv) d'une révision du tableau des primes de service extérieur (appendice A de la DSE 56), et Indemnité de mission (appendice B de la DSE 56)
(v) d'une révision du tableau d'indemnités différentielles de mission (appendice de la DSE 58),
(vi) d'un changement du niveau d'évaluation des missions aux fins de l'indemnité différentielle de mission,
sauf que
(vii) aucun rajustement fondé entièrement sur le service du fonctionnaire à l'extérieur du Canada ne sera effectué (p. ex., une prime de 50 % en vertu de la DSE 58 - Indemnité différentielle de mission , ou une augmentation d'un échelon dans le tableau des primes de service extérieur en vertu de la DSE 56).
(viii) la prime de service extérieur du fonctionnaire est rajustée en fonction de l'augmentation d'un échelon dans le tableau des primes de service extérieur le premier jour de travail au cours duquel il a accumulé suffisamment de points ou crédits pour mériter l'augmentation, suivant le retour du fonctionnaire d'un congé de maternité ou d'un congé parental.
e) Le fonctionnaire qui quitte temporairement une mission pour une période dépassant 25 jours de rémunération cessera de toucher l'indemnité de subsistance de mission et l'indemnité différentielle de mission à partir du 26e jour de rémunération où il est absent.
DSE 70 - Obligation de faire rapport et vérification des indemnités
Introduction
La présente directive fait état des exigences en matière de rapport prévues dans les Directives sur le service extérieur et précise les formalités et procédures administratives pour accorder et vérifier des indemnités de déplacement.
Directive 70
Exigences en matière de rapports
70.01 Aux fins de l'application de la présente directive, le terme « administrateur général » désigne l'administrateur général du ministère employeur, sauf si, en vertu d'une entente conclue avec le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international au sujet de l'application des Directives sur le service extérieur, les rapports doivent être présentés par ce ministère.
70.02 À moins d'indication contraire dans les directives individuelles, l'administrateur général doit présenter au Groupe de travail interministériel A, le 1er novembre de chaque année, des rapports contenant les renseignements suivants :
a) nombre total de fonctionnaires en poste dans une mission aux termes de tout ou partie des dispositions des DSE;
b) liste des fonctionnaires qui continuent de toucher une prime de service extérieur (DSE 56) après sept années consécutives en poste à la même mission et raison pour laquelle ils continuent de recevoir cette prime;
c) désignation d'une personne à charge, conformément à la disposition 2.01j)(iii), avec les détails nécessaires,
d) cas où l'administrateur général a exercé son pouvoir discrétionnaire d'autoriser la poursuite du paiement de la prime de service extérieur pendant l'absence temporaire d'une personne à charge aux termes de la disposition 56.09b).
70.03 Les ministères et agences doivent aussi tenir un dossier de chaque cas qui est autorisé aux termes des directives suivantes et le soumettre au comité interministériel de coordination du service extérieur une ou deux fois par année, selon ce qui est indiqué dans chacune de ces directives :
a) Aide spéciale pour séparation de la famille (DSE 18)
b) Pouvoir discrétionnaire de la direction - Aide spéciale pour séparation de la famille (DSE 18.10)
c) Pouvoir discrétionnaire - Frais de location de voiture (DSE 15.32d))
d) Pouvoir discrétionnaire de la direction aux termes de la DSE 15.42
Instruction
Les rapports exigés en vertu de la présente directive doivent être envoyés à l'adresse suivante :
Président, Groupe de travail A sur les Directives du Service extérieur
Relations de travail et opérations de rémunération
Secrétariat du Conseil du Trésor
Ottawa (ON) K1A 0R5
Indemnités de déplacement - Versement et vérification
70.04 Procédures administratives
Une des conditions qui s'appliquent aux indemnités non imposables est qu'elles ne sont dépensées qu'aux fins spécifiquement déterminées par l'employeur.
C'est au fonctionnaire qu'il incombe de démontrer que les fonds ont été dépensés aux fins précises pour lesquelles ils ont été accordés.
70.05 Les procédures de versement et de vérification s'appliquent aux indemnités suivantes :
DSE 35 - Indemnité de déplacement à des fins éducatives
DSE 41.04b) - Indemnité de déplacement pour soins médicaux (les dispositions pour le reste de la DSE 41 sont entièrement soumises à justification)
DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur (banque de crédits)
DSE 50 - Indemnité de déplacement de vacance
DSE 51 - Indemnité de déplacement pour réunion de famille
DSE 54 - Indemnité de déplacements pour événements familiaux malheureux
70.06 Versement des indemnités
a) Les indemnités seront versées le plus près possible de la date proposée du déplacement, compte tenu de la nécessité de réserver les billets à l'avance.
b) Le fonctionnaire doit présenter un plan de voyage signé faisant état du déplacement proposé et des dépenses anticipées dans les limites du montant de l'indemnité.
c) Il est entendu que le plan de voyage d'un fonctionnaire peut changer et qu'il faille annuler ou modifier le déplacement prévu. Des modifications peuvent être apportées au plan s'il y a lieu.
d) Le fonctionnaire devrait anticiper tout changement dans la taille de sa famille lorsqu'il présente une demande d'ADV sous la DSE 50. Une fois versée, l'ADV ne peut être rajustée pour tenir compte de l'arrivée ou du départ d'une personne à charge. Le montant intégral de l'indemnité prévue par la DSE 50 est versé pour l'ensemble de la famille au moment où la demande est faite, même si l'ADV servira à faire plus d'un voyage.
70.07 Utilisation des indemnités
a) Lorsqu'un crédit de déplacement visé à la DSE 45 est fait parallèlement à un déplacement pour réunion familiale ou événement familial malheureux, le déplacement visé par la DSE 45 doit être lié au but de l'autre voyage. Des exemples : un autre membre de la famille effectue un voyage à partir de la mission dans le cadre d'un déplacement pour événement familial malheureux, comme un enfant qui se rend aux funérailles d'un grand-parent; un voyage auxiliaire pour rendre visite à des parents; un autre membre de la famille, ou un ami intime, qui se joint à la famille dans le cadre d'une réunion familiale.
b) La banque de crédits prévue à la DSE 45 - Déplacement dans le cadre du service extérieur et à la DSE 50 - Indemnité de déplacement de vacance sont des indemnités fixes qui doivent être consacrées au déplacement et aux frais de voyage, qu'il s'agisse d'un seul déplacement ou de plusieurs. Ces deux indemnités ne peuvent être combinées.
c) À la discrétion de l'administrateur général, DSE 45, lorsqu'il est prévu qu'elle sert à plus d'un voyage, peut être accordée par segments, afin de tenir compte des plans de voyage proposés. L'indemnité sera fonction du montant auquel le fonctionnaire avait droit au moment où l'indemnité a été accordée la première fois.
d) Dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 45, les fonctionnaires doivent démontrer qu'ils ont utilisé au moins 90 % de l'indemnité pour des dépenses liées au voyage et 70 % pour le transport.
e) Dans le cas des indemnités accordées aux termes de la DSE 50, les fonctionnaires sont censés être capables de démontrer que chaque personne qui a bénéficié d'une indemnité a voyagé et qu'au moins 75 % de l'indemnité reçue pour chaque personne a été utilisé pour le voyage et les dépenses liées au voyage, y compris le transport, l'hébergement, les repas et les faux frais de voyage, comme les excursions, les droits d'entrée, etc. Lorsque le déplacement est effectué à l'aide d'une voiture particulière ou louée, les frais de location du véhicule, d'essence et d'huile, de péages routiers ou aux ponts, de traversiers et autres frais de transport peuvent être inclus, mais les frais de voyage ne doivent pas être basés sur taux par mille ou par kilomètre.
70.08 Vérification de l'utilisation des indemnités
a) Bien que les indemnités précisées à l'article 70.05 ne soient pas soumises à justification, le fonctionnaire est tenu, lorsque l'administrateur général lui en fait la demande, de prouver que l'indemnité a bel et bien été utilisée aux fins prévues.
b) Dans les délais précisés ci-dessous, le fonctionnaire doit remplir et produire le Formulaire d'attestation de voyage qui se trouve en appendice de la présente directive. Cette attestation, qui doit être signée ou envoyée par courrier électronique à partir du compte de courriel du fonctionnaire, formera la base de toute vérification ultérieure. En outre, l'administrateur général peut demander à la Mission de vérifier les détails.
c) Le fonctionnaire est tenu de conserver pendant sept ans une preuve du voyage pour justifier le but de l'indemnité. Les pièces justificatives doivent démontrer que les frais ont été engagés à l'extérieur de la mission. Si le fonctionnaire ne peut démontrer que l'indemnité a été utilisée aux fins prévues, alors qu'on lui a demandé de le faire, celle-ci sera rajustée et réduite de la partie dont l'utilisation n'a pu être justifiée.
d) En temps normal, aucune autre indemnité de déplacement aux termes des Directives sur le service extérieur ne sera accordée tant que le fonctionnaire n'aura pas produit tout document requis ou demandé concernant une précédente indemnité de déplacement.
e) Sauf indication contraire dans la présente section, le fonctionnaire doit fournir la preuve du déplacement
(i) à la fin du déplacement, lorsque l'indemnité est épuisée, ou
(ii) à la fin de la période de service à la mission,
selon la première occurrence.
f) Dans le cas d'un déplacement à des fins éducatives (DSE 35), un déplacement pour soins médicaux (DSE 41.04b)), un déplacement pour événement familial malheureux (DSE 54) ou pour réunion de famille (DSE 51), le fonctionnaire est tenu de produire la preuve du déplacement au plus tard 30 jours après la fin du voyage.
g) Quand l'indemnité de déplacement prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur est utilisée pour un seul déplacement, le fonctionnaire est tenu de produire une preuve du voyage dans les 30 jours suivant l'achèvement dudit déplacement.
h) Lorsque l'indemnité prévue à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur est utilisée pour plus d'un déplacement, le fonctionnaire peut être tenu de produire une preuve de déplacement à la fin de chaque partie du voyage projeté.