Portée
La présente partie de la directive enrichit et complète la Partie II du Code [https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/lois/l-2/page-14.html#h-332798] et le Règlement sur les comités d’orientation, les comités locaux et les représentants en matière de santé et de sécurité (https://laws-lois.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-2015-164/index.html) et doit être lue dans ce contexte.
19.1 Généralités
19.1.1 Toutes les politiques et procédures propres à un ministère ou organisme et à tout site de travail seront élaborées en consultation avec le comité d’orientation et/ou le comité du lieu de travail.
19.2 Sélection des membres
19.2.1 Voici les facteurs dont il faut tenir compte pour déterminer la taille du comité d'orientation :
- le nombre et la répartition des employés à chaque lieu de travail;
- le degré de risque qui existe dans l'ensemble du milieu de travail;
- la diversité des fonctions qui sont accomplies;
- la nécessité de représenter divers quarts;
- la fréquence des incidents et blessures au lieu de travail; et
- le nombre de syndicats en cause.
19.2.2 L'employeur devrait désigner des représentants de la direction ayant l'autorité nécessaire pour discuter des points soulevés lors des réunions du comité d'orientation, les approuver et y donner suite.
19.2.3 Dans les cas où les employés sont représentés par un syndicat à un lieu de travail donné, le syndicat doit choisir les employés qui seront nommés par l'employeur pour siéger au comité d'orientation en fonction du nombre de sièges disponibles.
19.3 Poste vacant
19.3.1 Lorsqu'un membre du comité d'orientation démissionne ou cesse d'occuper ses fonctions pour un motif quelconque, le poste vacant doit être comblée dans les 60 jours civils qui suivent la démission ou la cessation.
19.4 Quorum
19.4.1 Dans l'éventualité où une réunion doit être reportée faute de quorum, la raison de ce report doit en être expliquée dans le prochain procès-verbal du comité d'orientation.
19.4.2 Il incombe à l’employeur de couvrir toute dépense autorisée engagée par les employés membres du comité pour participer aux réunions du comité. Les employés ne seront pas financièrement responsables des frais de déplacement et d’hébergement engagés pour participer aux réunions du comité d’orientation.
19.5 Suppléants
19.5.1 Il est important que les réunions du comité d'orientation ne soient pas retardées ni reportées, faute de quorum. Il est généralement souhaitable de désigner des suppléants qui peuvent prendre part aux réunions du comité à la place des membres habituels. Le comité doit décider, en adoptant ses règles et procédures, s'il autorisera des suppléants à assister aux réunions à la place des membres habituels. Les remplaçants doivent être tenus pleinement informés des dossiers et doivent posséder les mêmes pouvoirs et les mêmes droits que les membres qu'ils remplacent. Il faut limiter le plus possible le recours à des suppléants, par souci de continuité. Les suppléants doivent être choisis de la même manière que le sont les membres habituels et leurs noms doivent être affichés avec ceux des membres habituels.
19.6 Pouvoirs du comité
19.6.1 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité d'orientation peut demander à l'employeur de lui communiquer les renseignements dont le comité estime avoir besoin pour déterminer les risques présents ou éventuels que peuvent présenter dans le lieu de travail les matériaux, les méthodes de travail, l'équipement ou les activités.
19.6.2 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité d'orientation ont accès aux rapports, études et tests du gouvernement ou de l'employeur ou aux aspects de ces rapports, études et tests qui concernent la santé et la sécurité des employés, mais non aux dossiers médicaux des employés, sauf avec le consentement écrit de ces derniers.
19.7 Règles de procédure
19.7.1 Chaque comité d'orientation établit ses règles de procédure, lesquelles portent notamment sur les points suivants :
- la durée du mandat;
- l’heure, le lieu et la fréquence des réunions ordinaires;
- le processus d'approbation du procès-verbal par les deux présidents;
- le processus par lequel la position d'un membre sur une question ayant trait à la santé et à la sécurité qui a été portée à l'attention du comité est consignée fidèlement dans le procès-verbal, ainsi que la méthode d'examen et de révision du procès-verbal avant son adoption officielle;
- la rédaction du procès-verbal;
- le processus d'inscription de points à l'ordre du jour et d'adoption de ce dernier;
- la procédure à suivre pour obtenir les autorisations nécessaires des présidents afin de s'acquitter de ses pouvoirs et de ses obligations en tant que membre du comité; et
- toute procédure de fonctionnement qu'il juge souhaitable d'adopter.
19.8 Réunions
19.8.1 Les membres du comité d'orientation peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent à titre de membre du comité, y compris un temps raisonnable pour préparer une réunion. Tout le temps que les membres emploient à remplir ces fonctions est réputé, aux fins de calcul du salaire qui leur est dû, avoir été employé à exécuter leur travail.
19.8.2 Les employés qui siègent au comité d'orientation n'ont pas nécessairement les ressources nécessaires pour participer pleinement à ses travaux. Une aide ou un appui peuvent leur être fournis pour faciliter leur participation, dont le paiement de leurs frais de déplacement pour assister aux réunions. Dans les cas où le paiement des frais de voyage est autorisé par l'employeur, l’employé doit se conformer aux dispositions applicables de la Directive sur les voyages du CNM.
19.8.3 Il incombe à l’employeur de couvrir toute dépense autorisée engagée par les membres du comité pour participer aux réunions du comité. Les employés ne seront pas financièrement responsables des frais de déplacement et d’hébergement engagés pour participer aux réunions du comité du lieu de travail ou d’orientation.
19.9 Procès-verbaux
19.9.1 Les procès-verbaux de chaque réunion du comité d'orientation doivent être approuvés par les deux présidents.
19.9.2 Le président choisi par les représentants de l'employeur doit fournir à l'employeur et à chaque membre du comité, le plus tôt possible après chaque réunion du comité d'orientation, une copie du procès-verbal de celle-ci sur support électronique ou papier.
19.9.3 L'employeur doit mettre à la disposition des membres des comités locaux une copie des procès-verbaux du comité d'orientation, sur support électronique ou papier.
19.9.4 L'employeur doit conserver une copie du procès-verbal des réunions du comité d'orientation pendant les 10 ans suivant la date de la réunion et les mettre à la disposition de ceux et celles qui veulent les consulter.
19.9.5 L'employeur doit afficher le procès-verbal de la réunion du comité d'orientation, dès qu'il en obtient copie, et ce, pendant une période de trois mois.
19.9.6 Le comité d'orientation garde des registres précis des questions qui lui sont soumises.
19.10 Comités d'orientation régionaux de santé et de sécurité
19.10.1 Les comités d'orientation régionaux de santé et de sécurité (ci-après appelés les « comités régionaux ») s'ils sont établis, doivent respecter les règles applicables au comité d'orientation prévues par le Code et son règlement d'application, y compris les pouvoirs, obligations et privilèges qui sont accordés à ses membres. Son fonctionnement sera limité selon sa région ou son secteur particulier, comme il est indiqué dans son mandat.
19.10.2 Le mandat des comités régionaux doit être approuvé par le comité d'orientation.
19.10.3 Les comités régionaux doivent aussi tenir le comité d'orientation informé des questions régionales touchant la santé et la sécurité.
19.10.4 Les membres d'un comité régional peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent en qualité de membre du comité. Ils peuvent notamment se voir accorder une période raisonnable pour préparer leur dossier une vue d'une réunion et pour s'acquitter de leurs fonctions à titre de membre du comité. Aux fins d'établir la rémunération qui lui est payable, l’employé est réputé s'être acquitté de ses fonctions habituelles.
19.11 Comités locaux de santé et de sécurité
19.11.1 Le comité local de santé et de sécurité doit participer à l'élaboration, à la mise en œuvre et à la surveillance du programme de santé et de sécurité de l'employeur et être consulté à cet égard, conformément aux directives, et doit prendre en considération la santé et la sécurité dans le cadre de la formulation de politiques, de pratiques et de procédures.
19.12 Taille du comité
19.12.1 Voici les facteurs dont il faut tenir compte pour déterminer la taille du comité local :
- le nombre et la répartition des employés à chaque lieu de travail;
- le degré de risque qui existe dans l'ensemble du milieu de travail;
- la diversité des fonctions qui sont accomplies;
- la nécessité de représenter divers quarts;
- la fréquence des incidents et blessures au lieu de travail; et
- le nombre de syndicats en cause.
19.12.2 L'employeur devrait désigner des membres de la direction ayant les pouvoirs nécessaires pour discuter des points soulevés lors des réunions du comité local, de les approuver et d'y donner suite.
19.13 Pouvoirs du comité
19.13.1 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité local peut demander à l'employeur de lui communiquer les renseignements dont le comité estime avoir besoin pour déterminer les risques présents ou éventuels que peuvent présenter dans le lieu de travail les matériaux, les méthodes de travail, l'équipement ou les activités.
19.13.2 L'une ou l'autre des parties siégeant au comité local a accès aux rapports, études et tests du gouvernement et de l'employeur ou aux aspects de ces rapports, études et tests qui touchent à la santé et à la sécurité des employés, mais non aux dossiers médicaux des personnes, sauf avec le consentement écrit de ces dernières.
19.14 Règles de procédure
19.14.1 Chaque comité local établit ses règles de procédure, lesquelles portent notamment sur les points suivants :
- la durée du mandat;
- l’heure, le lieu et la fréquence des réunions ordinaires;
- le processus d'approbation du procès-verbal par les deux présidents;
- le processus par lequel la position d'un membre sur une question ayant trait à la santé et à la sécurité qui a été portée à l'attention du comité est consignée fidèlement dans le procès-verbal, ainsi que la méthode d'examen et de révision du procès-verbal avant son adoption officielle;
- la rédaction du procès-verbal;
- le processus d'inscription de points à l'ordre du jour et d'adoption de ce dernier;
- la procédure à suivre pour obtenir les autorisations nécessaires des présidents afin de s'acquitter de ses pouvoirs et de ses obligations en tant que membre du comité; et
- toute procédure de fonctionnement qu'il juge souhaitable d'adopter.
19.15 Réunions
19.15.1 Les membres d'un comité local peuvent s'absenter de leur travail habituel durant le temps nécessaire pour assister aux réunions ou pour remplir les autres fonctions qui leur incombent en qualité de membre du comité. Ils peuvent notamment se voir accorder une période raisonnable pour préparer leur dossier une vue d'une réunion et pour s'acquitter de leurs fonctions à titre de membre du comité. Aux fins d'établir la rémunération qui lui est payable, l’employé est réputé s'être acquitté de ses fonctions habituelles.
19.16 Procès-verbaux
19.16.1 Les procès-verbaux de chaque réunion du comité local doivent être approuvés par les deux présidents.
19.16.2 L'employeur doit afficher le procès-verbal de la réunion du comité local, dès qu'il en obtient copie, et ce, pendant une période de trois mois.
19.16.3 Le comité local garde des registres précis des questions qui lui sont soumises.
19.17 Représentants
19.17.1 Si aucun comité local n'est requis, ses fonctions et pouvoirs sont dévolus au représentant en matière de santé et de sécurité.
19.18 Formation
19.18.1 L’employeur, en consultation avec le comité approprié, élaborera et mettra en œuvre un programme de formation obligatoire ou participera à un programme de formation approuvé conjointement pour les membres du comité nouveaux et existants. La formation sera aussi donnée sans tarder, mais pas plus tard que 90 jours suivant la nomination de façon à garantir que les membres du comité sont formés dans l’exécution de leurs responsabilités en lien avec les activités de l’employeur. La formation comprendra entre autres, mais sans s’y limiter :
- leurs pouvoirs et obligations en vertu du Code et de son règlement d'application;
- les exigences de la Directive;
- les règles et procédures des comités;
- les principes de la recherche d'un consensus et de la résolution de problèmes touchant à la santé et à la sécurité;
- comment mener une évaluation des risques conformément aux Programmes de prévention des risques de l’employeur, qui comprend les risques physiques et psychologiques (y compris la Partie XIX du Règlement canadien sur la santé et la sécurité au travail, ainsi que le Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail); et
- l’enquête sur une situation comportant des risques (y compris une analyse des causes fondamentales).
19.18.2 En collaboration avec le comité de santé et de sécurité concerné, l'employeur doit élaborer un programme de sensibilisation à l'intention des employés qui porte notamment, sans toutefois s’y limiter, sur les exigences du Code et de son règlement d'application et de la Directive.
19.18.3 Lorsqu'un employé, membre d'un comité de santé et de sécurité, est inscrit à un programme de formation en santé et en sécurité à la demande de l'employeur, sa période de formation est considérée comme une période de travail. Il est entendu que l'employeur détermine le type de formation à offrir après avoir consulté avec le comité de santé et de sécurité concerné.
19.18.4 Une formation d’appoint efficace sera donnée aux membres du comité de santé et sécurité au travail, aux membres du comité d’orientation et aux représentants tous les deux ans.
19.18.5 Tous les dossiers de formation seront documentés et présentés aux comités d’orientation nationaux chaque année civile et seront conservés pendant cinq ans.
19.19 Renseignements
19.19.1 L'employeur communique le rôle du comité de santé et de sécurité et sa composition actuelle (nom, numéro de téléphone et lieu de travail des membres) à l'ensemble des employés, au moins une fois par année, par voie électronique ou sur support papier.