Section V - Hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires de réinstallation (HPR et IFA)

5.1 Objet

Le paiement d'HPR et IFA, soit au point de départ, soit à la destination, vise à rembourser aux employés les coûts d'hébergement et de repas et les frais accessoires engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que leurs effets sont emballés ou déballés ainsi que durant la période où ils se trouvent au nouveau lieu de travail et attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement, soit à leur point de départ, soit à destination.

5.2 Responsabilités

5.2.1 L'employé doit assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de ses effets mobiliers, sa date officielle d'affectation, la date à laquelle il doit quitter l'ancienne résidence et la date d'emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.2 Le coordonnateur ministériel national et les coordonnateurs régionaux de l'ancien lieu de travail et du nouveau doivent fournir au tiers fournisseur de services toute l'information utile pour faciliter la coordination du déménagement de l'employé et réduire le plus possible la période d'hébergement provisoire.

5.2.3 Les gestionnaires doivent prévoir une certaine marge de manoeuvre concernant la date à laquelle l'employé doit se présenter à son travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principes et autorisation

5.3.1 L'autorisation d'occuper un logement provisoire n'est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n'est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, de repas et de l'indemnité des frais accessoires doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 En principe, les dépenses liées à l'HPR et IFA ne feront l'objet d'un remboursement que pour la période pendant laquelle l'employé est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou pour la période durant laquelle le logement n'est pas disponible ou ne peut être occupé, aucune autre alternative n'étant envisageable.

5.3.3 Si l'employé doit demeurer dans un logement provisoire en raison d'un retard de livraison de ses effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, les frais réels et raisonnables engagés seront remboursés selon les limites prescrites pour la période durant laquelle l'employé est séparé de ses effets mobiliers.

5.4 Financement - Aperçu

Sous réserve des limites prescrites, l'employé a droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

5.4.1 Remboursements autorisés

Emballage, chargement et nettoyage	Hébergement - jusqu'à 3 nuits Repas - jusqu'à 3 jours (conformément à la Directive sur les voyages) Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 3 jours
Attente des effets mobiliers ou du logement	Hébergement - jusqu'à 15 nuits, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés Repas - jusqu'à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l'emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours en sus : 65 % de l'indemnité) Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 15 jours Sous réserve de certaines conditions, le coordonnateur ministériel national peut autoriser 15 jours de plus (hébergement et repas)
Déchargement et déballage	Hébergement - jusqu'à 2 nuits Repas - jusqu'à 2 jours Indemnité pour frais accessoires - jusqu'à 2 jours

5.4.2 Source des fonds

Avantage	Base	Sur mesure	Personnalisée
Emballage, chargement et nettoyage 3 jours Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Employé et personnes à charge	Famille élargie
Hébergement provisoire Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Employé et personnes à charge - 15 premiers jours	Famille élargie - 15 premiers jours	Employé, personnes à charge et famille élargie - jusqu'à 15 jours supplémentaires
Déchargement et déballage 2 jours Hébergement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Employé et personnes à charge	Famille élargie

5.5 Procédure détaillée

5.5.1 En temps normal, le déménagement des effets mobiliers de l'employé au nouveau lieu de travail n'est autorisé que lorsqu'un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables durant le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par l'employé.

5.5.3 Le coordonnateur ministériel national, par l'entremise du gestionnaire compétent au nouveau lieu de travail, peut autoriser jusqu'à deux jours supplémentaires d'hébergement, repas et l'indemnité pour frais accessoires au début d'un déménagement pour des activités comme le nettoyage ou l'inspection du logement; ces frais sont imputés à la composante sur mesure ou à la composante personnalisée.

5.6 15 jours supplémentaires

Le coordonnateur ministériel national est chargé d'autoriser le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et de repas ainsi que le versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour, sans dépasser trente jours.

5.6.1 Chaque demande de remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire, des frais de repas et des frais accessoires au-delà du quinzième jour doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national ou par l'examinateur régional du dossier de réinstallation nommé par le ministère par suite de la participation à la Directive du CNM sur le PRI.

5.6.2 L'approbation du remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour est autorisée :

lorsque le choix de logements est limité dans un marché;
lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d'un retard dont l'entreprise de déménagement est responsable;
lorsque l'employé s'est fait refuser un changement de sa date d'entrée en fonctions quand ce changement aurait pu entraîner une réduction des 15 jours autorisés pour le remboursement au titre des frais d'hébergement provisoire et des frais de repas ainsi que pour le versement de l'indemnité pour frais accessoires;
lorsque l'employé n'a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent ou qu'il n'y a pas d'autre logement convenable.

5.6.3 L'approbation du remboursement au titre des frais de logement provisoire et de repas et du versement de l'indemnité pour frais accessoires au-delà du quinzième jour n'est pas autorisée :

lorsque le logement provisoire résulte d'une décision d'attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s'il y a d'autres logements convenables;
lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours;
lorsque l'employé a pris la décision personnelle d'attendre pour occuper un logement de l'État acheté ou loué (à moins qu'il ne soit désigné) ou un logement privé, que celui-ci soit loué, acheté ou en construction.

L'attente d'un logement de l'État (à moins que celui-ci soit désigné) ou d'un logement privé, que ce dernier soit loué, acheté ou en construction, constitue une décision personnelle. Les frais d'hébergement, frais de repas et l'indemnité pour frais accessoires ne sont pas remboursables au-delà du quinzième jour.

5.6.4 Dans des cas exceptionnels, l'employé peut avoir droit au remboursement de ses frais d'hébergement après 15 jours, par exemple :

les effets mobiliers n'ont pu être expédiés à la nouvelle résidence en raison de retards de la part de l'entreprise de déménagement;
l'employé n'a pu faire modifier sa date d'entrée en fonction, alors que cette modification aurait eu pour effet de réduire la période d'hébergement provisoire, repas et indemnité pour frais accessoires.

Composante de base

Par suite de circonstances indépendantes de sa volonté, l'employé ne peut disposer de ses effets mobiliers.
Il n'a pas trouvé de logement permanent ou aucun autre logement n'est disponible.

Composante sur mesure ou composante personnalisée

Au-delà de 15 jours.

5.7 Hébergement

L'employé a droit au remboursement de frais d'hébergement réels et raisonnables dans un établissement commercial selon les normes du Répertoire des établissement d'hébergement de TPSGC.
Les frais d'hébergement sont acquittés à même la composante de base, sur mesure ou personnalisée, selon les modalités exposées aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.
Dès son arrivée à son nouveau lieu de travail, l'employé doit chercher et occuper un logement provisoire autonome plutôt qu'un type de logement plus coûteux (hôtel ou motel).
Les normes exposées dans les dispositions relatives aux VRL (section 4) s'appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés au titre du coût d'un logement de luxe.
L'employé qui choisit d'occuper un logement privé a droit à une allocation de 50 $ par nuit (pour l'ensemble de la famille) à même la composante de base.
Aucun reçu n'est nécessaire.
Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

5.8 Repas

L'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages est accordée.
L'employé, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge et les membres de sa famille élargie ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés, quand tous les frais réels et raisonnables sont remboursés).
L'employé a droit à une indemnité de repas complète le premier et le dernier jours de la période applicable relativement aux frais d'hébergement provisoire, de repas et accessoires, peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.
Après le dixième jour de logement provisoire (exception faite du jour de l'emballage et du jour du déballage), l'indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.9 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

Le champ d'application de l'indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux 5.4.1 et 5.4.2.

L'indemnité est accordée pendant 15 jours au plus.
Elle est accordée au regard de la famille élargie.
Elle est calculée de la façon suivante :
- Employé : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages).
- Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.

5.10 Garde des personnes à charge

Les frais de garde des personnes à charge durant l'emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers sont remboursés conformément à la Directive sur les voyages :