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Partie II - Application

2.1 Autorisation

2.1.1 Lorsque l’employeur détermine qu’une réinstallation est nécessaire, il devra autoriser la réinstallation et s’assurer que toutes les modalités de la réinstallation sont conformes aux dispositions de la présente directive. Le coordonnateur ministériel national (CMN), désigné précisément pour ce programme, doit donner son approbation dans certaines sections de la présente directive, au nom de l’administrateur général.

2.1.2 L’autorisation doit être fournie à l’avance par écrit. Une réinstallation est considérée comme autorisée lorsque l’employeur a enregistré le dossier de réinstallation avec succès auprès du FSR. Le fonctionnaire ne devra engager aucune dépense en vertu de la présente directive avant que la première consultation avec le FSR ait eu lieu. Cette autorisation doit être donnée au moins 30 jours avant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au nouveau lieu de travail, comme il est indiqué dans le document de dotation pertinent, à moins que l’administrateur général ou l’autorité ministérielle désignée n’autorise personnellement une période plus courte.

2.1.3 L’employeur doit autoriser par écrit le FSR à fournir au fonctionnaire concerné les services de réinstallation prévus au contrat.

2.1.4 Le FSR n’est pas autorisé à rembourser les dépenses non visées par la présente directive ni aucune dépense qui excède les taux contractuels établis dans la présente directive.

2.1.5 Dans des circonstances exceptionnelles, le coordonnateur ministériel national (CMN), au nom de l’administrateur général, peut autoriser a posteriori les dépenses de réinstallation engagées jusqu’à 30 jours avant la date d’inscription auprès du FSR. L’employeur ne sera pas responsable des dépenses engagées avant l’autorisation de la réinstallation, à moins que la présente section l’y autorise.

2.1.6 L’employeur n’est pas responsable de ces frais, sauf si, et jusqu’à ce que, la réinstallation est autorisée subséquemment, et le fonctionnaire peut être inadmissible à certains avantages.

Responsabilités

2.2 Responsabilités de l'employeur

2.2.1 L’employeur doit :

  1. s’assurer que la présente directive est disponible au lieu de travail habituel des fonctionnaires qui seront réinstallés, pendant leurs heures de travail normales;
  2. déterminer qu’une réinstallation est nécessaire;
  3. enregistrer la réinstallation auprès du FSR;
  4. informer le fonctionnaire qui sera réinstallé de ne pas prendre de mesures relatives à sa réinstallation avant la première consultation avec le FSR;
  5. donner au fonctionnaire qui sera réinstallé le congé nécessaire pour mener à bien toutes les activités liées à la réinstallation;
  6. allouer de la flexibilité dans les dates auxquelles le fonctionnaire est tenu de se présenter afin de lui permettre de coordonner les activités liées à sa réinstallation efficacement et de la façon la plus économique;
  7. s’assurer que les fonctionnaires soient remboursés pour les frais de réinstallation réels et raisonnables (par l’intermédiaire du FSR) dans les limites prévues par la présente directive;
  8. lancer la procédure de déménagement des effets mobiliers en acheminant au SCD une « Demande de services de déménagement »;
  9. s’assurer de fournir des arrangements pour accommoder les besoins du fonctionnaire, tant qu’il n’en résulte pas une contrainte excessive.

2.2.2 Au nom de l’employeur, les CMN désignés précisément pour ce programme, qui sont tenus de donner des approbations relativement à certains éléments de la présente directive, doivent :

  1. connaître la présente directive et d’autres directives au besoin;
  2. recommander, interpréter, approuver, administrer le processus de paiement, examiner et vérifier les demandes de remboursement et les indemnités;
  3. travailler étroitement avec les autorités ministérielles afin de s’assurer que :
    1. aucun engagement inapproprié en matière de financement ou de réinstallation n’est pris envers les fonctionnaires;
    2. la procédure d’autorisation préalable appropriée est suivie;
    3. aucun fonctionnaire n’entame le processus de réinstallation sans avoir reçu du FSR les services de prestation de conseils prévus au contrat;
  4. donner des instructions et/ou des conseils par écrit, soit par l’entremise du FSR ou directement, lorsque demandé par un fonctionnaire; et
  5. fournir au FSR toute l’information utile pour faciliter la coordination du déménagement du fonctionnaire et réduire le plus possible la période passée dans un logement provisoire.

2.2.3 Au nom de l’employeur, le FSR doit :

  1. assurer la prestation des services conformément au contrat et à la présente directive;
  2. communiquer dans les 48 heures avec le fonctionnaire qui lui a été référé et confirme les renseignements personnels et les dates prévues pour les services de consultation, conformément au contrat;
  3. s’assurer que le moment de la réinstallation et le voyagement associé avec celle-ci sont planifiés de manière à réduire le plus possible les perturbations à la vie familiale et de réduire les coûts pour l’employeur;
  4. vérifier et approuver les demandes de remboursement des frais de réinstallation avant leur remboursement;
  5. accorder des avances de fonds au fonctionnaire immédiatement avant son voyage de recherche d’un logement ou le transport de ses effets mobiliers; et
  6. traiter les demandes de remboursement le plus tôt possible après avoir reçu les demandes de remboursement remplies et les documents à l’appui.

2.2.4 L’employeur doit, en consultation avec le FSR, enclencher la procédure de déménagement d’effets mobiliers en acheminant au SCD un formulaire « Demande de services de déménagement » dûment rempli. Le SCD fournit au fonctionnaire un exemplaire des « Instructions relatives aux déménagements », précisant de façon détaillée les responsabilités du fonctionnaire et du déménageur concernant le déménagement des effets mobiliers.

2.2.5 L’employeur doit accorder au fonctionnaire et à son conjoint ou conjoint de fait, le cas échéant, le congé nécessaire pour procéder à toutes les activités relatives à la réinstallation.

2.3 Responsabilités du fonctionnaire

2.3.1 Le fonctionnaire doit :

  1. connaître les dispositions de la présente directive et consulter le FSR avant d’entreprendre toute activité de réinstallation;
  2. informer l’employeur ou le fournisseur de ses besoins qui pourraient devoir être accommodés;
  3. suivre les instructions et/ou conseils fournis par le FSR au cours du processus de réinstallation;
  4. demander que les instructions et/ou les conseils soient donnés par écrit lorsque le fonctionnaire croit que ceux-ci contredisent la présente directive;
  5. consulter le CMN pour obtenir des précisions sur les instructions ou les conseils donnés, au besoin;
  6. s’assurer de la présence d’une relation sans lien de dépendance lorsqu’il choisit un fournisseur de service;
  7. s’assurer que tout fournisseur de services est remis au Receveur général du Canada, si le gouvernement du Canada paie les frais facturés pour ces services;
  8. présenter dans les 90 jours suivants la date de son arrivée au nouveau lieu de travail ou de l’arrivée des personnes à sa charge, selon laquelle de ces dates est la plus tard, une demande de remboursement de toutes ses dépenses de réinstallation, accompagnée des pièces justificatives requises aux termes de la présente directive; et
  9. rendre immédiatement et entièrement, sur présentation d’un avis au FSR, au terme du processus de réinstallation, les fonds qu’il a reçus et qui n’auraient pas dû lui être versés.

2.3.2 Le fonctionnaire doit être conscient que :

  1. le fait d’entamer la réinstallation et les opérations qui s’y rattachent avant d’avoir obtenu l’autorisation ou d’engager des dépenses supérieures à celles permises en vertu de la présente directive pourrait donner lieu au non remboursement de ces dépenses;
  2. le refus de suivre l’instruction et/ou le conseil fourni par le CMN, lorsque l’instruction et/ou le conseil ne contredit pas la présente directive, pourrait entraîner des problèmes de réinstallation et des frais personnels additionnels; et
  3. l’admissibilité à une partie ou à l’ensemble des dispositions de la présente directive peut lui être retirée si il ou elle signe des contrats (avec un agent immobilier, un avocat, un évaluateur ou pour une prévente) ou si l’employeur lui rembourse directement ses frais liés à la réinstallation.

2.3.3 Les fonctionnaires qui sont sur le point de dissoudre un mariage ou une union conjugale ou qui se trouvent dans une situation de séparation indéfinie pouvant entraîner la dissolution doivent en informer le FSR et présenter une confirmation de la séparation sous la forme d’une déclaration ou d’un accord de séparation légal.

2.4 Contrôles effectués par les ministères

2.4.1 Les ministères et organismes utilisateurs doivent assumer les coûts liés à l’exécution du programme conformément aux frais de service approuvés.

2.4.2 Toutes les demandes de remboursement qui sont conformes à l’esprit de la présente directive, mais dont les circonstances particulières n’ont pas été abordées précisément, doivent être acheminées par l’intermédiaire des canaux habituels directement au CMN désigné au bureau principal.

2.5 Formulaires et dossiers

2.5.1 Il faut intégrer aux procédures des ministères les instructions suivantes :

  1. les dispositions particulières à l'égard d'une réinstallation à la demande du fonctionnaire pour des raisons personnelles (voir paragraphe 2.3.3) doivent être portées au dossier de réinstallation du fonctionnaire; le remboursement doit respecter les conditions convenues, et tenir compte des limites stipulées dans la présente directive;
  2. le formulaire de pré-autorisation de voyage intitulé « Autorisation de voyager et avance » doit être rempli avant le déménagement et mis au dossier de réinstallation du fonctionnaire; et
  3. lorsqu'il ne s'agit pas d'un poste isolé, un relevé de toutes les prolongations de temps autorisées ainsi qu’un relevé de l'entreposage à long terme qui a été approuvé doit être mis au dossier de réinstallation du fonctionnaire.

2.6 Reçus

2.6.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de dépenses autorisées doit fournir des reçus pour les dépenses engagées.

2.6.2 Dans des circonstances exceptionnelles, lorsqu’un fonctionnaire atteste qu’un reçu a été perdu, détruit accidentellement ou impossible à obtenir, une déclaration personnelle peut remplacer le reçu.

2.7 Réinstallation du conjoint

2.7.1 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait est réinstallé, et si le conjoint ou conjoint de fait est aussi un fonctionnaire réinstallé au même endroit au cours de l’année suivant l’enregistrement du dossier, la présente directive doit s’appliquer comme s’il s’agissait d’un fonctionnaire et de son conjoint ou conjoint de fait, et non de deux fonctionnaires.

2.7.2 Si un fonctionnaire ayant un conjoint ou un conjoint de fait a l’autorisation de procéder à une réinstallation, et que le conjoint ou le conjoint de fait (qui n’est pas un fonctionnaire) s’attend à recevoir des indemnités de déménagement de son employeur, le fonctionnaire doit choisir entre recevoir les indemnités de déménagement par l’entremise de l’employeur de son conjoint ou conjoint de fait ou par l’entremise de la Directive sur la réinstallation; le fonctionnaire ne peut pas demander d’obtenir les deux. Ce choix doit être effectué dans les 15 jours ouvrables suivant la réception par le fonctionnaire de l’avis d’enregistrement du dossier et avant que des frais de réinstallation soient engagés.

2.7.3 Un congé payé doit également être accordé au conjoint ou au conjoint de fait qui est aussi un fonctionnaire.

2.8 Avances

2.8.1 Le fonctionnaire doit recevoir une avance de fonds (par l’entremise du FSR) pour l’aider à payer les frais engagés dans le cadre de la réinstallation tel que pour le voyage à la recherche d’un logement (VRL), d’autres déplacements et le logement provisoire.

2.8.2 Pour s’assurer que le fonctionnaire puisse utiliser le montant total du produit de la vente de son ancienne résidence, le fonctionnaire peut aussi demander une avance calculée en fonction des frais immobiliers et juridiques. Ce montant peut être versé directement au cabinet d’avocats s’il a reçu une offre écrite d’achat et si sa résidence figure sur la liste d’un courtier immobilier accrédité. Ces avances sont accordées conformément au Règlement sur les avances comptables et ne sont versées qu’immédiatement avant la date où le fonctionnaire en a besoin.

2.9 Réinstallation à la demande de l’employeur

2.9.1 On entend par « réinstallation à la demande de l’employeur » toute réinstallation au Canada, y compris celles qui résultent de mesures de dotation, à l’exclusion des nominations initiales.

2.10 Réinstallation à la demande du fonctionnaire

2.10.1 Dans les cas d’une « réinstallation à la demande du fonctionnaire » l’aide doit être fournie conformément à la Partie XII.

2.11 Nomination initiale

2.11.1 Les dispositions sur la réinstallation des nouveaux fonctionnaires de la fonction publique ou de quiconque n’est pas un fonctionnaire, avant qu’ils ne soient autorisés à déménager aux frais de l’État, figurent dans le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique (PRNE), sur le site Web du Secrétariat du Conseil du Trésor.

2.12 Demande de remboursement

2.12.1 Le fonctionnaire qui demande le remboursement de frais de réinstallation doit soumettre un état détaillé dans la forme prescrite. La demande doit satisfaire aux exigences suivantes :

  1. le fonctionnaire doit présenter son compte dans les 90 jours suivants la date de son arrivée au nouveau lieu de travail ou de l’arrivée des personnes à sa charge, selon laquelle de ces dates est la plus tard [mais à l’intérieur d’un délai d’un (1) an];
  2. la demande doit être appuyée par des pièces justificatives pour chaque élément contenu dans la demande, sauf lorsqu’il s’agit : d’une indemnité de kilométrage, de frais de taxi de moins de 12 $, de frais de repas, de faux frais et de sommes versées pour le logement ailleurs que dans les établissements commerciaux;
  3. la demande doit être accompagnée de toute autre information requise; et
  4. la demande doit être signée ou signée de façon électronique par le fonctionnaire pour attester que toutes les sommes dont il demande le remboursement ont été payées.

2.13 Annulation d’une réinstallation

2.13.1 Conformément à l’article 2.1 Autorisation, l’employeur doit rembourser au fonctionnaire les dépenses engagées lorsque l’employeur annule une réinstallation pour des motifs reliés au travail sur lesquels le fonctionnaire n’a aucun contrôle en conformité avec la présente directive.

2.13.2 Sur réception de l’avis officiel d’annulation, le fonctionnaire a la responsabilité de résilier tous les arrangements en cours, sauf ceux qui touchent le déménagement de ses effets ou d’une maison mobile, qui seront résiliés par l’employeur par l’intermédiaire du SCD.

2.13.3 Le fonctionnaire qui désire annuler une réinstallation avant le déménagement des effets mobiliers doit demander l’approbation d’annuler la réinstallation auprès du CMN. Le CMN peut approuver l’annulation de la réinstallation s’il est convaincu qu’il est approprié de le faire dans les circonstances. Une fois que les effets mobiliers ont été chargés, la réinstallation pourrait ne pas être annulée à la demande du fonctionnaire.

2.13.4 Les dépenses à rembourser seront en fonction du stade où en est la réinstallation. Les dépenses à rembourser sont celles que l’administrateur général ou l’autorité ministérielle désignée juge raisonnables selon les circonstances; toutefois, elles ne doivent pas dépasser les limites fixées dans la présente directive. Normalement, un fonctionnaire n’a pas de grandes dépenses à faire avant de disposer de sa résidence. S’il louait un logement, par exemple, un fonctionnaire peut avoir résilié son bail et ne pas pouvoir conserver son logement. De même, s’il était propriétaire, il peut avoir vendu sa résidence principale et se voir obligé de la quitter. Certes, il pourra peut-être annuler la vente en s’entendant avec l’acheteur, mais il est possible qu’il doive payer un frais à l’agent immobilier. Dans les deux cas, lorsque l’employeur estime que le fonctionnaire doit quitter son logement, un déménagement local des effets mobiliers doit être approuvé ainsi qu’un montant raisonnable pour couvrir les faux frais de réinstallation.

2.13.5 L’employeur remboursera au fonctionnaire un large éventail de faux frais que lui occasionne sa réinstallation. Ces dépenses doivent être directement attribuables au déménagement et être clairement raisonnables et justifiables; elles ne doivent pas améliorer la situation financière du fonctionnaire.

2.13.6 Tous les faux frais de réinstallation doivent être appuyés par des reçus et leur remboursement est assujetti au jugement des autorités compétentes qui décideront si les dépenses sont conformes à l’esprit des dispositions et s’ils sont raisonnables dans les circonstances.

2.13.7 Le remboursement de loyers versés préalablement au déménagement (se référer à la partie Indemnité pour occupation temporaire de deux résidences, ou IMTDR) ou de frais juridiques reliés à l’acquisition d’une résidence principale peut également être approuvé.

2.13.8 Si, pour une raison quelconque, le fonctionnaire cesse de travailler pour le gouvernement du Canada durant la réinstallation, les dépenses engagées après la date de cessation d’emploi ne sont pas remboursables en vertu de la présente directive.

2.14 Réinstallation d’un fonctionnaire en déplacement

2.14.1 Lorsqu’on autorise la réinstallation d’un fonctionnaire pendant qu’il est en déplacement au nouveau lieu de travail, il passe du statut de fonctionnaire en déplacement à celui de fonctionnaire en cours de réinstallation. Si le fonctionnaire a droit à de l’aide (IMTDR, etc.), celle-ci doit être approuvée. L’aide doit débuter le lendemain de la date d’entrée en vigueur de l’avis écrit de réinstallation.

2.15 Délais

2.15.1 Le délai de remboursement des frais de réinstallation est d’un (1) an à compter de la date d’inscription chez le FSR. Dans des circonstances exceptionnelles, le fonctionnaire peut obtenir une prolongation jusqu’à un maximum de trois mois en soumettant une demande au coordonnateur ministériel national (CMN).

 

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