6.1 Objet
Il incombe au ministère de fournir à l'employé et à ses personnes à charge le transport, l'hébergement, les repas et une indemnité pour frais accessoires lors de la réinstallation de cet employé d'un lieu de travail à un autre au Canada. Lors du voyage vers le nouveau lieu de travail, l'employé et sa famille ont droit aux indemnités de repas énoncées dans la Directive sur les voyages et à l'indemnité spéciale pour frais accessoires prévue par la Directive du CNM sur le PRI.
6.2 Financement - Aperçu
Les avantages énoncés dans la présente section sont financés à même la composante de base et la composante sur mesure ou la composante personnalisée :
| Avantage | Base | Sur mesure | Personnalisée |
|---|---|---|---|
| Transport | Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants | Famille élargie | |
| Repas | Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants (Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages) |
Famille élargie | |
| Indemnité pour frais accessoires de réinstallation | Employé : 12 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages. Conjoint ou conjoint de fait et personnes à charge : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages |
Famille élargie : 6 % de l'indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages | |
| Hébergement | Employé, conjoint ou conjoint de fait et enfants | Famille élargie | En sus de la composante de base |
Remarque :
Pour connaître les taux fixés tous les six mois par le SCT à l'égard des indemnités de repas, se rendre à l'adresse suivante :
/hr-rh/gtla-vgcl/index-fra.asp
6.3 Transport
6.3.1 Sélection du moyen de transport
- Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le coordonnateur ministériel national et l'employé. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :
- la situation familiale au moment du déménagement;
- les besoins et intérêts de l'employé;
- la date à laquelle l'employé doit se présenter à son nouveau lieu de travail;
- l'existence d'un réseau routier en bon état qui relie l'ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;
- la date de livraison des effets mobiliers.
- le temps nécessaire pour que l'employé arrive à son nouveau lieu de travail.
- Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l'empruntent. Les cas d'exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. S'il n'a pas obtenu cette approbation au préalable, l'employé est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d'un changement du moyen de transport.
- Les modalités de transport aérien doivent être conclues par le tiers fournisseur de services par l'entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.
- Les frais raisonnables découlant d'un arrêt autorisé pour les besoins du service (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.
- Les surclassements par rapport à la classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada, et le coût ne peut en être imputé à la composante de base, à la composante sur mesure ni à la composante personnalisée.
6.3.2 Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport
Dans l'intérêt de la sécurité au volant, l'employé autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, parcourir une distance supérieure à 500 kilomètres au cours d'une journée où il n'a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque l'employé veut arriver à destination au cours d'un jour donné.
- L'employé pouvant se rendre à son nouveau lieu de travail avec son véhicule automobile personnel a droit au remboursement suivant :
- Véhicule conduit - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
- Motocyclette - taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
- Remorque - 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM.
Composante de base
- Un véhicule automobile ou une motocyclette.
- Une remorque.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Véhicules additionnels.
6.3.3 Véhicule automobile personnel - Passager
- L'employé qui est passager d'un véhicule automobile personnel peut avoir droit à une indemnité de kilométrage :
- si le conducteur n'a pas droit à une telle indemnité;
- les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées;
- ces sommes ne doivent pas excéder l'indemnité de kilométrage décrite précédemment.
- Les demandes de remboursement de sommes payées au conducteur doivent être accompagnées de reçus.
- L'employé n'a pas droit à une indemnité de kilométrage si le conducteur du véhicule y a déjà droit.
Composante de base
- Paiements actuels et raisonnables n'excédant pas l'indemnité de kilométrage.
- L'employé qui est passager d'un véhicule automobile personnel dont le conducteur a droit à une indemnité de kilométrage ne peut obtenir un remboursement au titre de cette indemnité.
6.3.4 Frais de traversier et de péage
- Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage et de stationnement sont remboursables.
- Le calcul du remboursement est effectué en fonction de la manière dont l'indemnité de kilométrage est financée (les frais engagés au titre d'un deuxième véhicule sont payés à même la composante sur mesure ou la composante personnalisée).
6.3.5 Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport
Composante de base
- Dépenses relatives à l'employé et à ses personnes à charge.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- Dépenses relatives à la famille élargie.
6.4 Hébergement
- Logement dans un établissement commercial - on remboursera les frais d'hébergement réels et raisonnables, selon les taux indiqués dans le Répertoire des établissements d'hébergement de TPSGC.
- Les frais d'hébergement seront payés à même la composante de base, la composante sur mesure ou la composante personnalisée de la manière énoncée ci-après.
- Les principes d'occupation de chambres énoncés dans les dispositions relatives aux VRL s'appliquent.
6.4.1 Logement privé
- L'employé qui occupe un logement privé a droit à l'indemnité suivante, payable pour l'ensemble de sa famille :
Composante de base
- 50 $ par nuit et par famille.
- Aucun reçu n'est requis.
- Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.
Composante sur mesure ou composante personnalisée
- sans objet
6.5 Indemnité de repas
6.5.1
- L'employé, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge et les membres de sa famille élargie ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :
- L'indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages est accordée.
- Chaque personne à charge a droit d'une indemnité de repas.
- Le coût des repas des membres de la famille élargie est financé à même la composante sur mesure.
6.5.2 Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation
- Cette indemnité est calculée de la façon suivante :
- Employé : 12 % de l'indemnité de repas quotidienne (en conformité avec la Directive sur les voyages).
- Chaque personne à charge : 6 % de l'indemnité de repas quotidienne.
- 6 % de l'indemnité de repas quotidienne est accordée à l'égard des membres de la famille élargie.
6.6 Arrêts et retards durant le voyage
6.6.1 Arrêt autorisé
- Le temps et les coûts additionnels découlant d'un arrêt autorisé pour affaire officielle (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à même la composante de base.
6.6.2 Arrêt non autorisé
- L'employé autorisé à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui fait un arrêt pour des raisons personnelles n'a pas droit à une extension du temps de voyage.
- Les coûts entraînés par cet arrêt ne sont pas remboursés.
- En temps normal, l'employé qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, l'employé qui passe deux nuits au même endroit a droit au remboursement de ses frais de voyage normaux (à l'égard de la distance à couvrir entre l'ancien lieu de travail et le nouveau).
6.7 Personnes à charge non réinstallées
- Lorsque l'employé et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation peuvent rester à l'ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d'études au cours de l'année scolaire ou pour d'autres raisons justifiables).
- Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :
- les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence sont remboursées conformément à la présente Directive;
- les frais accessoires engagés durant le voyage ne sont pas remboursés;
- on ne rembourse jamais les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, par exemple pendant un congé au cours d'une période d'études de l'année scolaire.