DSE 15 - Réinstallation

Portée

Définitions

Note : Ces définitions s’appliquent seulement à cette directive.

Allocation de voyage (travel allocation) s’entend du montant qui sera versé au fonctionnaire pour le voyage par avion, par véhicule motorisé particulier (VMP) ou par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail, et peut inclure les frais prévus au paragraphe 15.6.2 concernant une escale autorisée si l’administrateur général détermine qu’elle est nécessaire.

Indemnité de voyage de réinstallation (relocation travel allowance) s’entend d’une indemnité non soumise à une justification versée à un fonctionnaire pour le voyage de réinstallation de l’ancien au nouveau lieu de travail, et inclut l’indemnité de voyage, ainsi que les frais engagés à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

Option de voyage de réinstallation soumise à justification (accountable relocation travel option) s’entend d’une option de voyage offerte à un fonctionnaire pour son voyage de réinstallation de son ancien à son nouveau lieu de travail pour laquelle le fonctionnaire doit soumettre une demande de remboursement pour les frais réels et raisonnables associés au voyage de réinstallation, tels qu’énoncés dans la présente directive, dans les 30 jours suivant le voyage et pour lequel un fonctionnaire peut demander une avance, sous réserve de la DSE 4 – Avances comptables.

Réparation (repair) s’entend de la remise en état d’un article sans excéder sa valeur de remplacement.

Trajet officiel (official routing) s’entend du trajet le plus direct et pratique, tel que déterminé par l’administrateur général pour un aller simple de l’ancien au nouveau lieu de travail.

Valeur réelle (VR) (actual cash value) s’entend de l’âge, de l’état et de la durée de vie prévue de l’article en conformité avec l’usage actuel dans le domaine.

Directive

15.1 Application

15.1.1 Cette directive s’applique à un fonctionnaire et/ou à une personne à charge qui se réinstalle au Canada ou dans un poste ou entre deux postes ou qui cesse d’être fonctionnaire ou personne à charge durant une période de service à l’extérieur du Canada.

15.1.2 Les dispositions relatives à la réinstallation portent sur les frais légitimes de réinstallation du fonctionnaire et excluent le gain personnel ou le remboursement des extravagances du fonctionnaire. Les fonctionnaires devraient lire attentivement la directive et lorsqu’un avis donné par le ministère contredit la directive, le fonctionnaire devrait demander que l’avis soit donné par écrit. Cette démarche est importante parce que les dépenses résultant d’une interprétation erronée ou d’une erreur ne sont pas nécessairement remboursables.

15.1.3 Puisque c’est l’employeur qui décide de la réinstallation d’un fonctionnaire; c’est donc à lui seul qu’il incombe de déterminer l’aide nécessaire à cette occasion.

15.1.4 Dans toute réinstallation, il faut viser à réinstaller le fonctionnaire de la façon la plus efficace, c’est-à-dire au prix le plus raisonnable pour l’État, tout en causant le moins d’ennuis possibles au fonctionnaire et à sa famille.

15.1.5 Lorsque la présente directive ou d’autres directives prévoient l’autorisation des frais de déplacement et/ou de subsistance ou les deux, la personne à charge est assujettie à des normes de transport et de logement semblables à celles qui s’appliquent au fonctionnaire. Sous réserve de l’autorisation de l’administrateur général, si, à l’occasion d’une réinstallation, le fonctionnaire doit précéder ou suivre les personnes à charge, que ce soit à destination ou en provenance d’un poste, l’une de celles-ci doit être considérée comme étant le fonctionnaire pour ce qui est des dépenses engagées en vertu de la présente directive.

15.1.6 L’employeur fournira au fonctionnaire devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, en fonction des circonstances du fonctionnaire, pour réaliser toutes les activités liées à la réinstallation, y compris la supervision de l’emballage et du déballage des effets mobiliers, ainsi que conformément à l’article 15.20 – Voyages à la recherche d’un logement s’ils sont autorisés par l’administrateur général, et le voyage de réinstallation en soi conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail.

15.2 Couple de fonctionnaires

15.2.1 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté au même poste, les dispositions de la présente directive ne s’appliquent normalement qu’à l’un d’eux, sous réserve des dispositions du paragraphe 15.2.3. L’autre fonctionnaire sera considéré comme une personne à charge aux fins de la réinstallation, sauf si l’administrateur général juge que les besoins du programme justifient un traitement individuel. Dans ce cas, les renseignements requis sont communiqués au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.2.2 Lorsqu’un couple de fonctionnaires est affecté à deux postes différents, les dispositions de la présente directive s’appliquent à chacun d’eux, compte tenu de toutes personnes à charge qui les accompagnent.

15.2.3 L’employeur doit fournir à chaque fonctionnaire d’un couple de fonctionnaires devant se réinstaller un congé payé nécessaire et raisonnable, selon les circonstances du fonctionnaire, conformément à la DSE 2 – Définitions, pour lui permettre de réaliser toutes les activités liées à la réinstallation.

Déplacement lors d’une réinstallation

15.3 Général

15.3.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé, l’allocation de voyage, telle qu’elle est décrite dans la présente directive, doit être établie par l’administrateur général. Le fonctionnaire peut choisir entre une indemnité de voyage de réinstallation ou l’option de voyage de réinstallation soumise à une justification, conformément à la présente directive.

15.3.2 Le transport aérien est le mode de transport habituel lors de la réinstallation d’un fonctionnaire puisque, dans presque tous les cas, il s’agit du moyen de transport le plus pratique et le plus économique. Selon le cas, un employé peut décider de voyager par bateau ou d’utiliser un véhicule motorisé particulier (VMP), conformément à la présente directive. Lorsqu’il est possible de conduire, le fonctionnaire peut être tenu de prouver qu’il a voyagé selon le mode de transport préétabli.

15.3.3 Lorsqu’un fonctionnaire voyage par bateau ou au moyen d’un VMP, l’indemnité de voyage maximale correspond au montant qui aurait été autorisé au paragraphe 15.6.1 pour le transport aérien, sauf indication contraire.

15.3.4 Chaque fonctionnaire et chaque personne à charge qui habitent à la résidence du fonctionnaire ont droit à l’indemnité de voyage et à un siège individuel aux termes de la présente directive. Lorsque les compagnies aériennes acceptables à l’administrateur général offrent des billets à tarif réduit aux enfants, ces tarifs sont normalement utilisés pour établir l’indemnité de transport.

15.3.5 Sous réserve de l’article 15.6, lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé d’un poste à un autre, l’administrateur général doit déterminer l’indemnité de voyage en fonction du trajet officiel ou, à la demande du fonctionnaire ou de la personne à charge, de l’ancien poste au nouveau poste en passant par la ville où est situé le bureau principal. Lorsqu’une indemnité de voyage est autorisée pour un déplacement par la ville où est situé le bureau principal, le fonctionnaire devra démontrer qu’il y a eu escale dans la ville où est situé son bureau principal, et ce, pour chaque voyageur.

15.3.6 Si l’administrateur général demande à un fonctionnaire de se rendre directement de son poste à son poste de réaffectation, le fonctionnaire et les personnes à charge qui l’accompagnent auront le droit, au cours de la nouvelle affectation à l’étranger, d’effectuer un voyage supplémentaire pour se rendre à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, conformément au paragraphe 50.4.3 de la DSE 50 - Aide au déplacement du poste, sauf si les personnes à charge sont autorisées à passer par la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire au moment de la réinstallation. En pareil cas, seul le fonctionnaire aura le droit d’effectuer un voyage supplémentaire, conformément au présent paragraphe.

15.3.7 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut accorder au fonctionnaire et aux personnes à charge qui l’accompagnent l’autorisation d’effectuer un voyage aller-retour entre le poste d’affectation du fonctionnaire et la ville du bureau principal, avant que le fonctionnaire ne quitte son poste actuel, au lieu d’accorder les avantages prévus aux paragraphes 15.3.5 et 15.3.6, après avoir reçu confirmation de la réaffectation à un autre poste, afin de répondre aux besoins opérationnels du ministère.

15.4 Indemnité de voyage de réinstallation ou Option de voyage de réinstallation soumise à justification

15.4.1 Lorsqu’un fonctionnaire choisit de recevoir une indemnité de voyage de réinstallation, l’indemnité lui sera versée avant le déplacement. Une fois le déplacement terminé, le fonctionnaire peut présenter une demande de remboursement pour les frais de réinstallation supplémentaires, conformément à l’article 15.5. L’indemnité de voyage de réinstallation sera établie sur une base individuelle par l’administrateur général en fonction de ce qui suit :

l’indemnité de voyage spécifique au choix du moyen de transport, conformément à l’article 15.6 pour le transport aérien, à l’article 15.7 pour le voyage au moyen d’un véhicule motorisé particulier et à l’article 15.8 pour le voyage par bateau;
un montant de 75 $ pour les déplacements à destination et en provenance du Canada pour couvrir les frais de transport local au lieu de travail au Canada, lorsque le fonctionnaire n’a pas accès à un véhicule motorisé particulier;
deux nuits d’hébergement à l’hôtel dans la ville du lieu de travail au Canada, si le fonctionnaire n’a pas accès à sa résidence; et
l’indemnité quotidienne de repas pour chaque voyageur et une indemnité quotidienne de faux frais par famille, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, pour deux jours respectivement, à l’ancien et au nouveau lieu de travail.

15.4.2 Lorsqu’un fonctionnaire choisit l’option de voyage de réinstallation soumise à justification, une demande de remboursement basée sur les frais réels et raisonnables peut être présentée aux fins de déplacement et d’hébergement jusqu’à concurrence du montant maximal autorisé aux alinéas 15.4.1a) et c) respectivement. Les frais de transport local au Canada, l’indemnité de repas quotidienne et l’indemnité de faux frais quotidienne peuvent être réclamés en vertu des alinéas 15.4.1b) et d), sous réserve de l’article 15.11.

15.4.3 Un fonctionnaire peut seulement choisir de se prévaloir du droit aux crédits de déplacements en vertu de la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur conjointement avec l’indemnité de voyage soumise à une justification. Lorsqu’une indemnité de voyage a été autorisée conformément à la DSE 45 - Banque de crédits de déplacement du service extérieur, les frais peuvent être réclamés tel qu’il est précisé dans la directive.

15.4.4 Lorsque le fonctionnaire choisit de ne pas se déplacer conformément au trajet officiel et/ou de prendre un congé de déplacement supplémentaire, le fonctionnaire est responsable de toute différence de coûts qui dépasse l’indemnité de voyage et l’employeur ne sera responsable d’aucuns frais supplémentaires engagés en raison de perturbations ou de retards découlant des dispositions prises par le fonctionnaire. Le fonctionnaire doit réclamer le congé de déplacement, tel qu’il est précisé à l’article 15.9. Le fonctionnaire doit soumettre une demande de congé pour tout temps additionnel pris pendant les heures normales de travail en raison des arrangements de voyage personnels du fonctionnaire.

15.5 Frais de réinstallation supplémentaires

15.5.1 Les fonctionnaires peuvent soumettre une demande de dépenses sur présentation de reçus pour les frais de réinstallation réels et raisonnables suivants :

deux nuits d’hébergement au lieu de travail à l’extérieur du Canada, sous réserve des limites prévues à l’article 15.23, ou deux nuits d’exemption du paiement des frais de logement au poste où le fonctionnaire occupera un logement de l’État, tel qu’il est établi par l’administrateur général;
les frais de transport local engagés au lieu de travail à l’étranger pour le transport entre l’aéroport, selon le cas;
les frais réels et raisonnables pour les frais de service/frais relatifs aux opérations financières directement liées à un voyage de réinstallation en fonction du trajet officiel, notamment, mais sans s’y limiter, l’utilisation des guichets automatiques, l’utilisation des cartes de débit ou de crédit, les commissions d’un établissement financier relativement à une opération en devise étrangère, l’achat des chèques de voyage et les frais d’encaissement de chèques, pourvu que ces frais soient appuyés par des reçus et que la devise utilisée pour les dépenses soit indiquée;
les dépenses relatives aux appels téléphoniques officiels nécessaires, pourvu que l’objet de l’appel soit déclaré dans la demande de remboursement des frais;
les passeports et les dépenses connexes comme les visas et les certificats de santé;
les pourboires liés au voyage, sauf les pourboires liés aux repas qui sont prévues dans l’indemnité de faux frais quotidienne;
les assurances pour les bagages perdus ou endommagés pendant le voyage jusqu’à concurrence de 1 000 $ par voyageur, au-delà de l’indemnisation prévue par le transporteur, la société de carte de crédit, l’agence de voyages ou l’assureur automobile, selon le cas; et
les frais de garde des personnes à charge conformément aux dispositions pour la garde des personnes à charge de la Directive sur les voyages du CNM, pour un maximum de quatre jours par réinstallation des personnes à charge âgées de neuf ans ou moins et partageant la résidence du fonctionnaire, pendant que les effets personnels sont emballés ou déballés et chargés ou déchargés, à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail.

15.6 Déplacement en avion

15.6.1 Le déplacement en avion de l’ancien au nouveau lieu de travail sera fondé sur le trajet officiel décrit dans la présente directive à l’intention du fonctionnaire et de chaque personne à charge qui l’accompagne, au moyen de ce qui suit :

le plein tarif en classe économique, sans restrictions; ou
le coût d’un billet d’avion à plein tarif en classe affaires, lorsque le fonctionnaire et ses personnes à charge voyagent conformément au trajet officiel selon lesquels le fonctionnaire et ses personnes à charge sont autorisés à voyager en classe affaires en raison d’un vol de neuf heures ou plus ou d’un déplacement continu en avion excédant 12 heures entre l’heure prévue du départ et l’heure d’arrivée à destination, ou d’une escale d’une nuit ou d’une escale correspondant à une escale d’une nuit, et si l’employé accepte de fournir par la suite des preuves (cartes d’embarquement ou billets) attestant que toutes les personnes autorisées à voyager en classe affaires ont effectivement voyagé dans cette classe comme prévu.

15.6.2 Lorsque l’itinéraire pour lequel l’indemnité de voyage en avion, tel qu’il a été déterminé par l’administrateur général, donne lieu à une escale autorisée, l’indemnité de voyage comprendra des dépenses au lieu de l’escale conformément à la Directive sur les voyages du CNM pour le transport aller-retour local entre l’aéroport et le lieu d’hébergement, l’hébergement, l’indemnité de repas quotidienne pour tous les voyageurs autorisés, et une indemnité de faux frais quotidienne par famille.

15.6.3 Pour se remettre de la fatigue causée par le long voyage, le déplacement de nuit et le décalage horaire, une période de repos convenable sera prévue si possible entre l’heure d’arrivée à destination et l’heure à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au travail.

15.7 Déplacement en véhicule motorisé particulier (VMP)

15.7.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement en VMP de l’ancien lieu de travail au nouveau lieu de travail sera déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

le taux de kilométrage/millage applicable aux voyages en service commandé, en vigueur au lieu de départ, pour le nombre de kilomètres/milles parcourus entre l’ancien et le nouveau lieu de travail, majoré de 20 % pour les déplacements additionnels nécessaires, tel qu’il aura été déterminé par l’administrateur général;
les frais de voyage effectué en VMP, pour le fonctionnaire et chaque personne à charge qui l’accompagne. L’administrateur général doit déterminer le nombre d’arrêts et le nombre de jours pour lesquels le fonctionnaire peut demander le remboursement des repas et de l’hébergement, calculés selon le trajet le plus économique et le plus pratique en VMP; et
le taux de kilométrage/millage réduit pour l’utilisation d’un deuxième véhicule motorisé particulier pour la même distance que celle parcourue par le premier véhicule.

15.7.2 Lorsque deux VMP sont utilisés, l’indemnité de voyage sera majorée du coût estimatif de l’expédition d’un VMP, qui aurait autrement été expédié de l’ancien au nouveau lieu de travail, tel qu’il est décrit à l’article 15.18. Lorsqu’une voiture est expédiée et que l’autre est conduite ou lorsqu’un seul VMP est conduit, l’indemnité de voyage est limitée au coût du voyage par avion seulement.

15.7.3 Sous réserve de l’alinéa 15.7.1b), en général, on ne doit pas s’attendre à ce qu’un fonctionnaire qui est autorisé à voyager en VMP parcoure plus de 500 kilomètres par jour. Lorsque la distance entre l’ancien et le nouveau lieu de travail est inférieure à 650 kilomètres, il est attendu du fonctionnaire à ce qu’il effectue le voyage dans un délai d’un jour, à moins qu’il y ait des conditions jugées acceptables par l’administrateur général qui empêchent l’achèvement du voyage en temps voulu.

15.8 Déplacement par bateau

15.8.1 L’indemnité de voyage pour le déplacement par bateau de l’ancien au nouveau lieu de travail doit être déterminée par l’administrateur général afin d’inclure :

un montant jusqu’à concurrence de l’indemnité du déplacement en avion prévue à l’alinéa 15.6.1a); et
le coût estimatif de l’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, tel qu’il est établi par l’administrateur général conformément aux dispositions de l’article 15.18, lorsque l’administrateur général en a autorisé l’expédition, pourvu que de tels coûts ne soient pas inclus dans le prix total du billet du transport/déplacement par bateau, y compris les dépenses liées à l’expédition d’un véhicule motorisé particulier, tels que les droits de quai, les frais d’assurance, etc.

15.9 Congé de déplacement

15.9.1 Un fonctionnaire se verra accorder un congé de déplacement pour réinstallation en fonction du temps de déplacement requis pour le voyage en avion, selon le trajet officiel, sauf si :

un déplacement est autorisé en vertu du paragraphe 15.10.2, auquel cas l’administrateur général doit déterminer la durée appropriée du congé de déplacement; et
le fonctionnaire choisit d’utiliser un VMP auquel cas il se voit accorder un congé de deux jours.

15.10 Voyageur ayant des besoins spéciaux

15.10.1 Lorsqu’un voyageur ayant un handicap physique est tenu de payer pour recevoir de l’aide spéciale en cours de déplacement (p. ex. chauffeur de taxi ou porteur), l’administrateur général doit rembourser ces frais réels et raisonnables sur présentation des reçus, à condition qu’ils soient clairement nécessaires et raisonnables.

15.10.2 Lorsque, pour des raisons logistiques, opérationnelles ou médicales, l’administrateur général autorise un mode de transport alternatif, autre que le voyage en avion pour une partie ou la totalité du voyage du fonctionnaire, l’administrateur général autorise le remboursement des frais réels et raisonnables associés à ce voyage conformément à la présente directive, même si de tels frais peuvent dépasser le prix d’un billet d’avion plein tarif en classe économique. Dans de telles circonstances exceptionnelles, l’employeur doit prendre les dispositions nécessaires et décider quels sont les moyens et les normes de déplacement appropriés aux circonstances, en tenant compte de la Directive sur les voyages du CNM.

15.11 Service temporaire en cours de route

15.11.1 Lorsque le fonctionnaire voyage à destination ou en provenance d’un poste et qu’il fait un arrêt autorisé pour conclure des affaires officielles, l’administrateur général peut autoriser à l’avance le paiement de toutes les dépenses nécessaires qui lui semblent justifiées à l’égard de chaque personne à charge qui est autorisée à voyager avec le fonctionnaire et :

qui partageait la résidence du fonctionnaire à son ancien lieu de travail et partagera la résidence avec le fonctionnaire à son nouveau lieu de travail; et/ou
pour lequel les frais de réinstallation sont autorisés en vertu de l’article 15.29.

15.11.2 L’administrateur général peut autoriser le remboursement de ces dépenses tant qu’elles sont considérées raisonnables et justifiables selon les circonstances, normalement pour une période pouvant aller jusqu’à sept jours à un endroit donné.

15.12 Maladie, blessure ou décès en cours de route

15.12.1 On peut rembourser des frais d’ambulance ou de taxi, selon le cas, à un fonctionnaire ou une personne à charge qui tombe malade ou subit une blessure en se rendant au nouveau lieu de travail et que l’administrateur général juge nécessaire selon les circonstances que, étant donné la nature de la maladie ou de la blessure, la personne doit être transportée à un hôpital, en ambulance ou en taxi, ou à l’hôtel, en taxi.

15.12.2 Le fonctionnaire peut aussi se faire rembourser les frais nécessaires qu’occasionne la maladie ou la blessure dans la mesure où l’administrateur général est convaincu que ces frais s’ajoutent à ceux qui auraient été engagés si le fonctionnaire n’avait pas été absent de son lieu de travail et qui ne lui sont pas, par ailleurs, remboursables en vertu d’une police d’assurance, de la Loi sur l’indemnisation des fonctionnaires de l’État ou de quelque autre autorisation.

15.12.3 Lorsque, selon le médecin traitant, l’état d’un fonctionnaire qui est tombé malade ou a subi une blessure en se rendant à son nouveau lieu de travail exige la présence du plus proche parent ou d’un représentant de la famille, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

des frais réels et raisonnables de déplacement aller-retour de cette personne jusqu’au lieu où se trouve le fonctionnaire, moins les frais de déplacement aller-retour de cette personne entre la localité où réside la personne qui voyage et la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire; et
les frais de logement réels et raisonnables, au lieu où se trouve le fonctionnaire, pendant la période raisonnable fixée par l’administrateur général.

15.12.4 Si un fonctionnaire ou une personne à charge décède en se rendant au nouveau lieu de travail, l’administrateur général doit autoriser le paiement des dépenses conformément à la DSE 66 - Décès à l’étranger d’un fonctionnaire ou d’une personne à charge. Si le corps n’est pas transporté, il peut autoriser le remboursement des frais de déplacement du plus proche parent jusqu’au lieu d’inhumation, selon les dispositions du paragraphe 15.12.3.

Déménagement des effets mobiliers et véhicule motorisé particulier

15.13 Expédition et entreposage des effets mobiliers

15.13.1 À l’occasion d’une réinstallation à un nouveau lieu de travail, l’administrateur général autorisera et prendra les mesures nécessaires pour l’expédition d’une partie ou de la totalité des effets tous ou partie des effets mobiliers du fonctionnaire de la façon suivante :

quant aux effets mobiliers dont l’expédition est autorisée, l’administrateur général doit approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport, d’entreposage inhérent au déménagement d’une durée maximale de douze mois et de dépaquetage;
quant aux effets mobiliers dont l’expédition n’est pas autorisée, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le paiement des frais réels et raisonnables afin d’assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le camionnage, l’entreposage et, au besoin, le transport à la ville du bureau principal du fonctionnaire ou à l’endroit le plus proche où, de l’avis de l’administrateur général, il existe des entrepôts convenables;
que le VMP ait ou non été expédié en vertu de l’article 15.18, l’administrateur général pourra autoriser le paiement :
1. des frais réels et raisonnables d’entreposage commercial du VMP, y compris les frais d’assurance et le paiement d’une indemnité unique d’entretien pour des services tels que la dépose de la batterie, la mise sur blocs et l’application de lubrifiants au besoin, lorsque la valeur du véhicule indiquée dans le « Canadian Red Book » est supérieure au coût estimatif de son entreposage pendant la période d’affectation à l’étranger; ou
2. d’une somme maximale de 30 $ par mois, frais d’assurance compris, pour un entreposage de longue durée à titre privé, ce montant étant rajusté de temps à autre lorsque le coût estimatif d’entreposage du VMP pendant la période d’affectation à l’étranger est supérieur à la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.13.2 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire d’effets mobiliers, sous réserve des limites de poids globales prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.13.3 L’administrateur général peut autoriser une expédition supplémentaire et approuver le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des articles suivants :

des effets mobiliers essentiels demandés dans les six mois suivant la date d’occupation d’un logement permanent après l’arrivée au poste;
des effets mobiliers lorsque survient un changement dans le nombre de personnes à charge du fonctionnaire, par exemple, avec la naissance ou l’adoption d’un enfant;
des effets mobiliers d’une ou plusieurs personnes à charge qui sont ou seront assujetties à la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, sous réserve de l’article 18.8;
des effets mobiliers pour un élève à charge, sous réserve de l’article 35.5 de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives;
des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.32, pour un époux, un conjoint de fait ou un enfant devenant une personne à charge en cours d’affectation;
des effets mobiliers, sous réserve de l’article 15.30 – Personne qui cesse d’être à charge, pour une personne qui cesse d’être à charge lors d’une affectation à l’étranger; et
des effets mobiliers pour remplacer les articles de l’inventaire qui ont été perdus à l’arrivée au poste à la suite d’un incendie, d’un vol ou d’un désastre, auquel cas la limite de poids globale peut être dépassée.

15.13.4 Il peut être permis à un fonctionnaire en affectation d’un poste à l’étranger à un autre d’effectuer des expéditions supplémentaires, à la discrétion de l’administrateur général de la façon suivante :

de la ville du bureau principal du fonctionnaire ou d’un troisième endroit au nouveau poste du fonctionnaire. Cela s’appliquera aux situations où, notamment, mais sans s’y limiter, un déménagement vers un milieu où le climat est sensiblement différent, exigeant des vêtements différents, ou où la nourriture et d’autres fournitures doivent être achetées au poste; et/ou
à la ville du bureau principal de l’ancien lieu de travail d’effets qui ne seront pas nécessaires au nouveau lieu de travail. Si l’administrateur général n’approuve pas une expédition à la ville du bureau principal pour des motifs de coûts, le fonctionnaire ne sera pas pénalisé pour l’excédent de poids de ces biens excédants allant vers et/ou du nouveau lieu de travail.

15.13.5 Lorsqu’un fonctionnaire hérite de biens ou d’effets mobiliers et/ou d’un véhicule motorisé particulier (VMP) pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général doit autoriser le paiement de la totalité ou d’une partie des frais d’entreposage seulement, engagés au Canada ou à l’étranger, de ces effets jusqu’à ce que le fonctionnaire soit réaffecté au Canada. L’héritage peut également inclure des effets personnels et du mobilier légués par un ou des parents qui déménagent de la résidence familiale à une résidence pour personnes âgées. En ce qui concerne l’entreposage d’un véhicule motorisé particulier (VMP) hérité, les dispositions de l’alinéa 15.13.1c) s’appliqueront.

15.13.6 Les frais d’expédition payés selon le paragraphe 15.13.3 ne doivent pas dépasser ceux qu’aurait occasionnés l’expédition des effets entre la ville du bureau principal du fonctionnaire et son poste.

15.13.7 Lorsque, en raison du choix du fonctionnaire, le préposé au déménagement doit se rendre plusieurs fois au lieu de résidence du fonctionnaire pour empaqueter et mettre en caisse ses effets mobiliers, le fonctionnaire doit payer les frais qui n’auraient pas été occasionnés si ces deux opérations avaient été faites en une fois.

15.13.8 En vertu de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, on peut autoriser l’expédition des effets d’un élève à charge qui rejoint un fonctionnaire à son poste.

15.13.9 Lorsque, à la suite de l’avis d’une affectation à l’étranger, un fonctionnaire décide d’expédier les effets mobiliers destinés à un élève à charge qui a été membre de son ménage à une résidence temporaire et qui est uniquement occupée à cause de la réinstallation, l’administrateur général peut utiliser des pouvoirs discrétionnaires mentionnés à l’article 15.33 pour autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, mise en caisse, de transport et de dépaquetage (y compris les frais d’assurance en transit) de ces effets et leur expédition et à leur retour à la résidence principale du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais qu’auraient occasionnés l’empaquetage, mise en caisse, le camionnage et l’entreposage commercial des effets dans la ville où se trouve le bureau principal du fonctionnaire.

15.13.10 Nonobstant le paragraphe 15.13.2, une expédition supplémentaire d’effets personnels et/ou mobiliers ou un bagage enregistré excédentaire devra être autorisé pour les fonctionnaires qui reviennent à un poste difficile de niveau III, IV ou V, conformément aux dispositions de l’article 50.6 de la DSE 50 – Aide au déplacement du poste.

15.13.11 Lorsque, à la demande d’un fonctionnaire, des effets mobiliers qui n’avaient pas été placés en entreposage de longue durée en conformité avec l’alinéa 15.13.1b), au moment de la réinstallation du fonctionnaire, sont par la suite mis en entreposage de longue durée pendant son affectation à l’extérieur du Canada, l’administrateur général pourra autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage et d’entreposage, dans la mesure où ces frais ne dépassent pas ceux qui auraient été engagés si ces effets avaient été placés en entreposage de longue durée au moment de la réinstallation du fonctionnaire.

15.13.12 Advenant la réinstallation d’un fonctionnaire d’un poste à un lieu de travail au Canada, l’administrateur général doit prendre les mesures nécessaires et approuver le remboursement des frais que cela entraîne pour assurer l’empaquetage, la mise en caisse, le transport et le dépaquetage des effets mobiliers, ainsi que leur entreposage lié au déménagement pour une période maximale de douze mois ou jusqu’à ce que le fonctionnaire emménage dans un logement permanent, selon celle de ces éventualités qui survient en premier.

15.14 Modes d’expédition

15.14.1 Les effets mobiliers dont l’expédition au nouveau lieu de travail d’un fonctionnaire est approuvée doivent être envoyés par le mode de transport et l’itinéraire le plus pratique. Les effets seront expédiés par voie de surface, par fret aérien ou les deux, tel que déterminé par l’administrateur général. Le mode d’expédition peut différer en fonction de la réinstallation vers un poste ou à partir de celui‑ci. Pour déterminer le mode d’expédition, l’administrateur général doit tenir compte des coûts prévus du logement temporaire, des installations qui sont disponibles pour l’expédition et des conditions qui existent au nouveau lieu de travail.

15.14.2 Dans des circonstances exceptionnelles, l’administrateur général peut autoriser un certain excédent de bagages ou des effets accompagnés par fret aérien, au besoin, par exemple lorsque :

l’accès aux effets expédiés par avion pourrait être retardé;
le séjour dans un logement temporaire pourrait se prolonger; ou
un climat sensiblement différent exige les différents types de vêtements.

15.15 Restrictions concernant les expéditions

15.15.1 Lorsqu’un déménagement aux frais de l’État est autorisé conformément à ce qui précède, un fonctionnaire peut inclure tous ses effets mobiliers sous réserve des limites prévues à l’Appendice B de la présente directive.

15.15.2 Voici une liste représentative d’articles qui ne doivent pas être déménagés aux frais de l’État :

articles qui, en vertu de la loi ou d’une restriction tarifaire, ne peuvent être déménagés en même temps que des effets mobiliers, par exemple, carburants, explosifs, munitions, corrodants, liquides inflammables, aérosols, bière de ménage, huile de cuisine;
biens qui nécessitent des conditions climatiques particulières;
matériaux de construction, pierres de patio, blocs de ciment, barbecues extérieurs (en brique, en ciment ou en pierre);
bateaux (sauf s’il y a suffisamment de place dans le conteneur autorisé pour l’expédition des effets y compris le VMP, ou une motocyclette, si l’expédition de ceux-ci avec les effets mobiliers par conteneur a été autorisée);
avions et pièces d’avion;
remorques;
bétail;
bâtiments transportables (sauf lorsqu’ils sont démontés et que le déménageur accepte de les déménager à un tarif calculé d’après le poids); et
équipement ou machinerie agricole ou de construction.

15.16 Limites de poids

15.16.1 La quantité totale d’effets dont l’administrateur général peut normalement approuver l’expédition, en vertu de l’article 15.13, à l’occasion de chaque réinstallation aux frais de l’État, ne doit pas dépasser les limites de poids fixées à l’Appendice B pour le genre de logement occupé au poste. Le poids des effets mobiliers utilisés pour des besoins relatifs à un handicap (comme un fauteuil roulant motorisé, etc.) ne doit pas être pris en compte dans le calcul du poids des effets mobiliers d’un fonctionnaire aux fins des limites de poids.

15.16.2 Le fonctionnaire sera avisé du poids pré-expédition de ses effets. Si ce poids estimatif dépasse la limite autorisée, le fonctionnaire prendra les mesures nécessaires pour ramener ce poids en deçà de la limite prévue, ou bien acceptera d’assumer les frais liés à l’excédent de poids.

15.16.3 Avant son départ du poste, le fonctionnaire examinera les estimations obtenues du poids des effets à expédier en tenant compte du poids total des effets à son arrivée et du poids des effets personnels et mobiliers acquis depuis son arrivée au poste. Il lui incombera de signaler tout écart à l’administrateur général.

15.16.4 Lorsqu’une autorisation a été accordée pour l’expédition des effets au poste aux frais de l’État, cette autorisation vaudra pour l’expédition de ces effets et/ou leur entreposage aux frais de l’État à partir de ce poste, moins, dans chaque cas, le poids de tous les effets expédiés au Canada aux termes de la DSE 35 - Déplacement à des fins éducatives, le poids des biens de consommation expédiés au poste ayant causé la situation d’excédent de poids et/ou d’une autre disposition des DSE.

15.16.5 Dans des circonstances exceptionnelles, par exemple lorsque les produits d’emballage sont d’un poids supérieur à la normale ou qu’il y a lieu de croire à une faute ou à une négligence qu’on ne peut raisonnablement imputer au fonctionnaire, et sous réserve de l’approbation de l’administrateur général, il est possible de dépasser la limite de poids globale mentionnée à l’article 15.16. S’il y a lieu, le poids total des effets à l’arrivée pourrait être le facteur déterminant lorsqu’on envisage une dérogation à la limite de poids prescrite. Lorsqu’il peut être clairement démontré que le fonctionnaire ne pouvait pas savoir que le poids de ses effets dépassait la limite prescrite ou qu’il a été avisé trop tard pour pouvoir corriger la situation, les frais liés à l’excédent de poids ne seront pas recouvrés. Le fonctionnaire qui excède une limite de poids sans autorisation préalable peut avoir à supporter tous les frais d’expédition et autres frais attribuables à l’excédent de poids.

15.16.6 Lorsqu’un fonctionnaire décide d’expédier des effets additionnels à ses frais, leur poids ne sera pas inclus dans le poids des effets que le fonctionnaire aura le droit d’expédier à son départ du poste.

15.17 Préparation de l’inventaire

15.17.1 Les inventaires des effets mobiliers que le fonctionnaire doit remettre avant son départ à l’administrateur général doit comporter quatre parties : transport aérien, transport maritime ou routier, entreposage de longue durée et bagage enregistré.

15.17.2 Les articles répertoriés dans l’inventaire doivent être accompagnés d’une courte description, donnant des précisions sur l’année d’achat, le modèle et les numéros de série, s’il y a lieu, ainsi que la valeur de remplacement au Canada en fonction de leur état au moment où l’inventaire est dressé. Les articles ménagers courants, les vêtements, la literie, les accessoires de cuisine et les appareils électroménagers, les meubles, les accessoires mobiliers, les livres, les jouets, etc. peuvent être inscrits sur la liste et évalués séparément ou en groupes. Le montant maximal payable pour tout article inclus dans un groupe est de 200 $.

15.17.3 Les effets doivent être décrits de la manière suivante :

Généralités - Les articles de valeur ou uniques ou encore les articles difficiles à remplacer, telles les œuvres d’art, les tapis faits à la main, les antiquités, etc., doivent être décrits de manière plus détaillée. Des évaluations professionnelles peuvent être nécessaires pour certains articles spécifiques, précisés par le fournisseur du service. Il convient aussi de garder au dossier des photos ou des enregistrements vidéos des articles de valeur, au cas où ils seraient endommagés ou perdus.
La description des objets en cristal ou en porcelaine, des objets d’art, etc.doit mettre l’accent sur les objets susceptibles d’être brisés ou endommagés, surtout ceux qui ont une grande valeur par rapport à des articles semblables. Il n’est pas nécessaire de fournir des descriptions des objets en cristal, en porcelaine ou en argent et des autres articles semblables de marque connue qui sont toujours disponibles sur le marché. Il faut toutefois en préciser la marque, le modèle et le motif particulier.
Il n’est pas nécessaire de fournir une description détaillée du mobilier, des gros appareils de ménage et des tapis, surtout s’ils sont répertoriés individuellement dans l’inventaire du déménageur, mais il faut en consigner la marque et le modèle. Lorsqu’il y a lieu, les articles semblables peuvent être inscrits ensemble, p. ex. huit chaises de salle à manger en acajou valant 300 $ chacune.
La description des appareils électroménagers et du matériel électrique et électronique doit indiquer la marque, le modèle et le numéro de série, à moins qu’il s’agisse d’articles uniques ou d’antiquités et que leur valeur soit supérieure à 1 000 $, auquel cas il est nécessaire de fournir un rapport d’évaluation courante et de l’annexer à l’inventaire. Aucune indemnité ne sera versée pour les appareils électroménagers ou le matériel électrique ou électronique inscrits à l’inventaire pour lesquels de certificat de bon fonctionnement en date de l’expédition ou de l’entreposage.
Les autres effets comme les vêtements, les accessoires de cuisine, la verrerie et la vaisselle de tous les jours, les livres, les disques compacts, les articles de sport, les outils, etc. peuvent être décrits en groupes.
Tout article particulier dont la valeur est supérieure à 1 000 $, exception faite des articles de marque connue, ou tout article créé personnellement dont la valeur est supérieure à 200 $ doit faire l’objet d’un rapport d’évaluation, dont copie est jointe à l’inventaire.
Les articles qui ne sont pas couverts par l’assurance fournie par l’État devraient être énumérés séparément et de la même façon afin que le fonctionnaire puisse, si désiré, prendre des dispositions pour assurer la totalité ou une partie de ces articles.

15.17.4 Un fonctionnaire dont les effets mobiliers sont endommagés ou perdus à l’occasion de sa réinstallation ne peut présenter de demande d’indemnité en vertu de la présente directive à moins d’avoir remis à l’administrateur général, avant son départ pour son nouveau lieu de travail, un inventaire détaillé des effets expédiés et/ou entreposés aux frais de l’État.

15.17.5 Les inventaires constituent l’un des éléments essentiels de la procédure d’indemnisation des dommages et des pertes et sont souvent nécessaires aux fins des douanes. L’inventaire des effets peut ne pas être jugé suffisant pour étayer la possession ou la valeur d’articles particuliers. Les fonctionnaires sont avisés de conserver des reçus, des photos ou des enregistrements vidéos des effets importants et uniques ainsi que des effets de valeur.

15.18 Expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP)

15.18.1 Sous réserve des dispositions du présent article, l’administrateur général peut autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier (VMP), qui sert principalement au transport de la famille. Pour les besoins de l’expédition, les véhicules motorisés particuliers (VMP) comprennent les motocyclettes (lorsqu’ils ne sont pas expédiés avec les effets mobiliers), les berlines, les voitures sports ou les familiales, mini-fourgonnettes, camionnettes ou les véhicules à quatre roues motrices d’au plus trois-quart de tonne qui appartiennent au fonctionnaire ou à une personne à sa charge ou qui sont immatriculés au nom de l’un ou l’autre.

15.18.2 Le paiement des frais réels et raisonnables relatifs à mise en caisse, s’il s’agit d’une exigence de l’entreprise de transports et/ou d’assurances, à l’assurance et au transport d’un véhicule motorisé particulier du fonctionnaire en provenance et/ou à destination de son poste, peut être autorisé lorsque l’administrateur général est convaincu que le pays où le fonctionnaire est sur le point d’être réinstallé :

n’impose pas de restrictions quant à la taille ou à d’autres caractéristiques du véhicule motorisé particulier à expédier;
n’a pas de lois ou de conditions concernant l’utilisation des véhicules qui rendent, de l’avis de l’administrateur général, l’utilisation du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire beaucoup moins sûre qu’au Canada;
n’impose ni droits prohibitifs d’importation, ni embargo à l’entrée des véhicules particuliers, ni restrictions prohibitives de cession.

15.18.3 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, de son ancien lieu de travail au Canada au poste, bien que le véhicule motorisé particulier peut être expédié d’un troisième endroit jusqu’au poste du fonctionnaire.

15.18.4 Les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire, de son poste jusqu’à son nouveau lieu de travail au Canada; toutefois, ces dépenses ne seront autorisées que si le véhicule est la propriété du fonctionnaire ou de l’une des personnes à charge, au poste, avant l’expédition.

15.18.5 Dans le cas d’une affectation d’un poste à l’étranger à un autre, les dépenses autorisées en vertu du paragraphe 15.18.2 ne doivent pas dépasser les frais de mise en caisse, d’assurance et d’expédition du véhicule motorisé particulier du fonctionnaire :

de l’ancien au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, si le véhicule est expédié à l’ancien lieu de travail; ou
de l’ancien lieu de travail du fonctionnaire au Canada à son nouveau lieu de travail, si le véhicule est expédié d’un endroit autre que l’ancien poste du fonctionnaire, sauf si l’administrateur général juge que des circonstances exceptionnelles permettent de passer outre à cette restriction et en informe le comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

15.18.6 Pour les besoins de la détermination du remboursement des frais de transport admissibles en vertu du paragraphe 15.4.3, le coût de l’expédition du véhicule motorisé particulier doit être établi conformément aux paragraphes 15.18.3, 15.18.4 et 15.18.5 ci-dessus sans dépasser le coût estimatif de l’expédition du véhicule de l’endroit où il se trouve jusqu’au nouveau lieu de travail.

15.18.7 L’administrateur général ne doit pas normalement autoriser le paiement des droits, des taxes ou l’immatriculation qu’un fonctionnaire peut être appelé à payer à un poste ou au Canada à l’égard de son véhicule motorisé particulier, d’une motocyclette, d’un bateau ou d’une remorque qu’il a expédiés.

15.18.8 Lorsque le véhicule à expédier dépasse la limite susmentionnée, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais réels et raisonnables d’expédition du véhicule dans la limite maximale permise.

15.18.9 L’administrateur général ne doit pas autoriser l’expédition d’un véhicule motorisé particulier qui ne répond pas aux stipulations du transporteur.

15.18.10 Les dispositions de l’article 15.18 peuvent s’appliquer à un VMP qui est expédié directement du fabricant jusque chez un concessionnaire local du poste du fonctionnaire, qu’il ait ou non été immatriculé au nom du fonctionnaire ou d’une de ses personnes à charge ou que l’un ou l’autre en soit propriétaire au moment de l’expédition, lorsque le fabricant ne veut pas expédier le véhicule directement chez le fonctionnaire. Seuls les frais de transport proprement dits du nouveau VMP seront remboursés à condition qu’une preuve satisfaisante montrant que ces frais ont été engagés soit présentée à l’administrateur général.

15.18.11 Les dispositions du paragraphe 15.18.10 pourront également s’appliquer lorsque, de l’avis de l’administrateur général, il est plus économique d’acheter un nouveau VMP d’un concessionnaire local que de payer directement pour l’expédition d’un VMP jusqu’au poste.

Réclamation des effets mobiliers endommagés ou perdus

15.19 Dispositions générales

15.19.1 Les fonctionnaires doivent recevoir un dédommagement pour les effets mobiliers endommagés ou perdus lors du transport comme suit :

120 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement de l’État meublé; ou
140 000 $ pour les effets mobiliers qui sont expédiés à ou d’un poste à l’étranger où les fonctionnaires occuperont ou ont occupé un logement non meublé pour lequel ils ont expédié des meubles; et
120 000 $ pour des effets entreposés aux frais de l’État, ce qui inclut la couverture pour dommage et perte d’un VMP à l’entrée à l’entrepôt si sa valeur indiquée dans le « Canadian Red Book » est inférieure et n’inclut pas une indemnité pour corrosion ou détérioration naturelle; et
une couverture pour dommage et perte d’un VMP qui est expédié à ou d’un poste à l’étranger jusqu’à concurrence de la valeur indiquée dans le « Canadian Red Book ».

15.19.2 Avant le règlement d’une réclamation pour endommagement et/ou perte des effets entreposés, emportés ou expédiés aux frais de l’État, l’administrateur général peut, sans nuire au règlement de la réclamation, autoriser le versement d’une avance comptable dont le montant n’excède pas la valeur réelle des effets perdus ou endommagés.

15.19.3 Toute avance versée à un fonctionnaire et toute indemnité reçue par le fonctionnaire d’une tierce partie doivent être remboursées par le fonctionnaire.

15.19.4 Le fonctionnaire peut recevoir plus d’une avance comptable, pourvu que :

le montant total de toutes les avances n’excède pas la valeur réelle des articles faisant l’objet de la réclamation; ou
le fonctionnaire a présenté une justification pour une avance comptable et demande une autre avance afin d’acheter les articles de remplacement, jusqu’à concurrence de la valeur réelle des autres articles faisant l’objet d’une réclamation.

15.19.5 Les délais stipulés dans la DSE 4 - Avances comptables ne s’appliquent pas aux avances comptables versées conformément au paragraphe 15.19.2.

15.19.6 Si un fonctionnaire éprouve des difficultés à régler une réclamation d’effets mobiliers et/ou personnels endommagés ou perdus, l’administrateur général communiquera avec l’autorité contractante, au besoin.

15.19.7 Lorsque l’évaluation de la réclamation pour endommagement ou perte des effets personnels ou mobiliers suscite des problèmes, l’administrateur des réclamations peut consulter un expert en sinistres ou un estimateur indépendant pour déterminer l’étendue des dommages et/ou de la perte et l’indemnité à verser en conformité avec l’usage actuel.

Autres types de frais de réinstallation

15.20 Voyages à la recherche d’un logement (VRL)

15.20.1 Les voyages à la recherche d’un logement (VRL) ne sont pas un droit acquis. Lorsqu’un fonctionnaire est informé de sa réinstallation dans un nouveau lieu de travail où aucun logement de l’État n’est disponible, l’administrateur général peut autoriser, dans les cas où l’on peut démontrer de façon raisonnable qu’un tel voyage est rentable, à l’égard du fonctionnaire et/ou de son époux ou conjoint de fait, ce qui suit :

le paiement des frais de déplacement aller-retour au tarif aérien le plus économique compte tenu de l’itinéraire établi, de l’ancien au nouveau lieu de travail. L’utilisation d’un véhicule motorisé particulier au taux de kilométrage/millage réduit ne sera pas normalement autorisée lorsque la distance à parcourir excède 650 kilomètres de route et/ou que les déplacements conformément aux modalités de la Directive sur les voyages du CNM sont moins coûteux que les transports commerciaux ou la location d’une voiture. Les frais de traversiers, de stationnement et de péage sont également remboursés s’il y a lieu; lorsque le transport se fait par véhicule motorisé particulier (VMP). Les frais de location de voiture ou d’autres frais de transport ne seront pas remboursés;
les frais de subsistance, définis au sens de la DSE 2 – Définitions, au nouveau lieu de travail pour un maximum de sept jours consécutifs (jusqu’à huit nuits);
le paiement des frais réels et raisonnables de transport local pendant un VRL au Canada, pendant une période maximale de sept jours, comme suit :
1. le coût d’un véhicule de location conformément à la Directive sur les voyages du CNM; ou
2. le taux de kilomètre prévu dans la Directive sur les voyages du CNM pour l’utilisation d’un véhicule motorisé particulier; ou
3. les coûts de transport public n’excédant pas le coût d’un véhicule de location;
les frais de transport réels et raisonnables pendant un VRL à un poste par les moyens les plus pratiques et économiques, tels que déterminés par l’administrateur général, pour une période jusqu’à sept jours; cela peut inclure les taxis ou un véhicule de location, conformément à la Directive sur les voyages du CNM;
le paiement des frais de garde des personnes à charge, conformément aux dispositions de la Directive sur les voyages du CNM. Si les frais de garde des personnes à charge sont engagés au poste, le montant maximal peut être supérieur sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur;
les appels téléphoniques pendant un VRL, conformément à la Directive sur les voyages du CNM, aux personnes à charge à l’ancien lieu de travail; cependant, les appels téléphoniques ne peuvent pas faire l’objet d’une réclamation si un fonctionnaire reçoit une indemnité de faux frais pour les voyages au Canada ou dans des États continentaux des États-Unis;
congé payé pour le fonctionnaire; et/ou
le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail et en revenir, si un fonctionnaire ne peut se déplacer en dehors de ses heures de travail.

15.20.2 Une prolongation de la date limite concernant les frais visés par les alinéas 15.20.1b), c), d) et f) peut être autorisée si, selon l’administrateur général, un délai supplémentaire est nécessaire au nouveau lieu de travail pour conclure des arrangements.

15.20.3 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de transport local et de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL pendant la période de remboursement des frais de séparation de la famille ou en même temps que le voyage de réinstallation.

15.20.4 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance, de transport local et/ou de garde des personnes à charge qui seraient autorisés pour un VRL, s’il est avantageux de le faire dans le cadre d’un autre voyage, comme un voyage d’affectation temporaire, un déplacement pour le service à l’extérieur ou un voyage de vacances.

15.20.5 Lorsqu’un fonctionnaire n’engage pas de frais de transport pendant un VRL, l’administrateur général peut autoriser le paiement des frais de subsistance ou de garde des personnes à charge, ou les deux, à l’égard d’un enfant à charge, s’il est avantageux d’autoriser un VRL en même temps qu’un autre voyage.

15.20.6 Aucune indemnité de service de garde des personnes à charge ne sera versée lorsque l’autre parent réside dans la même localité que l’enfant qui nécessite des services de garde.

15.20.7 Lorsque des enfants souffrant d’une incapacité permanente ont besoin des soins constants de leurs parents et qu’ils doivent donc les accompagner pendant un voyage à la recherche d’un logement, les frais de transport commerciaux seulement peuvent être remboursés. Ceux-ci devront être approuvés par l’administrateur général.

15.20.8 Un fonctionnaire qui ne se réinstalle pas après avoir effectué un VRL n’a pas à rembourser les dépenses engagées pour ce voyage.

15.21 Indemnité de faux frais de réinstallation

15.21.1 En compensation des faux frais de réinstallation qui sont directement et entièrement attribuables à une réinstallation et qui ne sont pas remboursables en vertu d’une autre disposition précise des Directives sur le service extérieur, l’administrateur général autorisera une indemnité de faux frais de réinstallation selon l’Appendice C, sans que le fonctionnaire ait à présenter de reçus.

15.22 Frais de transport local

15.22.1 Un fonctionnaire peut soumettre une réclamation par réinstallation pour des frais de transport local avec reçus, à l’ancien et/ou nouveau lieu de travail de la façon suivante :

conformément à l’article a) de l’Appendice D de la présente directive, pour :
1. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail, sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
2. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
3. les réinstallations vers le Canada ou en provenance du Canada, si un fonctionnaire a, de manière permanente, disposé ou entreposé un véhicule motorisé particulier (VMP) avant son départ de l’ancien lieu de travail et qu’il attend l’arrivée d’un VMP qui est expédié vers le nouveau lieu de travail, conformément aux dispositions de la présente directive et sous réserve du paragraphe 15.22.2; ou
4. les réinstallations d’un poste à un autre, si un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste ou s’il attend l’expédition d’un VMP au nouveau poste; ou
conformément à l’article b) de l’Appendice D, pour les réinstallations d’un poste à un autre si :
1. un fonctionnaire a disposé d’un VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée d’un nouveau VMP qui est envoyé au nouveau poste; ou
2. un fonctionnaire a expédié le VMP qui était utilisé à l’ancien poste et attend l’arrivée de ce VMP au nouveau poste.

15.22.2 Si un fonctionnaire possède un véhicule motorisé particulier (VMP) entreposé dans la ville du bureau principal, les frais de transport local ne peuvent faire l’objet d’une réclamation dans la ville du bureau principal, sauf dans des circonstances exceptionnelles interdisant son retrait en temps opportun.

15.22.3 Si un fonctionnaire loue un véhicule et qu’une couverture gratuite d’une assurance-collision sans franchise ou d’une assurance de responsabilité civile et de dommages matériels n’est pas fournie par une carte de crédit personnelle ou qu’une couverture additionnelle est nécessaire, le coût des primes de couverture peut faire l’objet d’une réclamation en vertu de la présente directive.

15.22.4 L’administrateur général peut autoriser une aide financière supplémentaire dans des circonstances exceptionnelles pour les frais de transport local si l’aide n’est pas offerte par la société de transports. À cette fin, il a le pouvoir discrétionnaire de tenir compte des délais d’expédition qui varient d’une région à l’autre aussi bien que des conditions locales susceptibles de provoquer des écarts par rapport aux temps de transit garantis. Il exerce son pouvoir discrétionnaire en cas d’exigences du service extérieur qui échappent à la volonté raisonnable du fonctionnaire. Il évite d’exercer son pouvoir discrétionnaire pour que la situation que connaît un fonctionnaire à l’étranger soit plus avantageuse que celle qu’il connaîtrait au Canada ou pour remédier à une faute, à une erreur ou à la négligence d’un fonctionnaire ou d’une personne à sa charge. L’utilisation du pouvoir discrétionnaire fait l’objet de rapport tel qu’il est indiqué au paragraphe 70.5.1 de la DSE 70 - Indemnités et obligation de faire rapport.

15.22.5 Quand un véhicule motorisé particulier (VMP) expédié aux frais de l’État est endommagé lors du transport, le fonctionnaire peut soumettre une réclamation pour les frais de transport local pour un maximum de 30 jours supplémentaires si le montant maximal permis en vertu de l’article 15.22 est dépassé et que la responsabilité des transporteurs ou d’autres assureurs est dépassée.

15.23 Indemnité pour les frais admissibles dans un logement temporaire lors d’une réinstallation vers un poste ou en provenance d’un poste

15.23.1 Les frais de subsistance dans un logement temporaire à l’ancien et au nouveau lieu de travail sont remboursables pour la période durant laquelle le fonctionnaire n’est pas en mesure d’occuper le logement permanent qui lui est réservé. La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance est déterminée par l’administrateur général en fonction de la disponibilité et de la convenance du logement.

15.23.2 Sauf indication contraire dans la présente directive, le fonctionnaire a le droit de réclamer des frais de subsistance pour un minimum de deux jours dans un logement temporaire, tant à l’ancien qu’au nouveau lieu de travail. Il appartient à la direction de juger de la convenance et de la disponibilité du logement permanent à l’ancien et au nouveau lieu de travail. Lorsqu’il existe des logements de l’État au poste, il faut les utiliser de préférence aux installations commerciales.

15.23.3 Le fonctionnaire a droit à deux jours de frais de subsistance pendant qu’il habite un logement temporaire à l’ancien tout comme au nouveau lieu de travail, sauf si :

le fonctionnaire décide de continuer d’occuper le logement permanent jusqu’à son départ de l’ancien lieu de travail ou d’emménager au logement permanent dès son arrivée au nouveau lieu de travail, et que l’employeur y consent. Dans chacune de ces situations, le fonctionnaire peut réclamer deux jours de frais de subsistance, à l’exclusion des frais de logement, (qui comprendront l’exemption du paiement des frais de logement aux termes de la DSE 25 - Logement); ou
le fonctionnaire entretient une résidence principale à l’ancien lieu de travail ou a établi sa résidence principale au nouveau lieu de travail qui est occupée par une personne à charge au moment de la réinstallation. Ce genre de situation se présente, par exemple, lorsqu’une aide a été autorisée en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille. Dans ces circonstances, où des frais de subsistance ne sont pas nécessairement engagés à la suite de la réinstallation, la disposition concernant les frais de subsistance de deux jours ne s’applique pas.

15.23.4 Un fonctionnaire qui est autorisé à l’avance, et sous réserve des dispositions particulières de la présente directive, peut, s’il y a lieu, se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire à son égard et pour chacune des personnes à charge, de la façon suivante :

Logement dans un hôtel
1. frais de logement réels et raisonnables;
2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
3. un montant pour les repas, conformément à l’Appendice E de la présente directive.
Logement indépendant
1. frais de logement réels et raisonnables;
2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité totale pour les repas quotidiens, conformément à l’Appendice E de la présente directive.
Logement privé non commercial
1. frais de logement applicables à un logement privé non commercial selon la Directive sur les voyages du CNM;
2. une indemnité quotidienne de faux frais par unité familiale, conformément aux Appendices C ou D, selon le cas, de la Directive sur les voyages du CNM;
3. un montant pour les repas ne dépassant pas 75 % de l’indemnité totale pour les repas quotidiens, conformément à l’Appendice E de la présente directive.

15.23.5 En plus de l’indemnité quotidienne de faux frais, un fonctionnaire peut déposer une réclamation pour :

les frais de stationnement engagés à l’égard d’un véhicule motorisé particulier (VMP) au logement temporaire du fonctionnaire si le stationnement n’est pas gratuit;
les faux frais supplémentaires, quand un voyageur ayant un handicap physique doit payer pour de l’aide spéciale (p. ex., porteur), à condition qu’elle soit clairement raisonnable et nécessaire. Des reçus sont exigés.

15.23.6 Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire commercial ou privé ne sont habituellement remboursés que si le logement est situé à l’ancien et/ou au nouveau lieu de travail. Les frais de subsistance engagés dans un logement temporaire situé dans un troisième lieu peuvent toutefois être remboursés s’ils sont engagés pour des raisons de service, s’ils sont directement liés à l’exécution d’un programme ministériel précis et s’ils sont autorisés d’avance par l’administrateur général. Le remboursement se limite à la période pendant laquelle le fonctionnaire occupe le logement temporaire et ne dépasse pas les frais qui seraient engagés si les personnes à charge restaient avec le fonctionnaire.

15.23.7 La période d’admissibilité au remboursement des frais de subsistance ne sera pas établie en fonction d’une décision personnelle du fonctionnaire, comme la vente d’un logement lui appartenant dont les modalités prévoient qu’il libère ledit logement avant la date prévue de son départ. De même, le remboursement de frais de logement temporaire aux fins d’une nouvelle décoration ou de réparation n’est pas autorisé.

15.23.8 Lorsque la période de 30 jours de séjour dans un logement temporaire est dépassée avant le départ du Canada, les frais de logement applicables sont calculés à compter du troisième jour suivant l’arrivée du fonctionnaire au poste.

15.23.9 Lorsque la prolongation de la période pendant laquelle un fonctionnaire peut occuper un logement temporaire à son ancien lieu de travail est approuvée à cause de besoins opérationnels exceptionnels (par exemple, des délais d’agrément dans le cas des chefs de Mission, des circonstances imprévues se rattachant au travail qui surviennent après qu’un fonctionnaire a pris des arrangements normaux pour quitter son logement permanent et qui l’obligent à retarder son départ, l’obligation de quitter son logement de l’État qui a besoin d’être remis à neuf, rénové ou réparé, ou d’autres besoins opérationnels), les jours où ce fonctionnaire a dû, à la demande de l’administrateur général, occuper un logement temporaire avant son départ de son ancien lieu de travail, à l’exception des jours qui sont habituellement autorisés pour l’empaquetage et le déménagement des effets personnels et mobiliers, ne doivent pas être compris dans le nombre total de jours accordés au fonctionnaire.

15.24 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un poste

15.24.1 Sous réserve de l’article 15.23, un fonctionnaire qui y est autorisé à l’avance peut réclamer, de la façon précisée dans la présente directive, les frais réels et raisonnables de subsistance engagés dans un logement temporaire, précisés à l’Appendice E, avant son départ de son ancien lieu de travail et immédiatement après son arrivée au poste, et ce, pour une période totale de 30 jours.

15.24.2 Lorsqu’un fonctionnaire a réclamé le remboursement des frais de subsistance pour un voyage à la recherche d’un logement, la durée du voyage, à l’exclusion du temps de déplacement, est déduite des 30 jours.

15.24.3 Un fonctionnaire qui se rend au poste avant une personne à charge et qui bénéficie d’une aide aux termes de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, peut se faire rembourser deux jours de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire à son arrivée au poste. De plus, à l’échéance de la période initiale de deux jours, il peut demander le remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire conformément à la présente section, sous réserve des conditions suivantes :

si le fonctionnaire précède les personnes à charge, les dépenses ne pourront pas être réclamées à l’ancien lieu de travail;
les dépenses engagées pour les personnes à charge à l’ancien lieu de travail sont remboursées pour une période de deux jours;
le fonctionnaire sera exempté des frais de logement en vertu de la DSE 25 - Logement, en attendant l’arrivée d’une personne à charge, à moins que le fonctionnaire et les personnes à sa charge continuent d’occuper un logement temporaire, dans lequel cas les frais de logement s’appliquent à compter du 31^ejour suivant l’arrivée dans le logement temporaire; et
un fonctionnaire peut demander une indemnité pour l’occupation d’un logement privé, auquel cas le montant de l’indemnité est rajusté aux termes des dispositions pertinentes de la Directive sur les voyages du CNM.

15.24.4 Toutefois, si un fonctionnaire n’a pas occupé un logement permanent à l’arrivée au poste des personnes à sa charge, il peut demander, au besoin, le remboursement de frais de subsistance engagés pour son compte et celui des personnes à sa charge pour une période maximale de 30 jours, moins la période pour laquelle il a touché, en vertu de la présente section, un remboursement de frais de subsistance engagés dans un logement temporaire pour son compte et/ou celui des personnes à sa charge.

15.24.5 Un fonctionnaire qui occupe un logement permanent de l’État doté de meubles, agencements et appareils ménagers convenables peut réclamer des frais de subsistance pour deux jours seulement s’il ne lui a pas été permis de réclamer des frais de subsistance dans un logement temporaire après son arrivée au poste. Dans ces circonstances, le fonctionnaire doit commencer à payer des frais de logement à partir du troisième jour d’occupation. Lorsque le fonctionnaire a droit au remboursement de ses frais de subsistance au titre d’un logement temporaire après l’arrivée au poste, les frais de logement sont payables dès l’occupation du logement permanent, s’ils n’ont pas été payés, en conformité avec les dispositions de la présente directive.

15.24.6 Si un fonctionnaire en affectation dans un poste située ailleurs qu'aux États-Unis séjourne dans un hôtel pendant plus de 30 jours parce qu'aucun logement de l'État n'est disponible et que l'administrateur général est convaincu qu'il y a lieu de verser une indemnité supérieure à 75 % de l'indemnité totale de repas quotidiens applicable parce que le choix de restaurants est extrêmement limité, ce fonctionnaire sera autorisé à réclamer les frais de repas réels et raisonnables, à condition de présenter des reçus, jusqu'à concurrence de l'indemnité totale de repas quotidiens applicable.

15.24.7 Sauf lors de l’occupation d’un logement privé ou d’un logement indépendant temporaire, tout fonctionnaire qui, à l’expiration de la période limite de 30 jours précisée ci-dessus, est toujours incapable d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute raison valable aux yeux de l’administrateur général, peut réclamer les frais de logement réels et raisonnables, les faux frais et les frais de repas au terme de l’article 15.23.

15.24.8 Un fonctionnaire peut continuer de réclamer le remboursement des dépenses de logement réelles et raisonnables lorsqu’à l’expiration de la période de 30 jours visée ci-dessus, il occupe encore un logement temporaire privé ou un logement temporaire indépendant et n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent parce que, de l’avis de l’administrateur général, ses effets mobiliers sont insuffisants, ou parce qu’un logement de l’État convenable n’est pas libre ou pour toute autre raison valable selon l’administrateur général.

15.24.9 À l’échéance de la période de 30 jours, si le fonctionnaire n’est toujours pas en mesure d’emménager dans un logement permanent, pour des raisons valables aux yeux de l’administrateur général, il devra assumer les frais de logement prévus par la DSE 25 - Logement. Si les frais de logement excèdent les dépenses de logement réelles, le fonctionnaire n’aura pas à payer de frais de logement, mais il devra plutôt assumer les dépenses de logement réelles.

15.24.10 Nonobstant les limites prévues au paragraphe 15.24.9, mais sous réserve du pouvoir discrétionnaire de l’administrateur général, un fonctionnaire qui change de logement indépendant temporaire ou déménage d’un logement indépendant temporaire à un logement permanent pour employés peut soumettre une réclamation pour jusqu’à 75 % de l’indemnité quotidienne de repas totale pour une période allant jusqu’à deux jours.

15.24.11 Dans toutes les autres situations non décrites ci-dessus, le fonctionnaire qui occupe un logement temporaire devra assumer ses frais de subsistance.

15.25 Frais de subsistance lors de la réinstallation à un lieu de travail au Canada

15.25.1 Conformément à l’article 15.23, s’il y est autorisé d’avance, un fonctionnaire peut se faire rembourser les frais réels et raisonnables de subsistance qu’il a engagés dans un logement temporaire, conformément à cette directive, avant son départ du poste et immédiatement après son arrivée à son nouveau lieu de travail au Canada, pendant une période totale de 30 jours.

15.25.2 Lorsqu’un fonctionnaire se fait rembourser les frais de subsistance qu’il a engagés au cours d’un voyage à la recherche d’un logement fructueux, le nombre de jours du dit voyage, moins le temps de déplacement, est déduit de la période de 30 jours.

15.25.3 Lorsqu’un fonctionnaire est autorisé à recevoir de l’aide en vertu de la DSE 18 - Aide spéciale pour séparation de la famille, la période totale pour laquelle des frais de subsistance peuvent être réclamés avant et après son arrivée au nouveau lieu de travail au Canada est limitée à sept jours. Lorsqu’une personne à charge arrive au nouveau lieu de travail, le fonctionnaire peut toutefois réclamer le remboursement, s’il y a lieu, de ses frais de subsistance et de ceux de la personne à charge pour une période totale de 30 jours, moins la période pendant laquelle les frais de subsistance lui ont été payés avant l’arrivée de la personne à charge.

15.25.4 Le fonctionnaire ne peut se prévaloir des présentes dispositions si une personne à sa charge a occupé la résidence principale avant le fonctionnaire et que le mobilier et les articles d’ameublement sont suffisants pour que la famille puisse occuper la résidence de façon normale à la suite de la réinstallation du fonctionnaire. L’article 15.33 - Pouvoir discrétionnaire accorde à l’administrateur général le pouvoir discrétionnaire nécessaire pour envisager une exception à cette règle dans des circonstances inhabituelles.

15.25.5 Si un logement permanent se libère et que, sans qu’il y ait choix ou faute de la part du fonctionnaire ou d’une personne à charge, les effets mobiliers n’ont pu être livrés à son logement permanent dans la ville de son bureau principal à cause d’un retard d’expédition ou parce qu’il n’a pas été possible de faire livrer les effets mobiliers pour la date d’occupation, l’administrateur général peut autoriser paiement des frais actuels et raisonnables pour le logement et lavage jusqu’au lendemain de la livraison des effets mobiliers.

15.25.6 Lorsque des conditions inhabituelles existent, telles que : une pénurie extrême de logements à louer, si le fonctionnaire arrive à la ville du bureau principal vers la fin du mois, si ses effets mobiliers ne peuvent être livrés pour le premier jour du mois, ou si le bail précise que le fonctionnaire doit commencer à occuper le logement au milieu du mois et que le fonctionnaire éprouve de la difficulté à trouver un logement permanent pouvant être occupé dans le délai de 30 jours indiqué à l’article 15.25, l’administrateur général peut approuver le remboursement au fonctionnaire de toutes dépenses engagées dans un logement temporaire en sus de ses frais normaux de logement à concurrence normalement d’une période de 60 jours.

15.25.7 Le remboursement mentionné au paragraphe 15.25.6 se limite aux frais réels et raisonnables de logement et de blanchissage demandés par un établissement approuvé par l’administrateur général, moins la part du fonctionnaire. Si le fonctionnaire loue un logement permanent, cette part correspondra au montant du loyer mensuel indiqué dans son bail. Si le fonctionnaire achète un logement permanent, sa part correspondra aux frais de logement, fixés en conformité avec la DSE 25 - Logement, dans laquelle la taille du ménage s’entend du nombre de personnes qui occupent le logement temporaire et le salaire annuel s’entend du traitement annuel du fonctionnaire à la date où il est entré dans le logement temporaire.

Réinstallation dans des circonstances particulières

15.26 Cessation de service hors du Canada

15.26.1 Lorsqu’un fonctionnaire est en affectation à l’étranger et que son service prend fin pour cause :

de retraite, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation prévus en ce directive, à partir du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire, ou à un autre endroit, à condition que les frais payables ne dépassent pas ceux qui auraient été remboursés jusqu’à la ville du bureau principal du fonctionnaire, à la condition que le déménagement se fasse dans un délai de six mois après le dernier jour d’emploi, sauf que, si le fonctionnaire doit prendre sa retraite pour des raisons sur lesquelles il a un contrôle et qu’il n’a pas terminé sa période de service prévue, l’administrateur général peut exiger que le fonctionnaire paye une partie des dépenses, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l’Appendice F, en ce cas, le fonctionnaire doit alors être informé de la situation par écrit avant son départ du poste;
du réaménagement des effectifs, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l’alinéa 15.26.1a); sous réserve des nécessités du service, un fonctionnaire peut être réinstallé dans la ville du bureau principal avant la fin de son emploi ou il pourra être réinstallé directement à l’endroit où il décide de prendre sa retraite;
de décès du fonctionnaire, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables prévus dans la présente directive au nom d’une personne à charge à l’étranger, conformément à l’alinéa 15.26.1a), pourvu que le déménagement ait lieu dans les six mois suivant le dernier jour d’emploi du fonctionnaire;
de démission ou de renvoi, l’administrateur général peut :
1. autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis à l’alinéa a) de la définition des frais de réinstallation du fonctionnaire et de chaque personne à charge, du lieu de résidence approuvé à l’étranger à la ville où est situé le bureau principal du fonctionnaire, le remboursement étant calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive toutefois, dans le cas d’un fonctionnaire qui choisit d’être réinstallé dans un endroit autre que la ville où est situé son bureau principal, la somme payable ne doit pas dépasser celle calculée au moyen de la formule précédente; et/ou
2. autoriser le recouvrement des frais de réinstallation définis selon ce directive payés lors du voyage à destination du poste, si le fonctionnaire donne sa démission dans l’année qui suit son arrivée au poste; le recouvrement est alors calculé proportionnellement selon l’Appendice F de la présente directive; et
3. les frais de réinstallation ne seront remboursés que si la réinstallation a lieu dans les deux mois suivant le dernier jour d’emploi et ne s’appliqueront qu’aux dépenses qui seraient remboursées dans le cas d’une réinstallation du poste du fonctionnaire et du lieu de résidence approuvé à l’étranger des personnes à charge à la ville de son bureau principal;
longues périodes de congé non payé, l’administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à l’alinéa 15.26.1a) et l’Appendice F de la présente directive, pourvu que le déménagement ait lieu dans les douze mois du dernier jour où le fonctionnaire est en fonction au poste.

15.26.2 Lorsque les effets ont été entreposés à long terme dans la ville où est situé le bureau principal d’un fonctionnaire, l’expédition de ces effets à un autre endroit ne sera pas autorisée.

15.26.3 Lorsque l’emploi d’un fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada prend fin pour cause de retraite ou de décès du fonctionnaire, l’administrateur général peut autoriser le paiement continu des frais d’entreposage des effets entreposés à long terme pour la période jugée appropriée dans les circonstances, sans dépasser neuf mois à partir du dernier jour d’emploi du fonctionnaire.

15.26.4 Tout fonctionnaire en affectation à l’extérieur du Canada qui démissionne ou est renvoyé doit assumer les frais d’entreposage des effets entreposés à long terme à partir de sa date de cessation d’emploi.

15.27 Cessation anticipée de l’affectation à l’étranger

15.27.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste demande à être réinstallé au Canada avant la fin de son affectation, l’administrateur général peut exiger du fonctionnaire le paiement d’une partie des frais de réinstallation définis selon ce directive, c’est-à-dire une somme égale ou inférieure à celle calculée proportionnellement selon l’Appendice F, dans ce cas, le fonctionnaire doit être informé par écrit de la somme à payer avant le départ du poste.

15.27.2 Le paragraphe 15.27.1 ne s’applique que dans les cas où la cessation d’affectation à l’étranger dépend exclusivement de la volonté d’un fonctionnaire. Il faut veiller à ce que le fonctionnaire ne subisse aucun préjudice en raison de circonstances indépendantes de sa volonté ou attribuables, en tout ou en partie, à l’employeur.

15.27.3 Lorsqu’un fonctionnaire qui a été affecté au poste à l’extérieur du Canada pour une période d’un an ou plus est rappelé au Canada avant la fin de sa période normale d’affectation à l’étranger, l’administrateur général doit lui rembourser les taxes et les droits de douane payés à l’égard d’une quantité raisonnable de biens achetés pour usage personnel qui ne peuvent être admis en franchise des droits à cause d’une période insuffisante de possession ou d’absence du Canada, auquel cas le remboursement doit être autorisé :

seulement pour des biens achetés avant l’avis de rappel au Canada qui auraient été habituellement admis en franchise des droits et taxes au Canada, si le fonctionnaire avait terminé sa période d’affectation; et
si l’affectation à l’étranger du fonctionnaire prend fin pour cause de maladie ou de décès du fonctionnaire ou d’une personne à charge; ou pour des raisons liées au programme, telles que une réaffectation au Canada, ou à un poste, lorsque les biens du fonctionnaire sont renvoyés au Canada pour y être entreposés, une promotion, un renvoi, une mise à pied, un stage de formation, ou la compression du personnel.

15.28 Mutation d’un ministère à un autre

15.28.1 Lorsqu’un fonctionnaire affecté au poste est muté d’un ministère à un autre, c’est le ministère d’accueil qui, le cas échéant, doit payer les frais de réinstallation définis selon cette directive. Cependant, les ministères de départ et d’accueil peuvent partager les frais si c’est à l’avantage de l’un et l’autre et qu’ils se sont entendus au préalable.

15.29 Réinstallation pendant les grandes vacances scolaires

15.29.1 Si un fonctionnaire est réinstallé au cours de grandes vacances scolaires, l’administrateur général peut autoriser le paiement de frais réels et raisonnables de réinstallation, conformément à la présente directive, au nouveau lieu de travail du fonctionnaire, pour une personne à charge qui réside avec le fonctionnaire au moment de la réinstallation et qui deviendra un élève à charge, tel que défini à la DSE 2 – Définitions, et si un époux ou un conjoint de fait ne demeure pas à l’ancien lieu de travail et :

qu’il ne réside pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une allocation de logement sera versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire suivant immédiatement la réinstallation et qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire; et/ou
qui ne résidait pas avec le fonctionnaire au poste, mais pour qui une indemnité scolaire ou une allocation de logement a été versée aux termes de la DSE 34 – Indemnités scolaires pour l’année scolaire précédant immédiatement la réinstallation et qui sera autorisée aux termes de la DSE 35 – Déplacement à des fins éducatives pour le déplacement à l’école ou à l’établissement postsecondaire au commencement de l’année scolaire.

15.29.2 Au lieu des dispositions du paragraphe 15.29.1, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais de subsistance réels et raisonnables d’un élève à charge, jusqu’à concurrence de la somme maximale établie dans le paragraphe 34.4.1 de la DSE 34 – Indemnités scolaires, à partir du moment où le fonctionnaire occupe un logement temporaire à son ancien lieu de travail conformément à l’article 15.24 jusqu’au début de la session scolaire.

15.30 Personne qui cesse d’être à charge

15.30.1 Lorsqu’une personne cesse d’être une personne à charge à l’étranger, l’administrateur général peut autoriser le remboursement des frais réels et raisonnables de réinstallation :

définis selon ce directive, lorsque la personne quitte le poste en même temps que le fonctionnaire ou avant; ou
définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation, » lorsque la personne quitte le poste dans l’année qui suit la date du départ du fonctionnaire du poste; ou
définis à l’alinéa a) de la définition des « frais de réinstallation » lorsque la personne a fréquenté un établissement d’enseignement à temps plein à l’étranger et revient au Canada dans les trois mois suivant la date à laquelle elle termine son programme d’études, dans lequel elle était inscrite audit établissement d’enseignement, les dépenses remboursées ne devant pas être supérieures aux frais de réinstallation du lieu de résidence approuvé de la personne à charge à l’étranger à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.30.2 Compte tenu des limites de poids qui peuvent être approuvées en vertu de l’article 15.30, le poids global de toutes les expéditions autorisées en vertu des articles 15.13 et 15.30 ne doit pas dépasser le poids maximal que l’administrateur général était disposé à approuver en vertu de l’article 15.16.

15.31 Personnes à charge non autorisées à accompagner un fonctionnaire

15.31.1 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, lorsqu’un fonctionnaire en service à l’étranger est réinstallé dans un poste où il lui est interdit d’amener une personne à charge, l’administrateur général peut approuver les frais réels et raisonnables de réinstallation, tels qu’ils sont définis selon cette directive, d’une telle personne de son lieu de résidence approuvé à l’étranger :

à la ville du bureau principal du fonctionnaire; ou
à un endroit au Canada ou à l’étranger choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général.

15.31.2 Toutefois, si l’endroit choisi par le fonctionnaire et approuvé par l’administrateur général est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation définis selon cette directive doit se limiter aux dépenses qui auraient été engagées si la personne à charge s’était réinstallée dans la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.31.3 Sous réserve du paragraphe 15.31.4, si l’interdiction d’amener au poste une personne à charge est levée au moins six mois avant la date prévue du départ du fonctionnaire, l’administrateur général peut approuver le paiement des frais réels et raisonnables de réinstallation définis selon cette directive de la personne à la charge du fonctionnaire de son lieu de résidence approuvé au poste du fonctionnaire. Lorsque le lieu de résidence approuvé est situé à l’étranger, le remboursement des frais de réinstallation doit se limiter aux frais qui auraient été engagés si la personne à charge s’était réinstallée de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste.

15.31.4 Les frais de réinstallation payables en vertu des paragraphes 15.31.1, 15.31.2 et 15.31.3 doivent correspondre aux frais définis selon ce directive et autorisés à la discrétion de l’administrateur général selon les montants jugés comme convenant aux circonstances, compte tenu de la présente directive.

15.32 Époux ou conjoint de fait devenant personne à charge en cours d’affectation à l’étranger

15.32.1 Si un époux ou un conjoint de fait et tout enfant à charge l’accompagnant devient une personne à charge au cours de l’affectation à l’étranger, suite à un mariage ou une admissibilité aux termes de la déclaration prévue à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions, l’administrateur général, sous réserve de la DSE 9 – Examens médicaux et dentaires et de la DSE 18 – Aide spéciale pour séparation de la famille, autorisera le paiement des frais suivants pour ces personnes à charge :

les frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts d’escales autorisées, par le trajet le plus direct de l’endroit où le mariage a lieu ou le lieu de résidence de l’époux au moment du mariage, du lieu de résidence du conjoint de fait au moment de la désignation, ou du lieu de l’enfant, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût du voyage par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal du fonctionnaire au poste, moins les frais de voyage entre le lieu de résidence et la ville du bureau principal du fonctionnaire;
des frais d’entreposage pour effets mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait ou de la personne à charge seulement, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, pourvu que ceux-ci soient incorporés aux effets du fonctionnaire déjà entreposés à long terme, jusqu’à ce qu’on affecte ce dernier à un lieu de travail au Canada et que les effets soient retirés de l’entreposage à long terme. Si le fonctionnaire n’a pas de biens entreposés pour une longue durée dans la ville du bureau principal, le remboursement de frais d’entreposage dans une installation approuvée de la ville du bureau principal peut être accordé;
des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, moyennant la réception de l’inventaire établi conformément à l’article 15.17, jusqu’au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence des frais d’expédition par la route la plus directe allant de la ville de son bureau principal au poste :
1. de l’endroit où le mariage a été contracté ou du lieu de résidence de l’époux au moment du mariage; ou
2. de l’ancien lieu de résidence du conjoint de fait s’il devient une personne à charge admissible en vertu de la déclaration qui se trouve à l’Appendice A de la DSE 2 – Définitions; ou
3. du lieu de l’enfant, au moment où l’enfant est désigné comme personne à charge.

15.32.2 Si un fonctionnaire, un époux ou un conjoint de fait donne naissance à un enfant au cours de l’affectation à l’extérieur du poste, sous réserve de la DSE 41 – Déplacement pour soins médicaux, l’administrateur général peut autoriser le paiement :

des frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour le nouveau-né par le trajet le plus direct du lieu de traitement approuvé au poste du fonctionnaire; et
des frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, au poste du fonctionnaire, jusqu’à concurrence du coût d’expédition par le trajet le plus direct de la ville du bureau principal au poste.

15.32.3 Dans tous les autres cas, si un enfant devient une personne à charge, l’administrateur général peut autoriser le paiement des articles suivants :

les frais de transport réels et raisonnables, y compris les coûts des escales autorisées, pour l’enfant par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût du voyage par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire;
les frais d’entreposage des effets mobiliers de l’enfant dans la ville du bureau principal du fonctionnaire, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17; et
les frais réels et raisonnables d’empaquetage, de mise en caisse, de camionnage, de transport et de dépaquetage des effets mobiliers, après la réception d’un inventaire, conformément à l’article 15.17, du lieu de l’enfant au poste du fonctionnaire, moins le coût d’expédition par le trajet le plus direct du lieu de l’enfant à la ville du bureau principal du fonctionnaire.

15.32.4 Le déménagement des effets mobiliers de l’époux ou conjoint de fait ne sera pas autorisé dans un secteur qui, dans l’esprit de la population locale, est situé en banlieue du lieu de travail du fonctionnaire.

15.32.5 Les frais d’emballage, de mise en caisse et d’expédition associés à l’entreposage de longue durée des effets personnels et mobiliers de l’époux ou du conjoint de fait sont à la responsabilité du fonctionnaire.

Pouvoir discrétionnaire

15.33 Pouvoir discrétionnaire

15.33.1 Sous réserve des restrictions financières explicitement prescrites dans la présente directive, l’administrateur général qui juge que l’aide prévue dans quelque article que ce soit est nettement insuffisante pour un fonctionnaire (en raison de circonstances spéciales non prévues par les dispositions de la présente directive), peut autoriser le supplément d’aide qu’il faut, à son avis, pour permettre l’exécution du programme de son ministère ou rectifier ce qui pourrait constituer une injustice flagrante à l’égard du fonctionnaire. Ce supplément ne doit pas être accordé s’il est explicitement interdit par l’un ou l’autre article de la présente directive.

15.33.2 La direction pourra également exercer ses pouvoirs discrétionnaires en vertu du présent article dans le cas d’une séparation de bonne foi, d’une séparation légale ou d’un divorce et que, de l’avis de l’administrateur général, l’aide versée est manifestement insuffisante pour un fonctionnaire ou l’époux ou conjoint de fait séparé.

15.33.3 Lorsque la direction exerce ses pouvoirs discrétionnaires, elle doit en communiquer les détails au comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.