Partie VI - Voyage vers le nouveau lieu de travail

6.1 Objet

6.1.1 Il incombe au ministère de fournir aux fonctionnaires et à leurs personnes à charge le transport, le logement, les repas et une indemnité pour faux frais lors de la réinstallation de ceux-ci d’un lieu de travail à un autre au Canada. Durant le voyage jusqu’au nouveau lieu de travail, les fonctionnaires et leur famille ont droit aux indemnités de repas prévues dans la Directive sur les voyages et à l’indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation (voir le paragraphe 6.5.2).

6.1.2 Un fonctionnaire dont une personne à charge a des besoins particuliers peut demander l’aide d’un assistant médical ou d’un préposé aux soins durant le déplacement vers le nouveau lieu. Les coûts liés au voyage aller-retour de l’accompagnateur, incluant les frais de transport, de repas et de logement, seront payés à partir de la composante de base sur mesure.

6.1.3 Les préparatifs de voyages commerciaux doivent être faits par l’entremise des services de voyage accrédités par le gouvernement.

6.2 Aperçu du financement

6.2.1 Les avantages énoncés dans la présente partie sont payés à partir de la composante de base principale et de la composante de base sur mesure, comme suit :

Avantage	Composante de base principale	Composante de base sur mesure
Transport	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants	Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins
Repas	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants (Indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM)	Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins
Indemnité pour frais accessoires de réinstallation	Fonctionnaire : 12 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages Conjoint ou conjoint de fait et enfants : 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM	Autres personnes à charge : 6 % de l’indemnité de repas prévue par la Directive sur les voyages du CNM
Logement	Fonctionnaire, conjoint ou conjoint de fait et enfants	Autres personnes à charge, assistant médical ou préposé aux soins

 

6.3 Transport

Sélection du moyen de transport

6.3.1 Il appartient au ministère de déterminer le moyen de transport le plus approprié pour le voyage au nouveau lieu de travail, en consultation avec le fonctionnaire et le coordonnateur ministériel national. Les facteurs suivants doivent être pris en considération :

1. le coût, la durée, la commodité, la sécurité et la faisabilité;
2. la situation familiale au moment du déménagement;
3. les besoins et les intérêts du fonctionnaire;
4. la date à laquelle le fonctionnaire doit se présenter à son nouveau lieu de travail;
5. l’existence d’un réseau acceptable qui relie l’ancien lieu de travail au nouveau et les conditions météorologiques qui règnent à ce moment;
6. la date de livraison des effets mobiliers; et
7. le temps nécessaire pour se rendre au nouveau lieu de travail.

6.3.2 Une fois le moyen de transport approuvé, il est prévu que tous les membres de la famille l’empruntent. Les cas d’exception peuvent être approuvés au préalable par le coordonnateur ministériel national. Lorsque l’approbation au préalable n’est pas obtenue, le fonctionnaire est responsable de tous les frais supplémentaires résultant d’un changement du moyen de transport.

6.3.3 Les modalités de transport aérien doivent être effectuées par l’entremise des services de voyage retenus par le gouvernement.

6.3.4 Lorsqu’ils ont l’autorisation de voyager par l’intermédiaire d’un transporteur commercial, les fonctionnaires seront remboursés pour les dépenses connexes conformément aux dispositions sur le transport du module pertinent de la Directive sur les voyages du CNM.

6.3.5 Les frais raisonnables découlant d’un arrêt autorisé pour les affaires officielles du gouvernement (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables.

6.3.6 Les surclassements en classe affaires ne sont pas autorisés pour les voyages au Canada.

Véhicule automobile personnel comme principal moyen de transport

6.3.7 Dans l’intérêt de la sécurité au volant, le fonctionnaire autorisé à se déplacer par automobile ne devrait pas, de façon générale, conduire une distance supérieure à 500 kilomètres lors d’une journée où il n’a pas travaillé. Un voyage légèrement plus long peut être effectué lorsque le fonctionnaire tente d’arriver à destination lors d’une journée donnée.

6.3.8 Les fonctionnaires autorisés à se rendre au nouveau lieu de travail avec leur véhicule automobile personnel ont droit au remboursement suivant :

1. VAP conduit – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
2. Motocyclette – taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
3. Remorque – 50 % du taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM;
   
   Composante de base principale
4. Un VAP ou une motocyclette;
5. Une remorque;
   
   Composante de base sur mesure
6. 2^e et véhicules additionnels conduits ou remorqués.

VAP - Passager

6.3.9 Un fonctionnaire qui est passager d’un VAP peut réclamer une indemnité de kilométrage :

1. si le conducteur n’est pas admissible pour réclamer une indemnité de kilométrage;
2. les sommes réelles et raisonnables payées au conducteur peuvent être remboursées; et
3. ces sommes ne doivent pas excéder l’indemnité de kilométrage décrite précédemment.

6.3.10 Un reçu est nécessaire lorsqu’un remboursement est réclamé pour les sommes payées au conducteur.

Composante de base principale

6.3.11 Les paiements réels et raisonnables n’excédant pas l’indemnité de kilométrage.

6.3.12 Lorsque le fonctionnaire est passager d’un VAP dont le conducteur est admissible à réclamer une indemnité de kilométrage, le fonctionnaire ne recevra pas le remboursement de l’indemnité de kilométrage.

Frais de traversier et de péage

6.3.13 Les frais réels et raisonnables de traversier, de péage pour les routes, les ponts et les tunnels et les frais de stationnement sont remboursables.

6.3.14 Le calcul du remboursement doit être déterminé en fonction de la manière dont l’indemnité de kilométrage est financée (par exemple : les frais de péage pour un deuxième véhicule doivent être payés à partir de la composante de base sur mesure).

Transporteurs commerciaux comme principal moyen de transport

Composante de base principale

6.3.15 Les dépenses relatives au fonctionnaire, à son conjoint ou conjoint de fait et à ses enfants sont remboursables en vertu de la composante de base principale.

Composante de base sur mesure

6.3.16 Les dépenses relatives à d’autres personnes à charge sont remboursables en vertu de la composante de base sur mesure.

6.4 Logement

6.4.1 Les fonctionnaires seront remboursés pour les frais de logement commercial réels et raisonnables dans la limite des tarifs de logement de la ville en question ou la fourchette moyenne (le cas échéant) se trouvant dans le Répertoire des établissements d’hébergement et des entreprises de location de véhicules publié par Services publics et Approvisionnement Canada.

6.4.2 Les fonctionnaires qui ont droit à deux chambres ou plus peuvent, au lieu de cela, opter pour une suite. Les frais seront alors payés à partir de la composante de base principale, mais le fonctionnaire ne sera pas admissible à la mesure incitative/aux économies liées à la réduction du nombre de chambres d’hôtel ou de motel.

6.4.3 Un fonctionnaire qui utilise moins de chambres d’hôtel que le nombre auquel il a droit, en fonction du nombre de membres de sa famille, doit recevoir une mesure incitative de 50,00 $ par nuit qui sera versée dans la composante personnalisée.

6.4.4 Les normes d’occupation énoncées dans les dispositions relatives aux VRL s’appliquent.

Logement privé

6.4.5 Les fonctionnaires qui occupent un logement privé ont droit à une indemnité de logement, payable pour l’ensemble de sa famille pour chaque nuit tel qu’énoncé ci-dessous :

Composante de base principale

1. 50 $ par nuit et par famille;
2. aucun reçu n’est requis;
3. une famille qui occupe à la fois dans un logement commercial et un logement privé, sera seulement remboursée pour le coût du logement commercial.

6.5 Indemnité de repas

6.5.1 Le fonctionnaire, son conjoint ou conjoint de fait, et ses personnes à charge ont droit à des indemnités de repas conformément à ce qui suit :

1. l’indemnité quotidienne de repas prévue dans la Directive sur les voyages du CNM est accordée;
2. chaque personne à charge a droit à une indemnité de repas.

6.5.2 L’Indemnité quotidienne pour frais accessoires de réinstallation est calculée de la façon suivante :

1. fonctionnaire : 12 % de l’indemnité quotidienne de repas (Directive sur les voyages du CNM).
2. chaque personne à charge : 6 % de l’indemnité quotidienne de repas.

6.6 Arrêts et retards durant le voyage

6.6.1 Arrêt autorisé - Le temps et les coûts additionnels découlant d’un arrêt autorisé pour affaires officielles du gouvernement (en cours de route) ou de retards occasionnés par une maladie sont remboursables à partir de la composante de base.

6.6.2 Arrêt non autorisé - Les fonctionnaires autorisés à faire le voyage dans un véhicule automobile personnel ou par un autre moyen de transport non commercial qui font un arrêt pour des raisons personnelles n’ont pas droit à une extension du temps de voyage. Les coûts entraînés par cet arrêt ne seront pas remboursés.

6.6.3 Lors de circonstances normales, un fonctionnaire qui se rend à son nouveau lieu de travail passe chaque nuit dans un endroit différent durant le trajet. Toutefois, le fonctionnaire qui passe deux (2) nuits au même endroit doit être remboursé les frais de déplacement normaux (à l’égard de la distance à couvrir entre l’ancien lieu de travail et le nouveau).

6.7 Personnes à charge séparées

6.7.1 Lorsque le fonctionnaire et sa famille se réinstallent, une ou plusieurs personnes à charge (qui demeuraient dans la résidence familiale au moment de la réinstallation) peuvent rester à l’ancien endroit (p. ex., pour terminer une période d’études ou pour d’autres raisons justifiables).

6.7.2 Lorsque ces personnes à charge rejoignent leur famille :

1. les dépenses de voyage au nouveau lieu de résidence doivent être remboursées conformément à la présente directive;
2. les faux frais engagés durant le voyage ne doivent pas être remboursés; et
3. en aucun cas, les dépenses reliées à un voyage de vacance effectué pour rejoindre la famille, (par exemple un congé au cours d’une période d’études de l’année scolaire) ne seront remboursées.