Partie V - Indemnité de logement provisoire, de repas et de frais accessoires en cours de réinstallation (ILPRFAR)

5.1 Objet

5.1.1 Le paiement d’ILPRFAR, au lieu initial et/ou à destination, vise à rembourser aux fonctionnaires les frais de subsistance engagés durant la période où ils ne peuvent résider dans leur propre logement parce que :

1. ils doivent déménager à court préavis;
2. ils sont déjà en poste au nouveau lieu (ils cessent d’être considérés comme étant en déplacement au moment de l’acceptation de la lettre d’offre) et ne peuvent pas quitter leur résidence au lieu d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre;
3. leurs effets se font emballer ou déballer; ou
4. ils attendent de pouvoir emménager dans leur nouveau logement au nouveau lieu.

5.2 Responsabilités

5.2.1 Les fonctionnaires doivent assurer la plus grande coordination possible entre le déménagement de leurs effets mobiliers, la date officielle d’affectation/la date à laquelle ils doivent quitter l’ancienne résidence et la date d’emménagement dans la nouvelle résidence, de manière à réduire le plus possible la période passée dans un logement provisoire.

5.2.2 Les gestionnaires doivent démontrer de la flexibilité concernant la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter au travail de façon à lui permettre de coordonner de la façon la plus efficace et la plus économique possible les activités de réinstallation.

5.3 Principes et approbation

5.3.1 L’autorisation d’occuper un logement provisoire n’est pas accordée automatiquement et le droit à ce logement n’est pas un droit acquis. Chaque demande de remboursement au titre l’ILPRFAR doit être approuvée au préalable par le coordonnateur ministériel national ou par son remplaçant désigné au ministère ou dans la région.

5.3.2 Normalement, les dépenses liées à l’ILPRFAR doivent seulement être remboursées pour la période consécutive pendant laquelle le fonctionnaire est nécessairement séparé de ses effets mobiliers, ou lorsque le logement permanent n’est pas disponible ou ne peut être occupé et qu’un autre logement convenable n’est pas disponible.

5.3.3 Les fonctionnaires qui doivent demeurer dans un logement provisoire en raison d’un retard de livraison de leurs effets mobiliers imputable au ministère ou ses agents à contrat, seront remboursés pour les frais réels et raisonnables engagés selon les limites prescrites pour toute la période consécutive durant laquelle les fonctionnaires sont séparés de leurs effets mobiliers.

5.4 Financement - Aperçu

5.4.1 Sous réserve des limites prescrites, les fonctionnaires ont droit au remboursement de ses frais de subsistance conformément à ce qui suit :

Remboursements autorisés
Cours préavis/ changement de situation	Jusqu’à 60 jours de logement provisoire à la nouvelle destination
Emballage, chargement et nettoyage	Logement - jusqu’à 3 jours Repas - jusqu’à 3 jours (conformément aux taux de la Directive sur les voyages du CNM) Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 3 jours
Attente des effets mobiliers et/ou du logement	Logement - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés Repas - jusqu’à 15 jours, exception faite des jours consacrés à l’emballage et au déballage, au chargement et au déchargement pour lesquels des frais ont déjà été payés (dix premiers jours : indemnité de repas complète; jours supplémentaires : 65 % de l’indemnité) Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 15 jours Sous réserve de certaines conditions, 15 jours supplémentaires (logement et repas) peuvent être autorisés par le coordonnateur ministériel national
Déchargement et déballage	Logement - jusqu’à 2 jours Repas - jusqu’à 2 jours Indemnité pour frais accessoires - jusqu’à 2 jours

 

5.4.2 La source du financement pour ces dépenses est la suivante :

Avantage	Composante de base principale	Composante de base sur mesure
Court péavis/changement de situation	Fonctionnaire
Emballage, chargement et nettoyage 3 jours Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants	Autres personnes à charge
Logement provisoire Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants - 15 premiers jours Fonctionnaire, personnes à charge – jusqu’à 15 jours supplémentaires	Autres personnes à charge - 15 premiers jours
Déchargement et déballage 2 jours Logement, repas et indemnité quotidienne pour frais accessoires	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants	Autres personnes à charge

 

5.5 Procédure détaillée

5.5.1 Normalement, le déménagement des effets mobiliers d’un fonctionnaire au nouveau lieu n’est autorisé que lorsqu’un logement permanent convenable a été trouvé.

5.5.2 Les frais de repas sont remboursables le jour de déballage, peu importe que cette activité soit effectuée par le déménageur professionnel ou par le fonctionnaire.

5.5.3 Lorsque du temps additionnel peut être nécessaire, par exemple, pour effectuer du nettoyage ou l’inspection du logement, un maximum de deux jours supplémentaires d’ILPRFAR peut être autorisé au début d’un déménagement par le coordonnateur ministériel national par l’entremise du gestionnaire compétent; ces frais sont remboursés à partir de la composante de base sur mesure ou de la composante personnalisée.

5.6 Logement provisoire pendant 60 jours – court préavis/changement de situation

5.6.1 Lorsque autorisé conformément à l’article 2.1, le coordonnateur ministériel national doit approuver le remboursement des frais de logement provisoire pour une période pouvant aller jusqu’à 60 jours pour les fonctionnaires qui :

1. doivent déménager à court préavis; ou
2. sont déjà en poste au nouveau lieu et ne peuvent pas quitter leur résidence au lieu d’origine et déménager leurs effets mobiliers immédiatement après l’acceptation de la lettre d’offre.

5.6.2 L’ILPRFAR cesseront le jour où le fonctionnaire met en vente la résidence principale ou déménage ses effets mobiliers, selon laquelle de ces éventualités arrive en premier. Si le fonctionnaire demeure responsable de deux résidences, les dispositions prévues à l’article 8.13 entrent en vigueur le jour suivant la fin de l’ILPRFAR.

5.7 ILPRFAR

5.7.1 Le FSR peut approuver jusqu’à 15 jours d’ILPRFAR lorsque le fonctionnaire est séparé de ses effets mobiliers. Ces jours ne font pas partie de l’ILPRFAR versés pendant l’emballage, le chargement, le déballage et le déchargement des effets mobiliers.

5.7.2 Le coordonnateur ministériel national peut approuver 15 jours supplémentaires d’ILPRFAR dans les situations suivantes :

1. lorsque le choix de logements est limité dans un marché;
2. lorsque les effets mobiliers ne peuvent pas être livrés à la nouvelle résidence à cause d’un retard imputable à l’entreprise de déménagement;
3. lorsque l’on a refusé au fonctionnaire le changement de la date à laquelle il doit se présenter au travail et que ce changement aurait pu éliminer la nécessité d’un versement d’ILPRFAR supplémentaire; ou
4. lorsque le fonctionnaire n’a pas réussi à trouver/occuper un logement permanent et qu’il n’y a pas d’autre logement convenable.

5.7.3 L’approbation des 15 jours supplémentaires d’ILPRFAR à laquelle fait référence le paragraphe 5.7.2 ne doit pas être accordée dans les situations suivantes :

1. lorsque le logement provisoire résulte d’une décision d’attendre pour pouvoir occuper un certain type de logement permanent, même s’il y a d’autres logements convenables;
2. lorsque les effets mobiliers auraient pu être livrés dans la période initiale de 15 jours; ou
3. lorsque le fonctionnaire a pris la décision personnelle d’attendre pour occuper un logement de l’État acheté ou loué (à moins qu’il ne soit désigné) ou un logement privé, (loué, acheté ou en construction).

5.8 Logement

5.8.1 Les fonctionnaires seront remboursés pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.

5.8.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

5.8.3 Les frais de logement sont acquittés à partir de la composante de base principale et de la composante base sur mesure, en conformité avec les tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2.

5.8.4 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit, en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50,00 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.

5.8.5 Il est attendu que les fonctionnaires cherchent et occupent dès leur arrivée à la destination un logement provisoire autonome plutôt qu’un hôtel ou motel qui est plus coûteux.

5.8.6 Les normes d’occupation énoncées dans les dispositions relatives aux VRL (voir la Partie IV) s’appliquent; aucuns fonds ne seront octroyés pour un logement de luxe.

5.8.7 Les fonctionnaires qui choisissent d’occuper un logement privé ont droit à une allocation de 50 $ par nuit pour l’ensemble de la famille à partir de la composante de base principale.

5.8.8 Aucun reçu n’est nécessaire.

5.8.9 Si une famille occupe à la fois un logement dans un établissement commercial et un logement privé, seul le coût du logement dans un établissement commercial est remboursé.

5.9 Indemnités de repas

5.9.1 L’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM doit être appliquée.

5.9.2 Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, ses personnes à charge ont tous droit à une indemnité de repas en conformité avec les tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2 (sauf dans le cas des postes isolés - les frais réels et raisonnables seront remboursés).

5.9.3 Le fonctionnaire a droit à une indemnité de repas le premier jour et le dernier jour de la période correspondant aux l’ILPRFAR peu importe à quel moment les déménageurs arrivent à la résidence.

5.9.4 Après le dixième jour de logement provisoire (excluant le jour de l’emballage et le jour du déballage), l’indemnité de repas quotidienne est réduite à 65 % du taux normal.

5.10 Indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation

5.10.1 Le champ d’application de l’indemnité quotidienne pour frais accessoires à la réinstallation est exposé aux tableaux aux paragraphes 5.4.1 et 5.4.2.

5.10.2 L’indemnité est accordée pendant 15 jours au plus et s’applique aux personnes à charge.

5.10.3 Elle est calculée de la façon suivante :

1. Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas quotidienne (taux énoncé dans la Directive sur les voyages);
2. Conjoint ou conjoint de fait, personnes à charge et la famille élargie : 6 % de l’indemnité de repas quotidienne, pour chaque personne.

5.11 Garde des personnes à charge

5.11.1 Les frais de garde des personnes à charge encourues durant l’emballage, le chargement, le déchargement et le déballage des effets mobiliers seront remboursés conformément à la Directive sur les voyages du CNM :

Composante de base principale

1. frais réels et raisonnables de garde des personnes à charge, jusqu’à un maximum de 35 $ par jour par ménage avec une déclaration; ou
2. jusqu’à un maximum de 75 $ par jour par ménage, un reçu étant requis; et
3. jusqu’à deux jours au lieu d’origine et deux jours à la destination;
   
   Composante de base sur mesure
4. tous les jours additionnels qui ont fait l’objet d’une autorisation.