4.1 Objet
4.1.1 L’objet du voyage à la recherche d’un logement (VRL) est d’aider le fonctionnaire à trouver un logement convenable à son lieu de travail.
4.1.2 Le VRL devrait permettre dans la plupart des cas un déménagement porte-à-porte, réduisant ainsi considérablement les frais de logement provisoire, les repas et les faux frais et éliminant les frais d’entreposage non nécessaire en route.
4.1.3 Le fonctionnaire qui prévoit réoccuper une résidence qui était précédemment occupée, ou qui a déjà acquis un logement ou à qui on attribue un logement « officiel » de l’État ou un logement loué aux fins de fonctions spéciales ne peut effectuer de VRL. Par contre, il peut avoir le droit d’effectuer un voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR).
4.2 Déplacement
4.2.1 Avant de pouvoir entreprendre un VRL/VINR, le fonctionnaire doit obtenir l’autorisation préalable de son gestionnaire. Le fonctionnaire réinstallé à un nouveau poste (y compris un poste isolé) où existe un marché viable a le droit d’effectuer un VRL. Les fonctionnaires sont réputés être en déplacement pour la durée normale du VRL (5 + 2 jours) durant cette période. Il est possible de prendre des congés annuels ou compensatoires lorsque le VRL est prolongé au-delà de la durée habituelle. Le remboursement des dépenses admissibles engagées dans le cadre d’un VRL doit être payé comme si le fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait ou les deux se trouvaient en déplacement, conformément au module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM. Seule une dépense accessoire doit être versée par famille.
4.3 Économies découlant d’un VRL raccourci et mesure incitative pour effectuer une nuitée un samedi
4.3.1 Les fonctionnaires peuvent organiser leur VRL de manière à prendre avantage des dispositions les autorisant à transférer des fonds à la composante personnalisée. Voir les alinéas 3.4.6b) et c).
4.4 Temps de déplacement
4.4.1 Le temps de déplacement total ne doit pas dépasser deux (2) jours, sauf dans les cas où la distance ou les correspondances sont telles que le trajet aller-retour ne peut être effectué dans ce délai. Dans de tels cas, le temps de déplacement supplémentaire doit être autorisé par le coordonnateur ministériel national et ces dépenses doivent être payées à partir de la composante de base.
4.4.2 Toutefois, le temps de déplacement supplémentaire et les dépenses connexes résultant du choix du fonctionnaire pour un mode de transport autre que celui qui est normalement utilisé seront financés à même la composante personnalisée.
4.4.3 Les congés annuels et compensatoires (autorisés) seront utilisés pour les journées additionnelles.
4.5 Aperçu du financement
4.5.1 Les avantages liés aux voyages à la recherche d’un logement (VRL) sont payés à partir de la composante de base principale et de la composante de base sur mesure, comme suit :
|
Avantage |
Composante de base principale |
Composante de base sur mesure |
|---|---|---|
|
VRL : Logement : 5 + 1 nuits; |
Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait. |
Enfants et/ou autres personnes à charge; VRL durant plus de 5 jours + 1 nuits parce qu’aucun logement adéquat n’est trouvé |
|
VRL prolongé (raisons familiales) : Logement, repas et faux frais : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.08) |
Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Logement et repas |
|
|
VRL prolongé (recherche de logement pour personnes âgées) : Logement, repas et faux frais : jusqu’à deux jours (voir l’article 4.8) |
Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait, enfants et/ou autres personnes à charge. Logement et repas |
|
|
Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR) : Logement : 2 + 1 nuits; |
Fonctionnaire/conjoint ou conjoint de fait (une seule personne) |
|
|
Location d’un véhicule voiture de série intermédiaire seulement |
6 jours (VRL); 3 jours (VINR). |
|
|
Transport de retour |
Fonctionnaire et conjoint ou conjoint de fait. |
Enfants et/ou autres personnes à charge. |
|
Appels téléphoniques |
Locaux/interurbains - appels d'affaires seulement |
Pas de remboursement pour les appels téléphoniques à domicile |
|
Garde des personnes à charge - 7 jours |
Frais réels selon les restrictions prévues |
Frais engagés pour les jours additionnels de VRL/VINR et au-dessus de la composante de base principale |
|
Pension d'animaux de compagnie |
Frais réels. |
|
|
Transport durant le VRL |
Frais de kilométrage pour 5 jours |
4.6 Durée du VRL
4.6.1 Un fonctionnaire ou son conjoint ou conjoint de fait, ou les deux, peuvent être autorisés à faire un voyage à la recherche d’un logement (VRL) d’une durée de cinq jours (cinq nuits) au nouveau lieu de travail. Normalement, la durée totale du VRL ne doit pas dépasser sept jours (six nuits), y compris le temps de déplacement.
4.6.2 Un fonctionnaire qui a fait un VRL et qui décide par la suite de ne pas effectuer la réinstallation n’est pas tenu de rembourser au ministère le coût du VRL.
4.7 VRL prolongé
4.7.1 Les fonctionnaires peuvent utiliser des fonds de la composante de base sur mesure pour prolonger leur VRL jusqu’à un maximum de quatre jours pour les raisons suivantes :
- Raisons familiales – un maximum de deux jours pour trouver une garderie, une école et/ou prendre des arrangements concernant des soins médicaux spécialisés; et/ou
- Recherche de logement – un maximum de deux jours pour trouver un logement convenable (autres que la résidence principale) tel qu’un établissement de soins pour aînés.
4.8 Frais de déplacement supplémentaires pour les enfants/ autres personnes à charge
4.8.1 Les fonctionnaires qui désirent emmener leurs enfants et/ou d’autres personnes à charge au cours d’un VRL peuvent le faire en utilisant des fonds de la composante de base sur mesure.
4.9 Hôtel/motel - Principes
4.9.1 Le nombre de chambres auquel a droit un fonctionnaire lors du voyage en direction du nouveau lieu dépend du nombre de membres de sa famille. Voici le nombre de chambres alloué en fonction du nombre de membres de la famille :
- famille de 1 = 1 chambre pour une personne;
- famille de 2 = 1 chambre;
- famille de 3 à 5 = 2 chambres;
- famille de 6 ou 7 = 3 chambres;
- famille de 8 ou plus = 4 chambres.
4.10 Frais de logement
4.10.1 Les fonctionnaires recevront un remboursement pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.
4.10.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.
Composante de base principale
4.10.3 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de six nuits incluant le temps de déplacement.
Composante de base sur mesure
4.10.4 Le fonctionnaire et/ou conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de quatre nuits supplémentaires.
4.10.5 Les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit à un maximum de dix nuits.
4.10.6 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.
4.11 Repas et faux frais
4.11.1 Le fonctionnaire a droit à une indemnité quotidienne de repas (calculée par personne par jour) conformément aux taux établis dans la Directive sur les voyages du CNM, ainsi qu’à une seule indemnité pour faux frais par famille tel qu’indiqué ci-dessous :
Composante de base principale
4.11.2 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de sept jours incluant le temps de déplacement.
Composante de base sur mesure
4.11.3 Les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit à un maximum de onze jours de repas pour chaque personne à charge.
4.11.4 Le fonctionnaire et/ou son conjoint ou conjoint de fait ont droit à un maximum de quatre jours.
4.12 Transport
4.12.1 Les fonctionnaires auront droit au transport aller-retour le plus pratique et économique du lieu de travail jusqu’ au nouveau lieu et seront remboursés pour les dépenses connexes, conformément aux dispositions sur le transport qui se trouvent dans le module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM.
4.12.2 Tous les voyages effectués par l’intermédiaire d’un transporteur commercial doivent être organisés par les services de voyages accrédités par le gouvernement.
4.12.3 Il n’y aura aucun remboursement provenant soit de la composante de base principale ou de la composante de base sur mesure pour les arrangements de voyage avec un autre fournisseur.
4.12.4 Les fonctionnaires et leur conjoint ou conjoint de fait ont droit à ce qui suit :
Composante de base principale
- le transport commercial; ou
- le remboursement des dépenses selon le taux par kilomètre établi dans la Directive sur les voyages du CNM lorsqu’ils utilisent un véhicule automobile personnel (VAP). Lorsque la chose s’avère pratique, un fonctionnaire peut se rendre à la destination du VRL à la fin d’un jour de travail régulier ou la fin de semaine;
Composante de base sur mesure - les enfants et/ou les autres personnes à charge ont droit au transport commercial lorsque le voyage est autorisé.
4.13 Transport local
4.13.1 Pour effectuer la recherche d’un logement ou l’inspection de la nouvelle résidence, un fonctionnaire peut être remboursé pour les frais suivants :
Composante de base principale
- Location de véhicule automobile - voiture de série intermédiaire (VRL/VINR)
- jusqu’à un maximum de six (6) jours (VRL); ou
- trois (3) jours (VINR) - remboursement des frais réels et raisonnables engagés pour la location d’une voiture de série intermédiaire;
- le coût raisonnable engagé pour l’essence;
- les frais de stationnement et de péage pour six (6) jours (VRL) ou trois (3) jours (VINR); ou
- Véhicule automobile personnel (VRL/VINR)
- le nombre de kilomètres parcourus calculé en fonction du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
- les frais de stationnement et de péage pour six (6) jours (VRL) ou trois (3) jours (VINR).
4.14 Appels téléphoniques
Composante de base principale
4.14.1 Le coût des appels téléphoniques et des envois par télécopieur relativement à la recherche d’un logement. Les reçus doivent être fournis, si disponibles.
4.14.2 Le coût des appels au domicile n’est pas remboursé puisque ce coût est compris par l’indemnité de faux frais.
4.15 Garde des personnes à charge
4.15.1 Le coût des services de garde pour les personnes à charge résultant d’un VRL doit être remboursé conformément à la Directive sur les voyages.
4.15.2 Les fonctionnaires doivent être remboursés pour les frais de garde des personnes à charge qui excèdent les dépenses engagées normalement à cette fin, jusqu’à concurrence des maximums par jour ou par nuit suivants :
Composante de base principale
- les dépenses réelles et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à maximum de 35 $ canadiens par jour et par ménage avec une déclaration; ou
- jusqu’à 75 $ par nuit avec un reçu;
- jusqu’à sept jours;
Composante de base sur mesure - les dépenses qui excèdent celles prévues par la composante de base principale, sous réserve des fonds disponibles.
4.16 Pension d’animaux de compagnie
4.16.1 Le fonctionnaire doit être remboursé à partir de la composante de base sur mesure les frais réels engagés pour la pension d’animaux de compagnie pendant un VRL.
4.17 Plus d’un VRL
4.17.1 Un fonctionnaire peut faire plus d’un VRL.
4.17.2 Les dépenses qui excèdent les montants prévus par la composante de base principale pour le voyage de cinq jours doivent être financées à partir de la composante de base sur mesure.
4.18 Voyage d’inspection de la nouvelle résidence (VINR)
4.18.1 Les fonctionnaires qui prévoient reprendre habiter une ancienne résidence, qui se sont déjà procuré une habitation ou qui doivent habiter dans un logement appartenant à l’État ou loué par l’État en raison de fonctions spéciales ont droit à un VINR. Les fonctionnaires qui sont admissibles à un VINR ont droit au remboursement des frais suivants :
Composante de base principale
- Transport local et transport pour aller-retour (fonctionnaire ou conjoint ou conjoint de fait);
- Jusqu’à deux (2) jours de voyage;
- Jusqu’à deux (2) jours à la destination [logement pour trois (3) nuits, repas et faux frais pour trois (3) jours] pour effectuer l'inspection ou pour prendre des arrangements relatifs aux écoles et aux soins à des aînés.
4.19 VRL à l’arrivée au nouveau lieu de travail
4.19.1 Lorsque le VRL n’a pas été effectué avant la date officielle d’affectation ou de départ, un fonctionnaire peut être remboursé à partir de la composante de base principale, les frais raisonnables de recherche de logement, comme des frais de garde de personnes à charge ou de location de véhicule pendant qu’il occupe un logement provisoire au nouveau lieu de travail.
4.19.2 Un fonctionnaire peut demander le remboursement des frais susmentionnés; toutefois le montant de l’indemnité pour les frais de logement provisoire, les frais de repas et les frais accessoires qui auraient normalement été autorisés ne peuvent pas être augmentés.
4.19.3 Il est entendu qu’un fonctionnaire ne pouvant effectuer un VRL en raison d’exigences opérationnelles et n’ayant pas de résidence avant la date de départ doit se rendre à son nouveau lieu de travail et le fonctionnaire aura droit au remboursement de ses frais de logement provisoire et de repas ainsi qu’à l’indemnité de ses frais accessoires pendant 15 jours à partir de la composante de base principale. Les frais de garde d’enfants et de location d’automobile pourront aussi être remboursés au besoin. Toutefois, la période en question ne peut normalement pas dépasser 15 jours; toute période excédentaire sera assujettie à la Partie V.