Partie IV - Logement et dispositions connexes

DSE 25 - Logement

Introduction

L'employeur s'engage à appliquer une politique de comparabilité moyenne prévoyant que, lorsque cela est possible et pratique et compte tenu des conditions et du mode de vie de l'endroit, l'employeur fournit à chaque fonctionnaire nommé au Canada en poste à l'étranger un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Pour sa part, le fonctionnaire paie à l'employeur, au titre du logement, un montant qui correspond, en général, au coût d'un logement locatif moyen, non meublé, doté de tous les services, normalement occupé par une personne habitant la région d'Ottawa-Gatineau qui touche un traitement semblable et dont la famille est pareillement composée. Les frais de logement des fonctionnaires (Appendice A) sont révisés par le personnel du Conseil du Trésor de manière à tenir compte de la composante du logement du recensement de Statistique Canada, conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte et soumis à ce Comité pour approbation avant la mise en vigueur. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1^er avril 2009, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement.

La présente directive vise à fournir une aide financière au fonctionnaire qui loue un logement dans une localité à l'étranger où les prix sont plus élevés que dans la région d'Ottawa/Gatineau et où il n'est pas fourni de logement de l'État. Cette aide permet de combler la différence entre le prix d'un logement loué, doté de tous les services, dans la région d'Ottawa/Gatineau et celui d'un logement dans un telle localité à l'étranger, eu égard au traitement annuel du fonctionnaire, à la taille du ménage et aux exigences du programme, notamment à la nécessité d'offrir des réceptions officielles importantes à domicile. À moins d'indication contraire dans la présente directive, le sous-ministre des Affaires étrangères a le pouvoir délégué d'établir le loyer maximal dans les localités où le logement des fonctionnaires est loué personnellement, sur recommandation du comité interministériel compétent de coordination du service extérieur.

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international est chargé de fournir des logements aux fonctionnaires affectés à l'étranger, en conformité avec la politique d'intégration administrative à l'étranger et d'utilisation d'organismes de service communs.

Directive 25

25.01 Dans la présente directive :

Ligne directrice

Un fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou les frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils excluent des services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, lesquels sont à la charge du fonctionnaire.

Si un fonctionnaire a acheté des devises locales dans les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois afin de payer ses frais de logement, le taux de change réel obtenu pourra servir à déterminer le montant équivalent que doit payer le fonctionnaire. Dans tous les autres cas, l'équivalent des frais de logement en devises locales sera calculé d'après le taux de change légal le plus favorable que pourra obtenir le fonctionnaire, le premier jour ouvrable du mois pour lequel les frais de logement doivent être payés, tel que fixé par l'administration de la mission.

Instruction

Le fonctionnaire qui réclame le taux de change réel obtenu pendant les sept jours précédant le premier jour ouvrable du mois doit présenter à l'administration de la mission un reçu de la transaction avant le premier jour ouvrable du mois pour lequel ses frais de logement sont exigibles, à défaut de quoi l'administration calculera l'équivalent en devises locales en fonction du taux légal le plus favorable que le fonctionnaire aurait pu obtenir le premier jour ouvrable du mois mentionné.

25.02 Afin d'établir les frais de logement d'un fonctionnaire et, s'il y a lieu, le loyer réel,

Instruction

1. Pour l'application de l'article 25.02a), le traitement annuel s'entend du taux de rémunération de base du fonctionnaire ou de sa rémunération d'intérim, calculé annuellement, payable pour les tâches ordinaires exécutées par le fonctionnaire dans une Mission et effectivement reçu par ce dernier, qui figure dans l'état de la rémunération et des indemnités pour le mois :

et, lorsqu'un rajustement salarial rétroactif est autorisé pour les fonctionnaires assujettis à ces directives, par suite soit de la conclusion d'une convention collective, soit d'une décision unilatérale de l'employeur, la date d'entrée en vigueur du rajustement des frais de logement du fonctionnaire est le premier jour du mois d'avril suivant la date de l'autorisation de ce changement (c'est-à-dire, la date de signature de la convention collective ou la date de la décision arbitrale, ou encore la date d'approbation de la révision dans le cas des employés exclus).

Lorsqu'un fonctionnaire change de logement conformément à l'article 25.02b)(iii) ou (iv), l'administrateur général peut appliquer, à sa discrétion, les dispositions de l'article 25.25.

Ligne directrice

Les articles 25.02b)(i) et (ii) ont pour objet de donner au fonctionnaire une certaine latitude quant au choix d'un logement qui convienne à son mode de vie. Par exemple, un fonctionnaire seul peut choisir une taille de ménage à deux personnes afin d'être en mesure de recevoir des invités ou d'accueillir quelque autre personne (comme un frère ou une soeur) qui ne peut être considérée comme personne à charge en vertu des dispositions de la DSE 2 - Interprétation.

25.03 Sur présentation de la formule de demande d'aide au logement, l'administrateur général peut autoriser, à l'égard d'un fonctionnaire qui loue un logement, le paiement des montants suivants :

25.04

Instruction

Les circonstances ou conditions inhabituelles visés à l'article 25.04b)(ii) peuvent inclure les exemples suivants :

Ligne directrice

En cas de décès d'un fonctionnaire qui occupait un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement du loyer réel aux personnes à charge, si celles-ci continuent de l'occuper, pendant une période raisonnable à la suite du décès du fonctionnaire, compte tenu des circonstances de chaque cas et à condition que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur.

25.05 Sous réserve de l'article 25.22b), lorsqu'un fonctionnaire loue un logement et reçoit un loyer réel ou occupe un logement de l'État à une mission, l'administrateur général autorisera le paiement des frais réels et raisonnables des services publics mentionnés à l'article 25.06 que supporte le fonctionnaire entre le premier jour du bail ou le premier jour d'occupation du logement de l'État et le jour de son départ définitif de son logement ou le jour où le bail prend fin, selon la première de ces dates.

Ligne directrice

En cas de décès du fonctionnaire dont les personnes à charge ont été autorisées à continuer à occuper un logement de l'État ou un logement loué personnellement, l'administrateur général pourra autoriser le paiement des frais de services publics réels et raisonnables, en conformité avec l'article 25.05, pourvu que les frais de logement appropriés soient payés à l'employeur en conformité avec l'article 25.12.

25.06 Les frais des services publics mentionnés à l'article 25.05 et dont l'administrateur général doit autoriser le paiement,

Instructions

1. Même sans être l'abonné officiel, le fonctionnaire qui occupe un logement de l'État doit payer les frais du service de téléphone pendant la période d'occupation, sauf dans des situations inhabituelles où autorisation a été donnée au préalable par l'administrateur général.

2. Le fonctionnaire à qui il incombe de payer les frais d'entretien et(ou) de réparation d'un logement loué privément en conformité de la loi et(ou) de la pratique du pays peut être admissible à un remboursement en vertu de l'article 25.23.

Ligne directrice

Le fonctionnaire doit s'assurer dans la mesure du possible que les taxes ou frais relatifs aux services municipaux sont inclus dans le bail. Les services municipaux sont ceux habituellement inclus dans le loyer ou les taxes au Canada; ils ne comprennent pas les services comme le déneigement d'une allée ou d'une entrée, qui est à la charge du fonctionnaire.

25.07

Instruction

Pour déterminer le caractère convenable du logement de l'État en conformité avec l'alinéa 25.07b), l'administrateur général doit consulter les Objectifs/Lignes directrices sur les logements du personnel pour déterminer les modifications à apporter pour rendre le logement convenable. Les Objectifs/Lignes directrices se trouvent à l'Appendice C de la présente directive et sont modifiées par le Comité des directives sur le service extérieur du Conseil national mixte, au besoin, afin d'incorporer les changements apportés aux Lignes directrices sur les logements du personnel, le cas échéant, ou à la méthode du RCML.

Lignes directrices

1. Le contrat d'occupation dont il est question à l'article 25.07 est celui approuvé par le Comité sur les directives au service extérieur du Conseil national mixte.

2. On doit prévenir les fonctionnaires qu'il leur incombe d'indiquer les articles de l'inventaire et leur état dans les annexes jointes au contrat d'occupation et de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique et des dommages et des pertes subis pour les biens personnels et les effets mobiliers.

3. En cas de décès d'un fonctionnaire, l'administrateur général pourra autoriser les personnes à charge du défunt à continuer d'occuper le logement de l'État pendant une période raisonnable, compte tenu des circonstances de chaque cas. Bien entendu, le logement devra un jour ou l'autre être libéré pour le successeur du fonctionnaire, mais on fera preuve d'autant de souplesse et de compréhension que possible.

25.08

Instruction

Le tableau des frais de logement (Appendice A) est établi suivant la méthodologie approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte compte tenu de la composante du logement du recensement de Statistique Canada. Les données du recensement ne sont disponibles que tous les cinq ans. Le tableau des frais de logement a été révisé le 1^er avril 2009, sera modifiée après chaque recensement et s'appliquera à compter du premier jour du mois d'avril suivant la publication des résultats du recensement.

25.09 Laissé en blanc - Les dispositions relatives à l'indemnité pour l'occupation temporaire de deux résidences se trouvent désormais dans la DSE 16 - Indemnité pour une résidence principale, qui entre en vigueur le 1^er juin 2003.

25.10 Le fonctionnaire tenu d'occuper un logement de l'État qui présente des lacunes inacceptables, d'après le sous-ministre des Affaires étrangères, compte tenu de son traitement et de la taille du ménage, a droit à un rajustement compensatoire, c'est-à-dire à une réduction au pourcentage de ses frais de logement, afin de tenir compte de l'incidence des inconvénients sur l'habitabilité du logement. Ce rajustement compensatoire, qui est indiqué dans le relevé des indemnités de service extérieur versées au fonctionnaire, est établi conformément à la méthode approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte décrite à l'appendice C de la présente directive.

25.11

Instruction

L'article 25.11 s'applique également lorsque, en raison d'une évacuation d'urgence, un fonctionnaire doit partager son logement avec un ou plusieurs fonctionnaires, ou lorsque, avec l'approbation du chef de la Mission, il partage son logement avec une personne qui n'est pas un fonctionnaire. Dans de tels cas, le fonctionnaire peut avoir droit à un rajustement compensatoire en conformité avec l'article 25.10.

25.12

Instruction

Le tableau des frais de logement mentionnés à l'article 25.12 est établi conformément à la méthodologie approuvée par le Comité des Directives sur le service extérieur du Conseil national mixte.

Ligne directrice

Si, à la suite du décès d'un fonctionnaire, les personnes à charge du défunt ont été autorisées à demeurer dans un logement de l'État ou dans un logement loué privément, celles-ci devront continuer de payer des frais de logement à l'employeur, en conformité avec l'article 25.12.

25.13 Un fonctionnaire doit avoir la faculté de choisir de ne pas avoir recours aux dispositions sur le logement contenues dans la présente directive, notamment celles ayant trait aux services publics contenues aux articles 25.05, 25.06, 25.21 et 25.22, et de se trouver personnellement un logement sur place et à ses frais, sauf que ce choix n'est pas accordé normalement au fonctionnaire qui doit, comme condition de son affectation, occuper un logement de l'État. En pareils cas, l'approbation sera laissée à la discrétion du sous-ministre des Affaires étrangères.

Instruction

Aux fins de l'article 25.13, le choix devrait normalement être fait au début d'une affectation et s'appliquer à toute la durée de cette affectation. Le choix ne peut être fait par un fonctionnaire qui choisit de partager un logement avec un autre fonctionnaire visé par les dispositions de la présente directive.

25.14 Les frais de logement indiqué à l'appendice de la présente directive seront majorés de 20 % dans le cas du fonctionnaire qui loue un logement meublé à une mission, et pour qui l'administrateur général était disposé à autoriser les frais d'expédition du mobilier et des appareils ménagers, mais qui fait entreposer son mobilier et ses appareils ménagers aux frais de l'État après avoir obtenu l'autorisation de l'administrateur général.

25.15 Lorsqu'un fonctionnaire

et qu'une des personnes à charge continue d'habiter dans son logement à la mission, les frais de logement et le loyer réel applicables juste avant le départ du fonctionnaire continuent de s'appliquer sous réserve de tout rajustement effectué en vertu des articles 25.04 et 25.12.

25.16 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement de la mission avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune personne à charge ne continue d'habiter le logement loué privément à la mission, l'administrateur général peut mettre fin au paiement du loyer réel le lendemain du dernier jour d'occupation de la résidence, en tenant compte

25.17 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente temporairement de la mission avec l'approbation de l'administrateur général et qu'aucune des personnes à charge ne continue d'habiter le logement loué privément qui est sous-loué, le loyer réel est réduit de la moitié du montant réel que reçoit le fonctionnaire de son sous-locataire.

25.18 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente de la mission sans l'approbation de l'administrateur général, ce dernier peut, à compter du premier jour de l'absence, mettre fin au paiement du loyer réel et des frais de logement.

25.19 Lorsqu'un fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent pour acquérir un logement permanent, soit comme paiement anticipé de loyer, soit en retour de l'occupation du logement, mais à l'exclusion de tout dépôt de garantie, l'administrateur général peut lui accorder l'avance requise qui n'excédera pas six fois son loyer réel, prévu à l'article 25.03.

Ligne directrice

Lorsqu'un fonctionnaire occupe un logement loué privément et que le bailleur demande le remboursement de présumés pertes ou dommages, il faut se référer à l'article 25.24 et à la DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie.

25.20 Le recouvrement d'une avance faite à un fonctionnaire en vertu de l'article 25.19 se fera comme suit :

Montant de l'avance accordée
Durée du bail en mois

25.21 Le fonctionnaire qui est tenu de payer d'avance les services publics afin de les obtenir peut se faire accorder, à la discrétion de l'administrateur général, une avance dont le montant ne dépasse pas celui fixé par l'entreprise pour ces services.

Instruction

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 25.21 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt à l'affectation.

25.22 Le fonctionnaire qui a reçu une avance conformément à l'article 25.21 doit la rembourser comme suit :

Instructions

1. Il incombe au fonctionnaire de veiller autant que possible à ce que ce soit le bailleur qui soit chargé de l'entretien et des réparations en vertu du contrat de location. Il incombe aussi au fonctionnaire de ne pas conclure de contrat de location à l'égard d'un logement qui est considérablement inférieur à un logement loué moyen doté de tous les services, normalement occupé par une personne touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de la même façon, dans la région d'Ottawa/Gatineau.

2. L'article 25.23 n'a pas pour objet de fournir le paiement d'important travaux de réparation ou d'entretien de logements loués privément ou de rénovation de logements loués privément qui ne se conforment pas à la politique de la comparabilité moyenne au moment de l'occupation initiale. En temps normal, lorsque le coût prévu des travaux de réparation et(ou) d'entretien dépasse 200 $ par service ou par cas ou 1 000 $ pour n'importe quel exercice financier, l'approbation préalable de l'administrateur général doit précéder la demande de remboursement. Dans des circonstances exceptionnelles où l'on prévoit que les frais d'entretien et(ou) de réparation seront considérables, il faudra envisager les autres possibilités, par exemple quitter les lieux, tenant compte de certains facteurs tels que la durée du bail, la durée prévue de l'affectation du fonctionnaire, l'existence d'autres logements convenables à louer, la fourniture éventuelle de logements de l'État et les coûts associés à la rupture du bail et au déménagement dans un autre logement.

3. Des situations peuvent se présenter où le comité interministériel compétent est informé par une Mission que, en raison d'une pénurie de logements, la plupart des logements disponibles exigent des travaux mineurs d'aménagement et de réparation. Le comité interministériel peut alors autoriser la Mission à payer les coûts des réparations nécessaires jusqu'à concurrence d'un mois de frais de logement pour une unité de logements, sans toutefois dépasser le plafond des loyers en vigueur.

En autres exemples de frais pouvant être payés par la mission, mentionnons les suivants : peinture et réparation de murs, coupe-froid, réparation de portes et fenêtres, réparation de tuiles ou carreaux de plancher désajustés, changement de serrures, réparations mineures de plomberie et d'électricité, couvre-fenêtres quand ils ne sont pas fournis. Les frais liés à des interventions d'ordre purement esthétique (changer la couleur des murs) ne sont pas admissibles.

4. Il convient de noter que le contrat d'occupation d'un logement de l'État prévoit que la loi de l'Ontario s'appliquera au règlement de tout différend ou de toute divergence dans l'interprétation de ce contrat.

25.24

25.25 Lorsqu'un fonctionnaire dans une mission :

l'administrateur général peut autoriser le paiement en totalité ou en partie des dépenses suivantes engagées par le fonctionnaire pour la location d'un logement permanent :

et, en ce qui concerne l'article 25.25c), les frais réels et raisonnables qu'un fonctionnaire a engagés pour se réinstaller à sa nouvelle résidence, y compris l'indemnité prévue aux DSE 15.18 et 15.19 pour effets endommagés ou perdus au cours du déménagement.

Lignes directrices

1. Les fonctionnaires doivent être avertis qu'il leur incombe de prendre l'assurance voulue de locataire à l'égard de la responsabilité publique qui relèverait d'eux en vertu de la loi de l'Ontario et à l'égard de leurs effets personnels et ménagers qui pourraient être endommagés ou perdus.

2. L'employeur accordera à un fonctionnaire suffisamment de temps payé pour s'occuper de sa réinstallation, et notamment surveiller l'empaquetage et le dépaquetage de ses effets mobiliers; une période de congé payé raisonnable devra également être accordée à l'époux ou au conjoint de fait lorsque cet époux ou conjoint de fait est également un fonctionnaire; on ne refusera pas une telle autorisation sans raison valable.

25.26 Le calcul du loyer réel ou des frais de logement pour une période inférieure à un mois civil complet se fera de la façon suivante :

Loyer réel mensuel (ou frais de logement mensuels)
X
Nombre de jours civils applicables
Nombre total de jours civils dans le mois en question

25.27 Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions du loyer maximal ne modifient pas les conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

25.28 La présente directive ne s'applique pas dans les cas où un fonctionnaire achète un logement à la mission sans l'approbation du Conseil du Trésor ou du président du Conseil du Trésor.

Formules

Demande d'aide au logement (EXT-68) (Rév.)

Déclaration de logement (EXT-783) (Rév.)

Contrat d'occupation (EXT-1645) (Rév.)

Demande de rajustement compensatoire (EXT-328)

Appendice A
Frais de logement des fonctionnaires (en dollars et par mois)

1^er avril 2009

Nonobstant les dispositions de l'article 107 de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique, les révisions apportées à la présente appendice ne constituent pas des modifications aux conditions d'emploi des fonctionnaires assujettis aux Directives sur le service extérieur.

Appendice B
Frais de logement des fonctionnaires (en dollars et par mois)

Vide

Appendice C
Rajustements compensatoires - logements de l'État

Généralités

1. Conformément à la DSE-25 - Logement, l'employeur s'engage à fournir à chaque fonctionnaire en poste dans une mission, lorsque cela est possible et pratique, un logement généralement comparable au logement moyen, doté de tous les services, normalement loué et occupé par une personne de la région d'Ottawa/Gatineau touchant un traitement semblable et dont la famille est structurée de façon similaire.

2. Il est reconnu, pour les fins de l'administration des logements, que l'on ne peut retrouver ailleurs dans le monde, encore moins dans toutes les missions et dans chacun des logements des fonctionnaires, exactement les mêmes normes de logement et les mêmes conditions de vie que l'on trouve dans la région d'Ottawa-Gatineau. En outre, l'État possédera toujours, dans certaines missions, des logements qui ne répondent pas aux critères de la politique de comparabilité moyenne. Lorsque le degré d'habitabilité de ces logements est sensiblement réduit, la DSE 25.10 prévoit un rajustement compensatoire. Sauf entente spéciale avec les ministères employeurs, quand le logement est fourni par le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, c'est ce ministère qui administre les rajustements compensatoires.

3. Pour déterminer une norme de comparabilité moyenne, l'employeur se fonde sur les critères contenus dans le présent appendice. Ces critères, ainsi que les conditions et le mode de vie de l'endroit, servent de points de repère pour l'évaluation de l'habitabilité globale d'un logement donné. Certains facteurs comme les dimensions et l'aménagement, les systèmes mécaniques, les aires de loisirs et de stationnement sont objectifs et quantifiables; d'autres sont subjectifs et beaucoup plus difficiles à mesurer. De plus, nombre de ces facteurs ne revêtent qu'une importance limitée par rapport à l'habitabilité générale, notamment l'aménagement paysager et l'apparence extérieure de l'immeuble. Il faut faire preuve de discernement quand il s'agit de déterminer si les lacunes rendent effectivement le logement inférieur à la « norme » de la région d'Ottawa/Gatineau et, si tel est le cas, dans quelle mesure l'habitabilité s'en trouve réduite. Il importe de noter que les éléments qui peuvent rendre un logement plus qu'entièrement satisfaisant (pièces plus grandes que la normale, piscine, par exemple) doivent aussi être pris en considération et influeront, par conséquent, sur la détermination des répercussions de toute lacune apparente.

4. Un logement peut présenter des lacunes pour diverses raisons, selon sa nature et la situation de ses occupants. Dans certains cas, un rajustement compensatoire accordé au locataire d'un logement en particulier peut s'appliquer à tous les locataires qui lui succèdent. Sans restreindre le caractère général de cet énoncé, voici quelques situations qui peuvent se présenter de temps à autre :

5. Il convient de noter que les lacunes relatives au mobilier et aux articles d'ameublement ne seront pas prises en considération et que les exigences du programme qui ont trait au logement et à la nécessité de donner des réceptions officielles en vertu du programme ne sont pas des facteurs de comparabilité avec la région d'Ottawa-Gatineau; ni l'un ni l'autre élément n'intervient dans le calcul des frais de logement du fonctionnaire. Pourtant, le contrat d'occupation détermine clairement qu'il incombe à l'employeur de fournir, de réparer et de remplacer le mobilier et les articles d'ameublement. Il incombe au fonctionnaire d'informer le directeur de mission des omissions et/ou des lacunes graves concernant ces articles. Une attention immédiate doit être portée pour combler ces lacunes qui nuisent sérieusement à l'habitabilité et à l'utilisation des lieux. Lorsque aucune mesure correctrice n'est prise au cours d'une période raisonnable ou que les mesures ne sont pas satisfaisantes, le fonctionnaire peut déposer un grief aux fins d'étude en vertu de la procédure de redressement du CNM.

Critères de comparabilité moyenne

6. L'habitabilité globale des logements de l'État doit être évaluée en fonction des facteurs suivants :

Objectifs/lignes directrices visant la taille des logements du personnel

En vigueur le 9 juillet 2008

Les lignes directrices sur les logements de l'État reposent sur les données du recensement sur le logement dans la région d'Ottawa-Gatineau de Statistique Canada (recensement de 2006). Elles prennent en compte le nombre total de pièces¹ et de chambres² dans un logement. Le niveau des salaires est présenté en dollars canadiens et fera l'objet de modifications tous les cinq ans lorsque les nouveaux résultats du recensement seront publiés.

	Nombre de personnes dans le ménage
Fourchette salariale	1	2	3	4	5
Moins de 39 000 $	6 (2-3)	6 (2-3)	7 (3-4)	7 (3-4)	8 (3-4)
40 000 $-44 999 $	6 (2-3)	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
45 000 $-49 999 $	6 (2-3)	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
50 000 $-54 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
55 000 $-59 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
60 000 $-64 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
65 000 $-69 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
70 000 $-74 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
75 000 $-79 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
80 000 $-89 999 $	6 (2-3)	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
90 000 $-99 999 $	6 (2-3)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
100 000 $-109 999 $	6 (2-3)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
110 000 $-119 999 $	6 (2-3)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
120 000 $-129 999 $	6 (2-3)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
130 000 $-139 999 $	6 (2-3)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
140 000 $-149 999 $	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)
150 000 $ et plus	7 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)	8 (3-4)

1. ^1. Indique le nombre de pièces dans un logement - 6, 7 ou 8. Une pièce est une aire fermée à l'intérieur d'un logement qui est aménagée et peut être habitée toute l'année. Les pièces à aire ouverte, divisées partiellement, ou en forme de L, qui peuvent accommoder plus d'une fonction, sont considérées comme autant de pièce que de fonction (p. ex., une pièce en L divisée en salle à dîner et en séjour compte comme deux pièces). Le nombre total de pièces comprend la cuisine, le séjour, la salle à dîner (3), plus 3, 4 ou 5 pièces qui servent de chambre ou ont une autre utilité (coin-détente, salle d'étude ou salle familiale). Peut aussi comprendre les pièces aménagées au rez-de-chaussée, au grenier ou au sous-sol.

   Ne comprend pas les salles de bain, les couloirs, les vestibules et les pièces réservées au travail.

2. ^2. Désigne toutes les pièces aménagées et meublées pour servir de chambres à coucher (2, 3 ou 4) et utilisées principalement à cette fin, même de façon occasionnelle (c.-à-d. chambre supplémentaire). Quand toutes les chambres ne sont pas utilisées, on peut se servir de l'une d'elles comme coin-détente, salle d'étude, salle familiale ou chambre d'invités.
3. Le nombre de chambres et l'espace total requis aux fins du rajustement compensatoire en matière de logement (RCML) sont conformes à ce qui est indiqué ci-dessus.
4. Le fait que des réceptions officielles puissent être données dans le logement n'entre pas en ligne de compte dans l'évaluation de l'aménagement approprié. La disposition globale des pièces doit tenir compte de la taille du ménage, et lorsque l'occupant constate une lacune, la direction de la mission doit juger objectivement de ses répercussions sur l'habitabilité du logement et consigner le tout sur la formule de demande.
5. 5. Des logements pour des postes ayant des fonctions de représentation, et appuyés par des relevés d'accueil, peuvent être approuvés par le chef de mission, ce qui permet d'avoir une salle à dîner de taille convenable. Les facteurs de qualité de vie, tels que les aires de loisir (parcs pour les enfants, par exemple) ainsi que des chambres additionnelles pour les familles plus nombreuses seront pris en considération dans l'achat de logements pour fonctionnaires.
6. 6. L'aménagement des pièces doit également faire l'objet d'une évaluation. Lorsqu'une lacune est constatée, on doit en consigner les détails complets sur la formule de demande, et y joindre des photographies ou un croquis, s'il y a lieu.

Demande de rajustement compensatoire en matière de logement

7. À moins qu'il n'ait été déterminé qu'un rajustement s'appliquait à tous les locataires ultérieurs, la formule EXT-328 « Demande de rajustement compensatoire en matière de logement » doit être remplie par tous les fonctionnaires relevant du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international relativement à tous les logements de l'État fournis par ce ministère. Le fonctionnaire est responsable de la première étape du processus, soit l'identification et la description de l'inconvénient tel que perçu par l'occupant. À cette étape, les aspects comparables ou supérieurs à ceux que l'on retrouve dans le logement moyen d'Ottawa/Gatineau doivent également être notés.

8. Sur réception de la formule de demande signée, le chef de Mission (ou le comité qu'il a délégué) doit commenter chaque inconvénient signalé par le fonctionnaire et indiquer les délais et les coûts prévus pour le corriger, si possible. Le chef de Mission ou le comité qu'il a délégué doit également déterminer le degré d'habitabilité réduite en tenant compte des points où le logement se compare avantageusement à la norme d'Ottawa/Gatineau. Le chef de Mission approuvera ou rejettera la demande de rajustement compensatoire en se fondant sur cette évaluation globale.

9. En cas de différend, la Mission doit renvoyer la demande au Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères. Ce comité examinera tous les renseignements et communiquera sa décision au chef de la mission.

10. Advenant l'approbation d'un rajustement compensatoire, celui-ci sera habituellement accordé par tranches de 10 %, 20 % ou 30 % selon que les inconvénients sont jugés mineurs, moyens ou majeurs. Comme la politique se fonde sur le logement moyen, aucun rajustement ne sera inférieur à 10 %, même si des inconvénients mineurs peuvent exister. Le Comité des inconvénients en matière de logements des Affaires étrangères étudiera la possibilité d'accorder des rajustements compensatoires de plus de 30 % dans des situations exceptionnelles comme celles-ci :

11. Le chef de Mission (ou le comité qu'il a délégué) examinera la pertinence des rajustements compensatoires accordés à la mission les 1^er avril et 1^er octobre de chaque année, à tout le moins, et fera rapport des résultats de son examen au sous-ministre des Affaires étrangères aux mêmes dates.

DSE 26 - Avance pour dépôt de garantie

Introduction

L'employeur reconnaît que le fonctionnaire peut devoir payer un dépôt de garantie à un bailleur pour obtenir un logement, ou à une agence ou société pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels. L'employeur s'engage alors à fournir une aide financière au fonctionnaire sous forme d'avance.

Lorsqu'aucun dépôt de garantie n'a été versé et que le bailleur demande le remboursement de pertes ou dommages présumés, il faut consulter la DSE 25 - Logement.

Directive 26

26.01 Lorsque le fonctionnaire doit payer à un bailleur un montant d'argent comme dépôt de garantie pour obtenir un logement permanent, et(ou) lorsqu'il doit verser à une agence ou société un dépôt de garantie pour louer les meubles et appareils ménagers essentiels, l'administrateur général peut autoriser le versement d'une avance n'excédant pas les montants suivants :

Instruction

Les dispositions relatives au financement des avances effectuées en vertu de l'article 26.01 figurent à l'appendice de la DSE 10 - Prêt d'affectation.

26.02 Sauf lorsque les dispositions des articles 26.03, 26.04 ou 26.05 sont applicables, l'avance faite en vertu de l'article 26.01 doit être :

selon la première de ces deux dates.

26.03 Lorsque le bailleur, la société ou l'agence retient la totalité ou une partie du dépôt de garantie pour compenser des pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire, l'administrateur général peut renoncer au recouvrement de la partie de l'avance pour dépôt de garantie qui, selon lui, n'est pas légitimement attribuable au fonctionnaire, jusqu'à concurrence :

26.04 Lorsque le dépôt de garantie est retenu en réparation de pertes ou dommages présumés ou autres obligations attribués au fonctionnaire et que le montant ainsi retenu excède la limite prescrite à l'article 26.03, l'administrateur général peut :

26.05 Lorsque l'administrateur général a autorisé le paiement des dépenses engagées en vertu de l'article 26.04a) et est convaincu, sur la foi du rapport de sources indépendantes :

il peut renoncer au recouvrement de cette partie de l'avance de dépôt de garantie qui n'est pas, à son avis, légitimement attribuable au fonctionnaire.

Instruction

Avant de renoncer au recouvrement prévu à l'article 26.04b) ou à l'article 26.05, l'agent ministériel supérieur en fonction à la mission doit présenter à l'administrateur général un rapport exposant les circonstances du différend, le rapport d'un estimateur indépendant, le cas échéant, et les recommandations sur la façon de trancher le différend.

Lignes directrices

1. Il incombe au fonctionnaire de s'assurer que les meubles sont bien inscrits dans l'inventaire ou le contrat, de même que leur état, afin d'éviter tout malentendu. Au besoin, le fonctionnaire peut utiliser les services de traduction à la mission afin de bien comprendre les termes utilisés à l'égard de certains meubles.

2. Le règlement des avances pour dépôt de garantie se fera dans la même monnaie que l'avance émise, sauf si le fonctionnaire a quitté la mission avant le versement final, auquel cas tous les montants dus seront remboursés en monnaie canadienne au taux de change en vigueur au cours du mois où le fonctionnaire a quitté la mission.

Formules

SCT 330-188 (82/5) DSE 26

Avance pour dépôt de garantie (DSE 26)

DSE 28 - Indemnité d'entreposage en lieu sûr

Introduction

Lorsqu'un fonctionnaire quitte temporairement son logement de la mission, les risques de cambriolage ou d'effraction peuvent être plus grands qu'à Ottawa/Gatineau, selon la durée de l'absence et le taux de criminalité à cette mission. L'employeur a pour politique d'assurer une protection raisonnable contre ces risques, que le besoin d'une telle protection provienne ou non de circonstances inhérentes au programme.

Directive 28

28.01 Conformément aux articles 28.02, 28.03 et 28.04, lorsqu'un fonctionnaire est temporairement absent de la mission et n'a ni personne à charge ni serviteur en résidence dans son logement durant son absence, l'administrateur général doit autoriser le paiement des frais réels et raisonnables :

selon le moins élevé des deux montants, s'il est d'avis qu'une protection contre le cambriolage ou l'effraction est nécessaire.

28.02 Si, de l'avis de l'administrateur général, l'absence provient de circonstances inhérentes au programme, l'administrateur général pourra autoriser les frais d'entreposage mentionnés à l'article 28.01a) pour toute la période précédant le départ qui est nécessaire pour permettre l'entreposage en lieu sûr des effets du fonctionnaire dès le premier jour de son absence; ces frais se limiteront aux dépenses relatives :

28.03 Lorsqu'un fonctionnaire s'absente de la mission en raison d'un congé payé autorisé, et non en raison d'une absence prévue à l'article 28.02, et que le bail qu'il a conclu n'est pas résilié ou s'il n'y a pas de bail, les frais d'entreposage dont il est question à l'article 28.01a) doivent se limiter :

28.04 L'administrateur général doit autoriser le paiement des frais en vertu de l'article 28.03 à l'égard :

lorsque, à son avis, les risques de cambriolage et d'effraction des locaux inhabités ne sont pas beaucoup plus grands qu'à Ottawa/Gatineau.

28.05 Le fonctionnaire qui s'absente de la mission pour prendre un congé payé et dont le bail est résilié avec l'approbation de l'administrateur général tombe sous le coup de la DSE 15.13a).

28.06 L'administrateur général peut, à sa discrétion, assurer l'entreposage en lieu sûr ou autoriser le paiement des frais d'entreposage de la voiture du fonctionnaire, dans les cas exceptionnels où le fonctionnaire ne peut prendre lui-même les dispositions à cet égard.

Instruction

L'expression « s'il n'y a pas de bail » s'applique au fonctionnaire qui habite un logement de l'État ou un logement qui lui appartient.

DSE 30 - Moyens de transport à la mission et dépenses connexes

Introduction

L'employeur reconnaît qu'à certains endroits à l'extérieur du Canada, les circonstances se rattachant au transport personnel et aux dépenses connexes sont très différentes des situations dans lesquelles se trouvent habituellement les fonctionnaires en service au Canada. Il est admis que l'accès à un moyen de transport personnel non seulement permet au fonctionnaire de bien remplir ses fonctions, mais encore le rapproche de son niveau de vie au Canada. Les restrictions locales peuvent limiter les possibilités de posséder une voiture particulière ou entraîner pour les fonctionnaires des frais supplémentaires considérables. Par conséquent, l'employeur est disposé à aider de diverses façons bien définies les fonctionnaires tant à obtenir un moyen de transport personnel qu'à assumer les coûts qui s'y rattachent. Les divers types d'aide offert en vertu de la présente directive visent :

Directive 30

Location d'un véhicule

30.01 S'il juge qu'un fonctionnaire en poste dans une mission donnée ne peut bénéficier des dispositions de la DSE 15.17 à cause des embargos, droits prohibitifs de douane ou restrictions de cession qui sont imposés par le pays d'accueil à l'égard de sa voiture particulière, ou parce que les frais d'expédition de la voiture sont excessifs, l'administrateur général peut autoriser le fonctionnaire à utiliser une voiture de l'État ou un autre moyen de transport pendant son affectation à cette mission, à la condition que ce dernier remplisse les conditions énoncées à l'article 30.02.

Instructions

1. L'utilisation d'une voiture de l'État ou d'un autre moyen de transport vise principalement les fonctionnaires en poste dans une mission à laquelle l'administrateur général n'était pas disposé à autoriser l'expédition de leur voiture particulière en vertu de la DSE 15.17. C'est l'administrateur général qui désigne les missions où les fonctionnaires n'ont pas le droit de se prévaloir des dispositions de la DSE 15.17 en raison d'embargos, de droits prohibitifs de douanes, de restrictions de cession ou de frais d'expédition excessifs. La désignation de ces missions devrait se faire d'un commun accord par les ministères qui y ont des représentants.

2. Les dispositions de l'article 30.01 ne confèrent aucun droit aux fonctionnaires. On fera tous les efforts possibles pour fournir des véhicules appartenant à l'État dans les circonstances susmentionnées, mais il faut reconnaître que la chose ne sera peut-être pas toujours possible dans le cas où les fonctionnaires affectés à l'étranger travaillent dans des localités où les Affaires étrangères et du Commerce international n'ont pas de représentants ou lorsque les affectations sont organisées en vertu d'une entente bilatérale, d'un programme international ou du programme Échanges Canada.

3. Le moyen de transport qui peut être fourni en vertu de la présente directive comprend tous les véhicules appartenant à l'État à une mission et ne se limite pas aux véhicules visés par les dispositions précises de la présente directive.

4. L'administrateur général doit décider du type de voiture ou du moyen de transport à fournir et du moyen le plus économique de le faire, compte tenu du prix initial, du prix des pièces et de la facilité à les obtenir, ainsi que de la qualité du service et de la facilité à s'en prévaloir. Le statut du fonctionnaire ne doit pas entrer ici en ligne de compte.

5. Les articles 30.01 à 30.03 de la présente directive s'appliquent à un seul fonctionnaire, dans le cas d'un « couple des fonctionnaires » qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

6. À la discrétion de l'administrateur général et à la condition que des véhicules de l'État soient disponibles à la mission, les dispositions de l'article 30.01 peuvent également s'appliquer à un fonctionnaire dont la voiture particulière est expédiée à destination ou en provenance d'une mission en vertu de la DSE 15.17. La présente disposition s'applique habituellement dans le cas des missions où les moyens de transport locaux sont inexistants ou inadéquats.

7. À noter que les fonctionnaires peuvent réclamer des frais de location de voiture dans certains cas de réinstallation précis, en conformité avec la DSE 15.32. Lorsqu'un fonctionnaire réclame les frais de location de voiture pour l'utilisation d'une voiture de l'État en vertu de l'article 30.01, le taux fixe sera déterminé en conformité avec l'article 30.02.

8. Bien que le singulier soit utilisé à l'article 30.01, rien n'empêche un fonctionnaire de louer un deuxième véhicule de l'État à condition qu'il y en ait de disponibles et que d'autres fonctionnaires n'aient pas besoin d'un premier véhicule.

30.02 Le fonctionnaire qui accepte une voiture de l'État ou un autre moyen de transport à des fins personnelles doit :

Ligne directrice

Il convient de noter que, lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise une voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la DSE 30. Dans ce cas, le fonctionnaire doit recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.

30.03 L'administrateur général qui autorise un fonctionnaire à se servir d'une voiture de l'État doit autoriser le paiement :

Taxes routières et droits d'immatriculation

30.04

Ligne directrice

L'article 30.04 ne s'applique qu'à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Frais de stationnement à la mission

30.05 L'administrateur général autorise le paiement des frais réels et raisonnables de stationnement du fonctionnaire à son lieu de travail, lorsque, à son avis :

Instruction

L'article 30.05 de la présente directive s'applique à un seul fonctionnaire dans le cas d'un couple de fonctionnaires qui est affecté à la même mission, sauf si l'administrateur général établit que les besoins du programme en justifient l'application à chacun d'eux.

Aide au transport quotidien

30.06 Pour déterminer si l'aide au transport quotidien est justifiée, il convient de ne pas perdre de vue que la politique de base du gouvernement sur le transport quotidien prévoit que dans des circonstances normales, les fonctionnaires doivent se rendre au travail à leurs propres frais. Une aide ne peut être versée que lorsque les frais excessifs de transport quotidien découlent de l'attribution à un fonctionnaire d'un logement de l'État ou d'un logement loué privément dans un lieu approuvé par la direction, conformément aux articles 30.07 à 30.13 inclus.

Définitions

30.07 Dans la présente directive :

Ligne directrice

Le taux de kilométrage (millage) à la mission est rajusté lorsqu'une mission fait état d'une augmentation du prix du carburant ou de l'essence. Par conséquent, le taux de kilométrage (millage) à la mission pour l'aide au transport quotidien sera révisé le 1^er avril de chaque année et aux autres dates où le taux utilisé lorsque la demande provient du voyageur pour voyages officiels à la mission est rajusté par le sous-ministre des Affaires étrangères.

30.08 Lorsque la quote-part des frais de transport quotidien est inférieure aux frais de transport quotidien, un fonctionnaire peut demander, pour un mois civil donné, une aide au transport quotidien conformément aux articles 30.09, 30.10, 30.11, 30.12 ou 30.13.

Instruction

L'absence du travail ne porte atteinte à l'aide au transport quotidien que si le fonctionnaire n'engage pas de frais de transport quotidien pendant son absence. À titre d'exemple, le fonctionnaire qui est autorisé à utiliser sa voiture particulière pour le transport quotidien ne peut demander une aide au transport quotidien pendant cette absence, tandis que le fonctionnaire qui a acheté un billet ou laissez-passer annuel peut continuer de recevoir l'aide au transport quotidien qu'il touche normalement. On ne doit pas rembourser aux fonctionnaires les frais de transport quotidien qu'ils auraient pu éviter.

30.09 Situation où le fonctionnaire ne peut choisir le lieu de son logement domiciliaire

30.10 Situation où le fonctionnaire peut choisir le lieu de son logement domiciliaire

selon le cas.

30.11 Lorsqu'une aide au transport quotidien est autorisée en vertu des articles 30.09a) ou 30.10a), le fonctionnaire peut réclamer le remboursement du prix réel d'un billet ou laissez-passer de longue durée au moment de l'achat. En pareil cas, la quote-part des frais de transport quotidien représente :

selon le cas.

30.12 Lorsque l'affectation d'un fonctionnaire se termine avant la date d'expiration du billet ou du laissez-passer de longue durée et que le fonctionnaire a droit au remboursement de la partie inutilisée d'un tel billet, il doit verser à l'employeur le montant remboursable, moins toute quote-part des frais de transport quotidien qui a été déduite au moment de l'achat du billet ou du laissez-passer et qui est applicable à la partie remboursable du billet ou du laissez-passer.

30.13 Lorsqu'un fonctionnaire se voit fournir un véhicule de l'État en vertu des dispositions de l'article 30.01, une aide au transport quotidien peut être réclamée conformément aux articles 30.09b)(ii) ou 30.10b).

Ligne directrice

Il convient de noter que lorsque la direction exige d'un fonctionnaire qu'il utilise sa voiture particulière en service commandé, ces frais ne sont pas remboursables en vertu de la politique d'aide au transport quotidien. Dans ce cas, le fonctionnaire devrait recevoir une indemnité conformément à la Directive sur les voyages du CNM, les taux de millage ou de kilométrage à la mission étant ici déterminés par le sous-ministre des Affaires étrangères.

Transport relatif aux études

30.14 Lorsqu'un fonctionnaire en poste dans une mission touche, en vertu de la DSE 34 - Indemnités scolaires, une indemnité scolaire pour un enfant à charge qui réside à la mission et que le transport scolaire n'est pas assuré par l'école ou compris dans les frais de scolarité, la direction de la mission peut lui accorder de l'aide pour le transport d'un enfant à charge à destination et en provenance de l'école.

Instructions

1. Il incombe à la direction de la mission d'approuver le paiement des frais relatifs à l'utilisation du mode de transport le plus économique et le plus pratique pour mener des enfants à l'école et les ramener, lorsque ce transport n'est pas assuré au moyen de services mis sur pied par l'école.

2. Les frais que peut approuver la direction de la mission comprennent les frais réels de transport commercial, de transport par véhicule de l'État ou par voiture particulière et les frais de transport d'une personne qui accompagne l'enfant à cause de circonstances locales comme la distance, l'accessibilité des transports en commun et la sécurité. On s'attend à ce que le transport coopératif soit utilisé chaque fois que cela est pratique dans les circonstances.

3. Normalement, les frais de transport local sont payés pour un voyage aller-retour effectué chaque jour de classe entre le lieu de résidence de l'élève ou de l'étudiant et l'établissement d'enseignement. Dans des situations spéciales, les comités de direction des missions peuvent autoriser le paiement des frais de transport local pour plus d'un voyage aller-retour par jour de classe. Parmi les situations spéciales acceptées, il y a lieu de mentionner celles où :

30.15

Instruction

Lorsque l'école offre un service de transport et qu'un fonctionnaire choisit d'utiliser sa voiture particulière pour mener son enfant à l'école, le montant maximal de l'aide qui peut être demandé ne doit pas excéder le coût du service de transport offert par l'école, à moins que des circonstances exceptionnelles ou atténuantes ne justifient le versement d'une aide conformément à l'article 30.15.

Formules

Moyen de Transport à la Mission et Frais connexes (DSE 30)

Accord de location d'un véhicule à moteur

TBS/SCT 330-198 (rév 89)