Section II - Application

2.1 Autorisation

2.1.1 Il incombe à l'employeur d'autoriser les réinstallations et de s'assurer que toutes les dispositions prises sont conformes à la présente Directive.

• L'autorisation est fournie à l'avance par écrit.
• L'employeur autorise par écrit le tiers fournisseur de services à fournir à l'employé concerné les services de réinstallation prévus au contrat aux termes du PRI.
• Le tiers fournisseur de services ne peut rembourser aucune dépense non visée par la Directive sur le PRI ni aucune dépense en sus des taux prévus au contrat aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.
• Dans certaines circonstances, avec l'accord du chef de projet du SCT, une réinstallation aux termes de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM peut être autorisée par l'employeur a posteriori.

2.1.2 L'employeur n'est pas responsable de ces frais, sauf si la réinstallation est autorisée subséquemment, et l'employé peut ne pas avoir droit à certains avantages.

2.2 Responsabilités

2.2.1 Responsabilités de l'employeur

2.2.1.1 L'employeur doit rembourser, dans les limites prévues par la Directive, les frais de réinstallation réels et raisonnables engagés par l'employé (par l'entremise du tiers fournisseur de services).

2.2.1.2 L'employeur doit informer l'employé de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant d'avoir consulté le tiers fournisseur de services.

2.2.1.3 Dès qu'il délivre l'autorisation de procéder à la réinstallation, l'employeur doit référer le dossier de l'employé au tiers fournisseur de services.

2.2.1.4 Les coûts d'exécution du programme sont assumés par les ministères et organismes utilisateurs, conformément au barème approuvé pour la rémunération des services.

2.2.1.5 Les employés ministériels qui recommandent, autorisent, interprètent, administrent le processus de paiement, revoient et vérifient les demandes de remboursements et les indemnités connaissent la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM et la Directive sur les voyages.

2.2.1.6 Les gestionnaires qui autorisent les réinstallations doivent collaborer étroitement avec les responsables ministériels du PRI :

1. pour éviter que des engagements inappropriés (financement, réinstallation) soient pris envers les employés;
2. pour s'assurer que la procédure d'autorisation préalable soit suivie;
3. pour veiller à ce qu'aucun employé n'entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du tiers fournisseur de services les services de prestation de conseils prévus au contrat.

2.2.1.7 Le coordonnateur ministériel national désigné pour le programme doit donner son approbation relativement à certains éléments de la présente Directive.

Toutes les demandes de remboursement visées par la présente Directive, mais touchant une situation qui n'y est pas décrite, doivent être acheminées, selon la filière habituelle, directement au coordonnateur ministériel national désigné, à l'administration centrale.

2.2.1.8 Par l'entremise du tiers fournisseur de services, l'employeur :

• planifie la réinstallation et les déplacements connexes de manière à réduire le plus possible les perturbations subies par la famille et les coûts que lui-même doit engager;
• veille à trouver des aménagements, tant qu'il n'en résulte pas une contrainte excessive;
• vérifie et approuve les dépenses de réinstallation préalablement à leur remboursement.

2.2.1.9 L'employeur, en consultation avec le tiers fournisseur de services, lance la procédure de déménagement d'effets mobiliers en communiquant au Service central de déménagement (SCD) un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit à l'employé un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités de l'employé et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.

2.2.1.10 L'employeur accorde à l'employé et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.

2.2.2 Responsabilités de l'employé

Les responsabilités de l'employé sont les suivantes

2.2.2.1 Il lit le présent document et obtient au besoin des précisions du tiers fournisseur de services ou du ministère.

2.2.2.2 Il obtient, conformément au cadre de délégation applicable, une autorisation écrite avant d'engager quelque dépense de réinstallation que ce soit. L'employé qui conclut des opérations reliées à la réinstallation avant d'obtenir une telle autorisation ou qui engage des dépenses excédant les seuils prévus dans le cadre de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM doit assumer personnellement ces dépenses et risque de ne plus pouvoir participer à la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

2.2.2.3 L'employé peut renoncer à se prévaloir de la totalité ou de certaines des dispositions de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM s'il conclut un contrat (courtier immobilier, avocat, estimateur, vente préalable, etc.) ou si l'employeur le défraie directement de frais de réinstallation.

2.2.2.4 Il ne choisit aucun fournisseur de services avec lequel il a un lien de dépendance.

2.2.2.5 Il suit les instructions fournies par le personnel ministériel et par le tiers fournisseur de services au cours du processus de réinstallation.

2.2.2.6 Lorsqu'un avis donné par l'expert-conseil en réinstallation ministériel ou du tiers fournisseur de services contredit la présente Directive , l'employé doit demander que l'avis lui soit donné par écrit. Il convient par la suite de consulter le coordonnateur ministériel national pour qu'il puisse apporter des précisions. Cette démarche est très importante, car les dépenses découlant d'une interprétation erronée ou d'une autre forme d'erreur ne seront pas nécessairement remboursables.

2.2.2.7 Il appartient en bout de ligne à l'employé de décider s'il accepte ou non l'avis donné. Toutefois, si l'avis ne va pas à l'encontre de la Directive, l'employé risque de voir une décision de sa part donner lieu à des problèmes de réinstallation et à des coûts additionnels pour lui.

2.2.2.8 L'employé informe l'employeur ou le fournisseur de ses besoins éventuels de logement.

2.2.2.9 Il présente dans les 30 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la Directive.

2.2.2.10 S'il y a eu avance de fonds et que, au moment de clore le dossier, on établit que ces fonds n'auraient pas dû être fournis, l'employé restitue la totalité des fonds au tiers fournisseur de services dès qu'il reçoit un avis à cet égard.

2.2.3 Responsabilités du tiers fournisseur de services

2.2.3.1 Le tiers fournisseur de services :

• Le tiers fournisseur de services assure la prestation des services conformément au contrat et à la présente Directive.
• communique dans les 48 heures avec l'employé qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de counselling, conformément au contrat;
• accorde une avance de fonds à l'employé immédiatement avant le début de son voyage de recherche de logement ou pour le transport de ses effets et mobiliers.

2.3 Reçus

2.3.1 L'employé qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus au titre des dépenses engagées.

2.3.2 Dans des circonstances exceptionnelles, un employé transféré peut signer une déclaration personnelle en lieu et place du reçu si celui-ci a été perdu, a été détruit accidentellement ou ne peut être produit pour quelque autre raison.

2.4 Réinstallation du conjoint

2.4.1 Si un employé ayant un conjoint ou un conjoint de fait est muté et qu'une réinstallation s'impose, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un employé muté au même endroit, la présente Directive s'applique comme s'il s'agissait d'un employé et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux employés.

2.4.2 Si les deux employés sont au service de ministères différents, des ententes préalables de partage des coûts peuvent être conclues conformément aux principes établis de gestion responsable des deniers publics.

2.4.3 On accorde aussi un congé payé au conjoint ou au conjoint de fait qui est également un employé.

2.5 Avances

2.5.1 L'employé reçoit une avance de fonds (par l'entremise du tiers fournisseur de services) au titre de ses frais engagés dans le cadre de la réinstallation (voyages à la recherche d'un logement (VRL), autres déplacements et logement provisoire).

2.5.2 De façon qu'il puisse utiliser le montant total du produit de la vente de sa résidence précédente, l'employé peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d'avocats s'il a reçu une offre écrite d'achat et si sa résidence figure sur la liste d'un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu'immédiatement avant la date où l'employé en a besoin.

2.6 Réinstallation à la demande de l'employeur

2.6.1 On entend par « réinstallation à la demande de l'employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l'exclusion des nominations initiales.

2.6.2 Lorsqu'un employé demande que l'on prenne en considération sa demande de mutation dans une autre région, la réinstallation qui fera suite à une telle demande peut être considérée comme une réinstallation à la demande de l'employeur; se reporter à ce propos à la disposition 13.4.3.

2.7 Réinstallation à la demande de l'employé

2.7.1 Dans le cas d'une réinstallation à la demande de l'employé (disposition 13.4), l'aide accordée à ce dernier est laissée à la discrétion du gestionnaire ministériel délégué et doit être négociée aux mêmes conditions que celles prévues pour les personnes nommées à la fonction publique (section 12).

2.8 Nomination initiale

2.8.1 Les frais de réinstallation, s'il en est, d'une personne nouvellement nommée (section 12) seront négociés avec cette dernière, ou avec toute autre personne qui n'est pas un employé, avant que cette personne soit autorisée à déménager aux frais de l'État. Ces négociations auront lieu pendant la phase de sélection d'une mesure de dotation. (Voir la section 14 pour les nominations au groupe EX).

2.9 Demande de remboursement

2.9.1 L'employé qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :

1. l'employé doit présenter son compte dans les 30 jours qui suivent son arrivée au nouveau lieu de travail ou à l'arrivée des personnes à sa charge, le dernier en date de ces jours étant retenu (à l'intérieur d'un délai de deux ans);
2. chaque poste de la demande doit être étayé par des pièces justificatives, sauf lorsqu'il s'agit d'une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 10 $, de frais de repas, de frais accessoires et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;
3. la demande doit être accompagnée également de tous les autres renseignements exigés;
4. l'employé doit signer la demande pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été réglées.

2.10 Annulation d'une réinstallation

2.10.1 L'employeur, lorsqu'il annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail et indépendants de la volonté de l'employé, peut, par l'entremise du tiers fournisseur de services, rembourser à l'employé les dépenses engagées par lui en application de la Directive sur la réinstallation intégrée du CNM.

2.10.2 Sur réception de l'avis officiel d'annulation, l'employé doit résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d'une maison mobile; l'employeur résilie ces derniers par l'intermédiaire du Service central de déménagement (SCD).

2.10.3 Les dépenses à rembourser seront fonction du stade où en est le déménagement. Elles correspondent au montant que l'administrateur général ou un cadre supérieur investi du pouvoir nécessaire juge raisonnable en l'occurrence; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente Directive. Normalement, un employé n'a pas de dépenses élevées à faire avant de disposer de sa résidence.

2.10.3.1 S'il louait un logement, par exemple, il peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s'il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s'entendant avec l'acheteur, mais il est possible qu'il doive payer une commission à l'agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l'employeur estime que l'employé doit quitter son logement, on autorisera le déménagement local des effets mobiliers et le paiement, jusqu'à concurrence d'un montant raisonnable, des frais accessoires de réinstallation.

2.10.3.2 L'employeur rembourse à l'employé un large éventail de frais accessoires que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déplacement et être vraiment raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas servir de prétexte pour améliorer la situation financière d'un employé.

2.10.3.3 Tous les frais accessoires de réinstallation doivent être justifiés par des reçus et leur remboursement doit être soumis à l'examen des autorités compétentes qui décideront s'ils sont conformes aux dispositions pertinentes et s'ils sont raisonnables dans les circonstances.

2.10.4 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se reporter à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IOTDR) ou de frais juridiques reliés à l'acquisition d'une résidence principale peut également être autorisé.

2.11 Réinstallation d'un employé en voyage

2.11.1 Lorsqu'on autorise la réinstallation d'un employé à un nouveau lieu de travail pendant qu'il est en service commandé à ce nouveau lieu de travail, il passe du statut d'employé en voyage d'affaires à celui d'employé en cours de réinstallation. Si l'employé a droit à de l'aide (IOTDR, etc.), une approbation doit être obtenue. L'aide débute le lendemain de la date effective de réinstallation.

2.12 Contrôles effectués par les ministères

2.12.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :

1. les dispositions particulières à l'égard d'une réinstallation faite à la demande d'un employé pour des raisons personnelles (voir la disposition 2.9) ou concernant une personne nommée provenant de l'extérieur de la fonction publique (voir la section 12) doivent être portées au dossier de réinstallation de l'employé; le remboursement doit respecter les conditions convenues, s'il en est, et tenir compte des limites stipulées dans la présente Directive;
2. il faut remplir le formulaire intitulé « Autorisation de voyager et avance » avant le déménagement et le verser au dossier de réinstallation de l'employé;
3. lorsqu'il ne s'agit pas d'un poste isolé, il faut verser au dossier de réinstallation de l'employé un relevé de toutes les prolongations autorisées ainsi qu'un relevé de l'entreposage à long terme qui a été approuvé.

2.12.2 Si, pour une raison ou pour une autre, l'employé cesse de travailler pour l'administration fédérale durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d'emploi ne sont pas remboursables en vertu de cette directive.

2.13 Délais

2.13.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est de deux ans à compter de la date d'inscription chez le fournisseur de services à contrat. Dans des circonstances exceptionnelles, l'employé peut demander une prolongation de ce délai en soumettant une analyse de cas au coordonnateur ministériel national, qui l'achemine avec sa recommandation au chef de projet du SCT, pour approbation.