11.1 Objet
11.1.1 L’expédition des effets mobiliers des fonctionnaires est assujettie aux restrictions énoncées dans la présente directive. Le contrat en vigueur des Services de déménagement d’articles de ménage (SDAM) à préséance dans le choix du transporteur et de ses tarifs.
11.1.2 L’employeur organise et paie l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de déménagement et le déballage d’une expédition d’une quantité raisonnable (voir l’article 11.2) d’effets personnels et mobiliers de la résidence principale du fonctionnaire, lors de la réinstallation. Les frais engagés pour le chargement, le déchargement, le camionnage ou le transport des effets d’un endroit autre que la résidence principale, ne sont pas payés, à l’exception de ce qui est prévu dans la présente directive. Il est entendu que l’avantage vise une seule expédition d’un endroit à un autre et non d’endroits multiples à d’autres.
11.1.3 Par souci d’économie et d’efficience administrative, et de manière à assurer une qualité uniforme et élevée de service par l’industrie du déménagement, les services de déménagement doivent être contractés par Services publics et Approvisionnement Canada et sont contrôlés par l’administration centrale du Service central de déménagement (SCD) de SPAC située dans la région de Gatineau-Ottawa, et ce, pour toutes les réinstallations à l’intérieur du Canada.
11.1.4 L’employeur a la responsabilité d’organiser l’expédition avec la société de déménagement conformément aux modalités et conditions prévues au contrat des SDAM. Le fonctionnaire remplira les formulaires requis des SDAM et les soumettra au coordonnateur ministériel régional ou national qui les transmettra ensuite au FSR afin qu’il prenne les mesures appropriées.
11.1.5 Afin d’ajuster les enveloppes de financement du fonctionnaire, ce dernier doit soumettre une copie de la liste de chargement d’origine au coordonnateur ministériel régional ou national. Les coordonnateurs transmettent par télécopieur au FSR le poids des effets mobiliers facturé par la société de déménagement.
11.1.6 L’employeur n’est pas responsable financièrement ou d’une quelconque façon du transport des effets de tout endroit autre que l’ancien lieu de résidence désigné au lieu d’origine ou l’endroit où l’État avait précédemment payé l’entreposage des effets personnels du fonctionnaire.
11.1.7 Lorsque des effets mobiliers sont entreposés ailleurs que dans un entreposage en cours de route en vertu de l’article 11.7 ou un entreposage à long terme en vertu de l’article 11.8, la portion de l’expédition d’effets mobiliers financée par l’État est considérée comme terminée et le fonctionnaire est responsable de tous les coûts liés au retrait des effets mobiliers de l’entreposage et leur expédition à la nouvelle résidence principale.
11.2 Poids autorisé
11.2.1 L’employeur doit organiser et payer le coût de l’emballage, l’assurance, l’expédition, l’entreposage en cours de route et le déballage d’une quantité raisonnable d’effets personnels et mobiliers, conformément à ce qui suit :
Composante de base principale
- jusqu’à 20 000 livres/9 071,94 kilos;
Composante de base sur mesure - poids excédant 20 000 livres/9 071,94 kilos;
- frais additionnels résultant d’articles que la société de déménagement accepte sur la base du poids et de la dimension, ou sur la base du volume, ou auxquels des surcharges s’appliquent.
11.2.2 Les tarifs établis et les conditions sont assujettis au contrat des SDAM.
11.3 Aperçu du financement
11.3.1 Les avantages exposés dans la présente partie sont financés à partir de la composante de base principale et la composante de base sur mesure conformément à ce qui suit :
|
Avantage |
Composante de base principale |
Composante de base sur mesure |
|
Expédition d’effets mobiliers |
Jusqu’à 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
Poids excédant 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
|
Faux frais divers de réinstallation |
Frais réels, conformément à la présente directive |
|
|
Entreposage en cours de route |
À concurrence du nombre de jours en logement provisoire |
Jours supplémentaires de ceux prévis par la composante de base principale |
|
Entreposage à long terme (seulement lorsqu’il est autorisé) |
Jusqu’à 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
Plus de 20 000 livres/ 9 071,94 kg |
|
Assurance de base |
Assurance pour les coûts de remplacement prévue dans le contrat des SDAM |
Montants excédant la couverture de base |
|
Assurance supplémentaire |
Frais réels |
|
|
Premier VAP |
Frais réels |
|
|
Autres VAPs |
|
Frais réels |
|
Véhicule récréatif/bateau/ motocyclette/tout-terrain/ remorque/motoneige, etc. |
|
Frais réels, conformément à la présente directive |
|
Emballage dans des caisses |
|
Frais réels |
|
Objets d’art |
|
Frais réels |
|
Transport d’animaux de compagnie |
|
Frais réels |
|
Frais additionnels d’expédition |
|
Frais réels |
|
Location de voiture à destination |
|
Dépenses raisonnables, conformément à la présente directive |
11.4 Pièces admissibles
11.4.1 Les pièces suivantes sont admissibles :
- cuisine;
- chambres à coucher (y compris celles situées dans un sous-sol aménagé);
- salon;
- salle de jeux;
- salle familiale;
- salle à manger;
- sous-sol;
- garage - sauf dans le cas d'appartements et de logements en copropriété;
- remise extérieure (une seule);
- salle de rangement (séparée de l’appartement).
11.4.2 Pour établir le nombre de pièces admissibles, le rapport d’évaluation sera utilisé dans le cas des propriétaires. Les fonctionnaires qui louent leur logement devront fournir la liste des pièces.
11.5 Faux frais divers de réinstallation avec justification (avec reçus)
11.5.1 Les fonctionnaires peuvent avoir droit au remboursement de divers faux frais de réinstallation, en plus des frais remboursés en vertu de l’indemnité pour faux frais non soumis à une justification (650 $). Les dépenses suivantes seront remboursées à partir de la composante de base principale sur présentation d’une demande de remboursement avec reçus :
- branchement/débranchement des services publics (téléphone, électricité, eau, câble, etc.);
- branchement/débranchement de matériel électrique (système de cinéma maison, ordinateur, antenne parabolique, etc.);
- paiement de permis locaux, tels que l’immatriculation et le permis de conduire de base pour la période minimum exigée par la loi et le certificat de sécurité lorsqu’il est requis par l’administration provinciale pour l’obtention des plaques d’immatriculation (à l’exclusion du coût des réparations requises);
- modification des serrures à la nouvelle résidence - frais de main d’œuvre seulement; et
- frais de changement d’adresse postale.
11.6 Articles non-admissibles
11.6.1 Les articles non-admissibles sont ceux qui ne peuvent être expédiés parce qu’ils présentent un danger ou parce qu’ils sont exclus selon le contrat des SDAM.
11.7 Entreposage en cours de route
11.7.1 Le fonctionnaire doit recevoir le remboursement des coûts d’entreposage des effets mobiliers au nouveau lieu de travail lorsque la chose s’avère nécessaire, conformément à ce qui suit :
Composante de base principale
- remboursement des frais réels et raisonnables jusqu’à la dernière journée où l’ILPRFAR sont autorisés;
Composante de base sur mesure - remboursement des frais réels et raisonnables engagés après la période autorisée par la composante de base principale lorsque cela n’est pas en raison d’un choix personnel.
11.8 Entreposage à long terme
11.8.1 Lorsqu’un fonctionnaire est réinstallé à un poste isolé tel qu’est défini dans la Directive sur les postes isolés et les logements de l’État (DPILE) du CNM et que, selon l’avis du coordonnateur ministériel national et après avoir consulté le fonctionnaire, l’expédition d’une partie ou de la totalité des effets mobiliers ou des VAP, ou les deux, à son nouveau lieu de travail ne constitue pas une option pratique, l’employeur doit assumer les frais suivants :
Composante de base principale
- l’emballage, la préparation des boîtes/caisses et le transport des effets mobiliers du fonctionnaire jusqu’à l’endroit le plus proche où les installations convenables d’entreposage à long terme sont disponibles;
- l’entreposage des effets mobiliers jusqu’à ce que le fonctionnaire, ou l’une de ses personnes à charge dûment autorisée, puisse en reprendre possession;
- l’entreposage de jusqu’à deux VAP, ou d’une automobile et d’une camionnette de camping ou une remorque. Le coût total ne doit pas dépasser les frais d’entreposage de deux VAP; et
- le paiement des frais de préservation en prévision de l’entreposage commercial d’un VAP, pour les services tels que l’enlèvement de la batterie, le démontage des pneus, la lubrification de certaines pièces au besoin, etc., ces services n’étant payés qu’une seule fois.
11.8.2 Si le fonctionnaire est de nouveau réinstallé, cette fois à un endroit où il pourra utiliser ses effets mobiliers, le coordonnateur ministériel national peut approuver l’expédition des effets par l’entremise des SDAM de leur lieu d’entreposage :
- au nouveau lieu de travail; ou
- à l’ancienne résidence d’où les effets ont été expédiés à l’entreposage.
11.8.3 Un fonctionnaire dont l’emploi se termine alors que les effets mobiliers du fonctionnaire sont entreposés :
- doit recevoir le remboursement des frais d’entreposage jusqu’au septième (7) jour suivant la date de cessation d’emploi et jusqu’à 14 jours dans des circonstances exceptionnelles, sous réserve de l’approbation de l’administrateur général; et
- peut, s’il le choisit, un mois avant la date de cessation d’emploi, se faire expédier par l’employeur ses effets à l’endroit initial d’où ils avaient été expédiés à l’entreposage, ou à tout autre endroit de son choix pourvu que cela n’entraîne pas un coût supérieur à celui de l’expédition à l’endroit initial.
11.9 Expédition ou entreposage partiel
11.9.1 L’entreposage d’une partie des effets mobiliers d’un fonctionnaire doit être approuvé par le CMN dans des circonstances exceptionnelles ou lorsque ce dernier est assigné à un logement dont l’État est propriétaire et qui ne peut contenir tous ses biens. Les avantages sont les suivants :
Composante de base principale
- frais d’entreposages réels;
- le poids combiné de l’expédition et de l’entreposage, ne doit pas être supérieur à 20 000 livres, ou 9 072 kilos;
Composante de base sur mesure - les effets excédant le poids de 20 000 livres ou 9 072 kilos qui sont mis en entreposage.
11.9.2 Le transport des effets mobiliers doit être effectué par un fournisseur de services engagé à contrat par les SDAM tel qu’approuvé par le CMN.
11.9.3 Si le fonctionnaire choisit un logement ne pouvant contenir qu’une partie de ses effets mobiliers, c’est à lui qu’il incombe de prendre les dispositions pour l’entreposage de l’autre partie.
11.10 Assurance de base
11.10.1 Les fonctionnaires ont droit à une assurance pour le transport des effets mobiliers, conformément à ce qui suit :
Composante de base principale
- assurance pour les coûts de remplacement prévue dans le contrat des SDAM;
Composante de base sur mesure - montants excédant la couverture de base;
- assurance couvrant des articles particuliers.
11.11 Emballage dans des boîtes/caisses
11.11.1 Il est possible que les fonctionnaires possèdent certains effets mobiliers nécessitant une protection supplémentaire (p. ex. de la porcelaine, des œuvres d’art ou des antiquités). Les frais d’emballage de ces articles dans des boîtes/caisses doivent être remboursés à partir de la composante de base sur mesure.
11.12 Expédition du véhicule automobile personnel (VAP)
11.12.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement de frais réels et raisonnables ayant trait à l’expédition de leur VAP ou à l’utilisation de ce dernier pour se rendre au nouveau lieu, conformément à ce qui suit :
Expédition de VAP par transporteur commercial
Composante de base principale
- coût d’expédition du premier véhicule;
Composante de base sur mesure - coût d’expédition d’un deuxième véhicule et de véhicules additionnels.
11.12.2 Lorsque la distance de réinstallation est supérieure à 3 000 km, les ministères peuvent autoriser l’expédition des véhicules appartenant à la famille et le déplacement de la famille par un moyen de transport commercial.
11.12.3 Le deuxième véhicule peut aussi être expédié dans des cas inhabituels (par exemple s’il est impossible de conduire le deuxième VAP en raison de la distance, des conditions météorologiques ou de circonstances concernant la famille). Tous les cas doivent être approuvés personnellement par le coordonnateur ministériel national.
11.12.4 Lorsque le fonctionnaire doit livrer le VAP au point d’expédition, les dépenses suivantes sont remboursables :
- le taux par kilomètre de la Directive sur les voyages du CNM pour couvrir les frais du transport d’un VAP à destination et en provenance de l’entrepôt de l’agent de transfert automobile au lieu d’origine et au nouveau lieu du déménagement;
- au besoin, le coût du trajet d’un aller ou d’un retour, en choisissant le moyen de transport le plus économique, pour que le fonctionnaire puisse revenir de l’entrepôt de l’agent de transfert automobile ou s’y rendre au lieu d’origine et au nouveau lieu du déménagement;
- les frais exigés par l’agent de transfert pour livrer le VAP au transporteur du gouvernement et pour le recevoir; et
- le coût de l’entreposage du VAP dans les entrepôts de l’agent pour une durée maximale combinée de dix jours.
11.12.5 Les frais de location d’un véhicule automobile engagés (durant la période d’expédition du véhicule du fonctionnaire) ne sont pas remboursables sauf dans des circonstances très particulières hors du contrôle du fonctionnaire. Ces frais sont remboursés à partir de la composante de base sur mesure. Les circonstances en question sont les suivantes :
- maladie d’un membre de la famille qui nécessite de se rendre à l’hôpital et de consulter des médecins;
- lorsque le fonctionnaire ou une personne à charge a une déficience permanente;
- lorsqu’il n’y a pas de transports publics à l’endroit;
- lorsque le véhicule du fonctionnaire est en réparation en raison de dommages subis durant l’expédition;
- lorsque la livraison du véhicule du fonctionnaire est retardée après la date de livraison prévue au contrat pour des raisons hors du contrôle du fonctionnaire.
11.12.6 Dans chaque cas, le coordonnateur ministériel national doit donner personnellement son approbation.
11.13 Expédition d'un véhicule récréatif, d'un bateau, d'une motocyclette, d'un VTT, d'une remorque ou d'une motoneige
11.13.1 Les frais d’expédition des véhicules récréatifs tels que les bateaux, motocyclettes, véhicule tout-terrain, remorques, et motoneiges doivent être remboursés de la composante de base sur mesure.
11.14 Frais d'expédition additionnels
11.14.1 Les fonctionnaires sont responsables de tous frais excédant ceux qui ont été établis dans le contrat des SDAM. Les fonctionnaires qui désirent expédier des articles qui ne sont pas visés par le contrat doivent recevoir le remboursement des frais réels à partir de la composante de base sur mesure.
11.15 Transport d'animaux de compagnie
11.15.1 Les fonctionnaires doivent recevoir le remboursement à partir de la composante de base sur mesure des frais réels et raisonnables engagés pour faire transporter leurs animaux de compagnie jusqu’au nouveau lieu ainsi que des frais de pension nécessaires pendant que les fonctionnaires occupent un logement provisoire.
11.16 Congé pour l'emballage des effets mobiliers
11.16.1 Un fonctionnaire a doit d’avoir jusqu’à trois (3) jours de congé payé afin de superviser l’emballage et le chargement de ses effets personnels pour leur expédition au nouveau lieu.
11.17 Congé pour le déballage des effets personnels
11.17.1 Un fonctionnaire a droit d’avoir jusqu’à deux (2) jours de congé payé afin de superviser le déchargement et le déballage de ses effets personnels au nouveau lieu.