4.1 Objet
L'objet du voyage à la recherche d'un logement (VRL) est d'aider l'employé à obtenir un logement convenable à son nouveau lieu de travail.
Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte à porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, repaset frais accessoires et éliminant les frais d'entreposage en route.
L'employé qui prévoit réoccuper une résidence, qui a déjà pris des dispositions pour se loger ou à qui on attribue un logement de l'État désigné comme résidence officielle ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d'effectuer un voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR).
4.2 Autorisation/voyage en service commandé
Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, l'employé doit obtenir l'autorisation de son gestionnaire (à destination) ou du coordonnateur de la réinstallation. L'employé transféré à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché a le droit d'effectuer un VRL. L'employé est réputé effectuer un déplacement en service commandé (5 + 2 jours). Les congés annuels et compensatoires pourront être utilisés pour les périodes prolongées.
4.3 Économies découlant d'un VRL raccourci et encouragement pour une nuitée du samedi
Les employés peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à leur enveloppe de la composante personnalisée. Se reporter à la disposition 3.4.2.
4.4 Temps de déplacement
4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans ces cas exceptionnels, le temps de déplacement supplémentaire devra être autorisé par le coordonnateur ministériel national et les dépenses, imputées à la composante de base.
4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix de l'employé pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même l'enveloppe de la composante personnalisée.
4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.
4.5 En déplacement
On remboursera les dépenses admissibles pour les frais de transport, d'hébergement, de repas et les frais accessoires occasionnés par un VRL comme si l'employé, son conjoint, ou tous les deux, étaient en déplacement aux termes de la Directive sur les voyages.
- Une seule indemnité pour frais accessoires est versée par couple.
4.6 Financement - Aperçu
Les avantages présentés dans cette section sont financés à même la composante de base et, s'il y a lieu, la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
| Avantage | Composante de base | Composante sur mesure/personnalisée |
|---|---|---|
| VRL : Hébergement : 5 + 1 jours; Repas et frais accessoires : 5 + 2 jours | Employé et conjoint ou conjoint de fait. | Enfants ou famille élargie; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuit parce qu'aucun logement adéquat n'est trouvé |
| VRL prolongé (questions familiales) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.08) | Employé, conjoint ou conjoint de fait, enfants ou famille élargie Hébergement et repas. | |
| VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Hébergement, repas et frais accessoires : jusqu'à deux jours (voir l'article 4.08) | Employé, conjoint ou conjoint de fait, enfants ou famille élargie. Hébergement et repas. | |
| Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Hébergement : 2 + 1 jours; Repas et frais accessoires : 2 + 2 jours (voir l'article 4.19) | Employé/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne) | |
| Location d'un véhicule (voiture de série intermédiaire seulement) | 6 jours (VRL) 3 jours (VINR) | Surclassement/coûts au-delà de la composante de base (composante personnalisée seulement). |
| Transport - retour | Employé et conjoint ou conjoint de fait | Enfants ou famille élargie |
| Appels téléphoniques | Locaux/interurbains - appels d'affaires | Pas de remboursement pour les appels personnels |
| Garde des personnes à charge - 7 jours | Frais réels selon les limites prévues par le PRI | Frais engagés en sus du financement de base et pour les jours additionnels de VRL/VINR. |
| Pension d'animaux de compagnie | Frais réels | |
| Transport - VRL | Frais (taux kilométrique) - 5 jours |
4.7 Durée du VRL
L'employé ou son conjoint, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d'un logement (VRL) d'une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale de ce voyage ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.
- L'employé qui effectue un VRL et qui décide par la suite de ne pas déménager n'est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.
4.8 VRL prolongé
L'employé peut utiliser des fonds de la composante sur mesure/personnalisée pour prolonger son VRL de quatre jours au plus pour les raisons suivantes :
- Questions familiales - deux jours au plus pour trouver une garderie, une école ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés;
- Recherche de logement - deux jours au plus pour trouver des installations qui conviennent aux fins de soins à des aînés (autres que la résidence principale).
4.9 Frais de déplacement supplémentaires - enfants ou famille élargie
L'employé qui désire emmener ses enfants au cours d'un VRL peut le faire en puisant dans la composante sur mesure ou personnalisée.
4.10 Hôtel/motel - Principes
Le nombre de chambres auquel a droit l'employé lors du voyage dépend du nombre de membres de sa famille. Le tableau suivant fournit des précisions à ce sujet :
- Famille de 1 = 1 chambre pour une personne.
- Famille de 2 = 1 ou 2 chambres.
- Famille de 3 à 5 = 2 chambres.
- Famille de 6 ou 7 = 3 chambres.
- Famille de 8 ou plus = 4 chambres.
4.11 Frais d'hébergement
- On remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC : http://www.hcrd.gts.gc.ca/ehcd_f.htm
Composante de base
- Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de six nuits (temps de voyage inclus).
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - jusqu'à quatre nuits supplémentaires.
- Enfants et famille élargie - dix nuits au maximum.
4.12 Repas et frais accessoires
L'employé a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) correspondant aux taux établis dans la Directive sur les voyages, ainsi qu'à une seule indemnité pour frais accessoires par famille :
Composante de base
- Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de sept jours (temps de déplacement compris).
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Enfants et famille élargie - maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge âgée.
- Employé et/ou conjoint ou conjoint de fait - maximum de quatre jours.
4.13 Transport
L'employé ainsi que les personnes autorisées doivent utiliser le mode de transport le plus économique et le plus pratique pour le voyage entre l'ancien lieu de travail et le nouveau.
Composante de base
- Transport commercial - l'employé et son conjoint ou conjoint de fait;
- Véhicule automobile personnel - taux kilométrique établi par la Directive sur les voyages du CNM. Lorsque la chose s'avère pratique, l'employé peut se rendre à la destination du VRL à la fin d'un jour de travail normal ou la fin de semaine.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Transport commercial lorsque le voyage est autorisé - enfants et famille élargie.
Remarques :
- Lorsque l'on fait appel à un transporteur commercial, les dispositions doivent être prises par le tiers fournisseur de services par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.
- Les dispositions prises avec un autre fournisseur ne feront l'objet d'aucun remboursement à même la composante de base ou la composante sur mesure.
4.14 Transport local
Dans le cadre d'un VRL ou d'un VINR, l'employé peut obtenir le remboursement des frais suivants :
Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)
Composante de base
- À concurrence de six jours (VRL) ou
- de trois jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d'une voiture de série intermédiaire.
- Coût raisonnable engagé pour l'essence.
- Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).
Composante personnalisée
- Frais de location d'automobile en sus de la composante de base - surclassement et période prolongée.
Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)
Composante de base
- Nombre de kilomètres parcourus au taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.
- Frais de stationnement et de péage pour six jours (VRL) ou trois jours (VINR).
4.15 Appels téléphoniques
Composante de base
- Coût des appels téléphoniques et envois par télécopieur relativement à la recherche d'un logement.
Remarques :
- Les reçus disponibles doivent être produits.
- Le coût des appels au domicile n'est pas remboursé; ce coût est visé par l'indemnité pour frais accessoires.
4.16 Garde des personnes à charge
Le coût des services de garde de personnes à charge requis dans le cadre d'un VRL sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages.
L'employé a droit au remboursement des frais de garde de ses personnes à charge en sus des dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu'à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :
Composante de base
- dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu'à concurrence de 35 $ canadiens par jour et par ménage (déclaration requise), ou
- jusqu'à 75 $ par nuit;
- jusqu'à sept jours.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Dépenses engagées en sus de la composante de base, sous réserve des fonds disponibles.
4.17 Pension d'animaux de compagnie
L'employé a droit au remboursement, à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée, des frais réels engagés pour la pension d'animaux de compagnie pendant son VRL.
4.18 Plus d'un VRL
- L'employé peut faire plus d'un VRL.
- Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base pour le voyage de cinq jours doivent être financées à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée.
- Les cas exceptionnels doivent être approuvés par le SCT.
4.18.1 Une fois qu'un logement a été trouvé, aucun autre VRL n'est justifié. L'employé transféré qui reprend une de ses anciennes résidences doit rembourser les dépenses reliées au VRL (moins le montant des dépenses qui auraient été engagées pour un VINR) ainsi que toute somme transférée à la composante personnalisée.
4.19 Voyage d'inspection de la nouvelle résidence (VINR)
La personne transférée qui prévoit reprendre une ancienne résidence, qui s'est déjà procurée une habitation ou qui doit occuper un logement appartenant à l'État ou loué par l'État en raison de fonctions spéciales n'a pas droit à un VRL mais peut effectuer un VINR. L'employé qui peut effectuer un VINR a droit au remboursement des frais suivants :
Composante de base
- Transport local et transport pour le retour (employé ou conjoint/conjoint de fait).
- Jusqu'à deux jours de voyage.
- Jusqu'à deux jours sur place (hébergement pour trois nuits, repas et frais accessoires pour trois jours) pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés.
Composante personnalisée
- Frais du conjoint.
4.20 VRL à l'arrivée au nouveau lieu de travail
Lorsque le VRL n'a pas été effectué avant la date officielle d'affectation ou de départ, l'employé a droit à un remboursement, à même la composante de base, de ses frais de recherche de logement raisonnables, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu'il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.
L'employé peut demander le remboursement de ces frais, mais pas majorer le montant des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et de l'indemnité pour frais accessoires autorisés en temps normal.
Exemple :
Un employé ne pouvant effectuer un VRL en raison d'exigences opérationnelles et n'ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail; l'employé aura droit au remboursement de ses frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi qu'à l'indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à même la composante de base. Les frais de garde d'enfants et de location d'automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la section 5.