Principes
Les principes énoncés ci-après ont été élaborés par les représentants des agents négociateurs de concert avec les représentants de la partie patronale du Conseil national mixte. Ces principes constituent la pierre angulaire de la gestion des voyages du gouvernement et devraient aider tous les membres du personnel et de la direction à établir des pratiques de voyage justes, raisonnables et modernes dans toute la fonction publique.
Confiance – accroître le pouvoir et la latitude des fonctionnaires et des gestionnaires d'agir d'une manière juste et raisonnable.
Souplesse – créer un environnement dans lequel les décisions de gestion respectent l'obligation d'adaptation, répondent au mieux aux besoins et aux préférences des fonctionnaires et tiennent compte des nécessités du service dans l'organisation des préparatifs de voyage.
Respect – créer un environnement sensible aux besoins des fonctionnaires et des processus favorables aux voyages.
Valorisation des gens – reconnaître les fonctionnaires d'une manière professionnelle tout en soutenant les fonctionnaires, leurs familles, leur santé et la sécurité lors des voyages.
Transparence – assurer l'application cohérente, juste et équitable de la politique et de ses pratiques.
Pratiques de voyage modernes – adopter des pratiques de gestion des voyages qui soutiennent les principes et tiennent compte des tendances et des réalités de l'industrie des voyages; élaborer et mettre en œuvre le cadre et la structure appropriés de responsabilisation des voyages.
Généralités
Convention collective
La présente directive est considérée comme faisant partie intégrante des conventions collectives conclues entre les parties représentées au sein du Conseil national mixte. Les fonctionnaires doivent pouvoir la consulter facilement.
Procédure de règlement des griefs
Dans les cas d'allégations selon lesquelles le contenu de la présente directive a été mal interprété ou mal appliqué, la procédure de règlement des griefs applicable à tous les fonctionnaires syndiqués en vertu de la Loi sur les relations de travail dans la fonction publique sera celle décrite à l'article 15.0 du Règlement du Conseil national mixte. Pour les fonctionnaires non syndiqués, c'est la procédure de règlement des griefs du ministère ou de l'organisme concerné qui s'applique.
Date d'entrée en vigueur
La présente directive entre en vigueur le 1er avril 2008.
Objet et portée
La présente directive a pour objet de garantir un traitement juste aux fonctionnaires appelés à effectuer des voyages en service commandé conformément aux principes susmentionnés. Les dispositions de la présente directive sont impératives et prévoient le remboursement de dépenses raisonnables qui ont dû être engagées pendant un voyage en service commandé. Ces dispositions font en sorte que les fonctionnaires n'ont pas à engager des frais supplémentaires. Elles ne doivent pas constituer une source de revenu ni de rémunération quelconque, lesquels ouvriraient la voie au gain personnel.
Champ d'application
La présente directive s'applique aux fonctionnaires de la fonction publique, au personnel exonéré et à d'autres personnes voyageant en service commandé, y compris à des fins de formation. Elle ne s'applique pas aux personnes dont les voyages sont régis par d'autres autorisations.
Définitions
Autorisation générale de voyager (blanket travel authority) – permission d'effectuer un déplacement de nature continuelle ou répétitive, sans qu'il y ait de variation quant aux modalités des voyages et lorsque ce n'est pas pratique ou administrativement efficace d'obtenir une approbation préalable de l'employeur pour chaque voyage individuel. Les exceptions aux paramètres fixés selon l'autorisation générale de voyager(AGV) exigent que le voyage individuel soit expressément approuvé, avant le déplacement, dans la mesure du possible. L'AGV ne s'applique pas à des groupes de fonctionnaires. Les fonctionnaires peuvent avoir simultanément plusieurs autorisations générales de voyager.
Classe économique (economy class) – classe normale des voyages par avion, y compris les billets spéciaux à tarif réduit. Elle exclut la première classe et la classe affaires ou les classes équivalentes.
Conjoint ou conjoint de fait (spouse or common-law partner) – conformément à la Loi sur la modernisation de certains régimes d'avantages et d'obligations, les parties au présent protocole conviennent que :
a) dans les conventions collectives conclues entre les parties au présent protocole, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait ». Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employée.
b) aux fins des Directives sur le service extérieur, le terme « conjoint » est remplacé par l'expression « époux ou conjoint de fait ». Une relation de conjoint de fait existe lorsque, pour une période continue d'au moins un an, un employé a vécu dans une relation conjugale avec une personne. Cet « époux ou conjoint de fait » doit se qualifier comme « personne à charge » au titre des Directives sur le service extérieur. Le mot « époux » désigne la personne mariée à l'employée.
Déclaration (declaration) – énoncé écrit et signé par le voyageur qui dresse la liste et atteste des dépenses engagées pour lesquelles il ne possède pas de reçu.
Déplacement (travel status) – a lieu quand un fonctionnaire ou un voyageur effectue un voyage en service commandé autorisé.
Employeur (employer) – sa Majesté du chef du Canada, représentée par le Conseil du Trésor; comprend en outre les personnes autorisées à exercer les pouvoirs conférés au Conseil du Trésor.
Faux frais (incidental expense allowance)
Canada et États continentaux des États-Unis (Canada and continental U.S.A.) –- indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du déplacement. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, les appels téléphoniques, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels. (révisé le 15 janvier 2009)
Voyage international hors du Canada ou des États continentaux des États-Unis (International travel outside Canada or the continental U.S.A.) – indemnité servant à couvrir les frais qui peuvent être attribués à un voyage et à l'égard desquels la présente directive ne prévoit aucun autre type de remboursement ou d'indemnité et pouvant compenser pour les dépenses engagées en raison du voyage. Il s'agit, mais non de façon limitative, des dépenses telles les pourboires, le blanchissage, le nettoyage à sec, la tonte de pelouse, le déneigement, les rondes de sécurité au domicile, l'arrosage des plantes, les services postaux, le soin aux animaux de compagnie, les branchements et les services de télécommunications, et l'envoi de certains effets personnels.
Les indemnités pour frais accessoires relatifs à des voyages internationaux se fondent sur une formule qui prend en compte l'indemnité de frais de petit-déjeuner, de déjeuner et/ou de dîner pour le pays/l'endroit applicable.
Dans les situations où il n'existe aucune indemnité de repas à partir de laquelle calculer l'indemnité pour frais accessoires pour un pays/un endroit en particulier, le voyageur se verra rembourser l'équivalent, en dollars canadiens, de l'indemnité applicable aux faux frais qui figure à l'Appendice C.
Fonction publique (public service)– aux fins de la présente directive, « fonction publique » inclut les mêmes parties et personnes qu'à l'article 1 du Règlement du Conseil national mixte.
Fonctionnaire (employee) – personne au service de la fonction publique.
Indemnité globale (comprehensive allowance) – indemnité quotidienne qui peut prévoir un montant versé au titre d'une partie ou de la totalité des repas, des faux frais, du transport et du logement.
Lieu de travail (workplace)
Permanent/régulier (permanent/regular) – endroit permanent unique déterminé par l'employeur où un fonctionnaire exerce habituellement les fonctions de son poste ou d'où il relève.
Temporaire (temporary) – endroit unique où un fonctionnaire exerce temporairement les fonctions de son poste ou d'où il relève dans la zone d'affectation.
Logement (accommodation)
Logement commercial (commercial accommodation) – établissements d'hébergement, comme un hôtel, un motel, une résidence d'affaires ou un appartement.
Locaux d'hébergement du gouvernement et d'une institution (government and institutional accommodation) – les centres de formation du gouvernement fédéral, les universités, les collèges, les établissements militaires canadiens ou étrangers, les hôpitaux Anciens Combattants Canada, les roulottes, les tentes ou autre installation que l'État possède, régit, autorise ou dirige, y compris les autres établissements d'enseignement qui offrent l'hébergement pour la nuit.
Logement particulier non commercial (private non-commercial accommodation) – habitation privée ou établissement non commercial où le fonctionnaire ne loge pas de façon habituelle.
Personne à charge (dependant) – personne qui habite en permanence avec le ou la fonctionnaire à sa résidence et :
a) qui est le conjoint du fonctionnaire, ou
b) qui est un enfant naturel, un enfant issu d'un mariage antérieur de son conjoint, un enfant adopté, incluant un enfant adopté par des Autochtones en vertu de la pratique courante d'adoption selon les coutumes autochtones, ou un enfant en tutelle de ce fonctionnaire ou du conjoint du fonctionnaire qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
(i) qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
(ii) qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
(iii) qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique; ou
c) qui est un parent, un grand-père, une grand-mère, un frère, une sœur, un oncle, une tante, une nièce, un neveu, un petit-fils ou une petite-fille du fonctionnaire ou de son conjoint qui est à la fois à la charge du fonctionnaire et
(i) qui est âgé d'au plus 18 ans; ou
(ii) qui est à la charge du fonctionnaire en raison d'une déficience physique ou intellectuelle; ou
(iii) qui fréquente à plein temps une école ou un autre établissement d'enseignement qui assure une formation ou un enseignement théorique de nature pédagogique, professionnelle ou technique.
Reçu (receipt) – document original ou une copie carbone où figurent la date de la dépense et le montant dépensé par le voyageur. Lorsque les dépenses engagées sont en devises étrangères, les reçus doivent indiquer quelles sont les devises en question et peuvent être annotés par le voyageur à cette fin.
Voyage en service commandé (government travel) – désigne tous les voyages autorisés par l'employeur. L'expression est utilisée en rapport avec les circonstances dans lesquelles les dépenses prévues dans la présente directive peuvent être payées ou remboursées par les fonds publics.
Voyageur (traveller) – une personne qui voyage en service commandé autorisé.
Zone d'affectation (headquarters area) – aux fins de la présente directive, région qui s'étend sur 16 kilomètres du lieu de travail assigné en empruntant la route terrestre la plus directe, sûre et praticable.